Quando gli incarichi diventano numerosi, orientarsi nell'elenco generale può essere difficile. Gli incarichi si accumulano, quelli urgenti e non urgenti si mescolano, alcuni rimangono bloccati e diventa complicato capire da dove iniziare.

Di conseguenza, il team perde la concentrazione e il supervisore perde tempo a ordinare manualmente gli incarichi invece di controllare scadenze e priorità.

Le metodologie GTD e 4D aiutano a organizzare il flusso degli incarichi:

• GTD è un approccio che aiuta a creare un sistema di gestione degli incarichi: cosa fare subito, cosa pianificare e cosa rivedere regolarmente.
• 4D è un metodo per prendere rapidamente decisioni su ogni nuova attività.

In Bitrix24 puoi applicare queste metodologie al flusso di incarichi corrente e trasformare un elenco disordinato in un sistema di lavoro gestibile.

Cos'è la metodologia GTD e quali vantaggi offre

GTD (Getting Things Done) significa “portare a termine le attività“. È una metodologia che aiuta a gestire un gran numero di incarichi senza perdere di vista priorità e controllo. Consente di elaborare gli incarichi in modo sistematico: cosa fare subito, cosa pianificare, cosa delegare e a cosa tornare in seguito.

Ad esempio, un supervisore può avere contemporaneamente nell'elenco l'approvazione di una fattura, la preparazione di una riunione con un cliente, modifiche a un contratto, una domanda di un dipendente e una decina di piccoli incarichi dopo un briefing. Tutto è importante, ma non tutto deve essere fatto subito. Se tutti questi incarichi rimangono in un unico elenco, ogni volta devi individuare quali sono urgenti, quali richiedono una risposta, quali possono essere assegnati a un collega e quali possono essere rimandati. Questo richiede tempo e attenzione e aumenta il rischio di perdere incarichi importanti e urgenti.

GTD si basa su cinque passaggi: raccolta, elaborazione, organizzazione, revisione e azione.

Raccolta: consiste nel registrare tutto ciò che arriva. In questa fase è importante non perdere nulla: incarichi assegnati dopo una riunione, messaggi in chat, idee da riprendere in seguito.

Elaborazione: consiste nell'analizzare ciò che è stato raccolto. Devi capire di cosa si tratta: un incarico, un'idea, un'informazione o una domanda che al momento non richiede alcuna azione. Se è necessaria un'azione, è importante definire il passaggio successivo.

Organizzazione: consiste nell'organizzare gli incarichi. In GTD puoi distinguere diverse categorie:

• in arrivo: tutto ciò che non è ancora stato analizzato,
• prossime azioni: incarichi specifici che puoi già eseguire,
• in attesa: incarichi per i quali è necessaria una risposta o un risultato da parte di un'altra persona,
• progetti: incarichi che richiedono più passaggi,
• un giorno / forse: idee e piani per il futuro.

Revisione: serve a mantenere aggiornato l'elenco degli incarichi. Se non lo controlli regolarmente, alcuni incarichi possono bloccarsi, diventare obsoleti o perdersi tra le nuove attività.

Azione: consiste nell'eseguire gli incarichi. Quando gli incarichi sono stati analizzati e organizzati per categorie, non devi più ricordare ogni volta cosa è importante. È sufficiente aprire l'elenco degli incarichi e scegliere la prossima azione.

Come applicare GTD negli incarichi di Bitrix24

Per usare GTD in Bitrix24, non basta creare gli incarichi: devi inserirli subito nel processo di lavoro, registrare le nuove attività, definire il passaggio successivo, suddividerle per categorie e rivederle regolarmente. Vediamo questo processo passo dopo passo.

Registrare subito tutte le nuove attività

È meglio trasformare subito ogni nuovo incarico in un incarico di Bitrix24: dopo una riunione, da una chat o da una discussione con un collega. In Bitrix24 puoi creare un incarico direttamente mentre lavori: ad esempio, con la voce tramite IA o da un messaggio in Messenger.
Come creare un incarico da messaggi vocali e video con IA
Come creare un incarico o una riunione da un messaggio

Creazione di un incarico con la voce

Creazione di un incarico da un messaggio

Tutti gli incarichi a cui partecipi vengono raccolti automaticamente in un unico elenco. Non devi raccoglierli manualmente: apri semplicemente la sezione Incarichi e progetti > Incarichi.

Definire il passaggio successivo

Un incarico deve rispondere alla domanda: cosa bisogna fare esattamente dopo. Formulazioni come “contratto“ o “presentazione“ non aiutano a iniziare il lavoro. Formulazioni come “approvare le modifiche al contratto con il reparto legale“ o “preparare una bozza della presentazione per la riunione“ sono invece più chiare. Per evitare di dover tornare a una lunga conversazione, indica subito nell'incarico la descrizione, la scadenza e il responsabile.
Come creare correttamente un incarico in Bitrix24

Organizzare gli incarichi

Per applicare la metodologia, devi definire le categorie e assegnarle a ogni incarico durante l'analisi. In Bitrix24 puoi farlo in due modi:

• Tag: crea un tag per ogni categoria, ad esempio “in arrivo“, “in attesa“ e così via. Quando analizzi gli incarichi, assegna subito il tag appropriato. Fai clic su un tag in qualsiasi modalità di visualizzazione degli incarichi per aprire solo la categoria desiderata.
  Come usare i tag negli incarichi e nei progetti
• Colonne nella modalità di visualizzazione Responsabile pianificazione: crea una colonna per ogni categoria e distribuisci gli incarichi durante l'analisi. In questo modo avrai l'intero elenco sotto controllo.
  Come lavorare con gli incarichi nella modalità Responsabile pianificazione

Organizzazione degli incarichi tramite tag

Organizzazione degli incarichi nella modalità di visualizzazione Responsabile pianificazione

Vediamo quali categorie di incarichi prevede GTD e come distribuire gli incarichi tra queste categorie.

In arrivo: sono tutti i nuovi incarichi che non sono ancora stati analizzati. Puoi contrassegnarli con un tag oppure creare una colonna dedicata nella modalità di visualizzazione Responsabile pianificazione e analizzarli separatamente dagli altri incarichi. Se gli incarichi non hanno una scadenza, vengono inseriti automaticamente nella colonna Non pianificato nella modalità di visualizzazione Scadenza.
Come lavorare con gli incarichi nella modalità di visualizzazione Scadenza

Ad esempio, dopo una riunione un addetto alle vendite ha tre nuovi incarichi:

• chiedere il preventivo al fornitore,
• approvare il testo dell'e-mail al cliente,
• raccogliere i materiali per la presentazione.

Tutti questi incarichi vengono inizialmente inseriti tra quelli in arrivo. In seguito puoi analizzarli: iniziare a lavorare sul primo, assegnare il secondo a un collega e lasciare il terzo in attesa della risposta del fornitore.

Azioni successive: sono incarichi per i quali il passaggio concreto da svolgere è già chiaro e puoi iniziare a lavorare. Un incarico è pronto per l'esecuzione quando ha una formulazione chiara e una scadenza. Ad esempio, dopo aver analizzato le attività in arrivo, l'incarico “approvare le modifiche al contratto con il reparto legale“ non rimane più tra i nuovi incarichi: il passaggio successivo è chiaro, c'è un responsabile e una scadenza, quindi puoi iniziare subito a lavorarci.

Nella modalità di visualizzazione Scadenza, questi incarichi vengono distribuiti automaticamente nelle colonne: Oggi, Questa settimana, La prossima settimana: questo aiuta a pianificare il lavoro tenendo conto delle scadenze.

In attesa: sono incarichi per i quali il passaggio successivo dipende da un'altra persona. Ad esempio, un supervisore ha chiesto di preparare la versione finale di un preventivo, ma prima bisogna attendere i dati del reparto finanziario. Finché i dati non sono disponibili, l'incarico non può proseguire, quindi è meglio spostarlo in una categoria separata. In questo modo non si mescola con il lavoro corrente, ma non viene nemmeno perso.

Per tornare all'incarico al momento giusto, puoi impostare un promemoria. Ti aiuterà a non dimenticare di verificare lo stato dell'incarico e a ricordarlo alla persona da cui aspetti una risposta.
Come configurare i promemoria negli incarichi di Bitrix24

Progetti nella metodologia GTD: sono incarichi che richiedono più passaggi. Puoi organizzarli in modi diversi:

• Se l'incarico è ampio, ma rimane all'interno di un unico processo, puoi suddividerlo in incarichi secondari o in un elenco di controllo e coinvolgere più dipendenti. Ad esempio, la preparazione di un webinar può essere suddivisa in scelta dell'argomento, raccolta dei materiali, preparazione della presentazione, prova e invio del link ai partecipanti.
  Scomposizione degli incarichi in Bitrix24: quando utilizzare gli incarichi secondari e gli elenchi di controllo
• Se il lavoro è molto ampio e coinvolge più reparti, è meglio usare un progetto o un gruppo di lavoro. Ad esempio, il lancio di un nuovo sito coinvolge marketing, design e sviluppo.
  Come creare un progetto

Un giorno / forse: sono idee e piani a cui non devi tornare subito. Ad esempio, l'azienda vuole riorganizzare il processo di onboarding dei nuovi dipendenti, creare un modello di risposte standard ai clienti o riprendere l'idea di una formazione interna per il team. Questi incarichi sono importanti, ma non richiedono azioni oggi o questa settimana.

Rivedere regolarmente gli incarichi

Rivedi gli incarichi una volta alla settimana per mantenere l'ordine e capire rapidamente la situazione generale.

In Bitrix24 sono disponibili diverse modalità di visualizzazione:

• Elenco: utile per analizzare e filtrare gli incarichi.
• Scadenza: per monitorare le scadenze.
• Responsabile pianificazione: per creare il tuo piano di lavoro personale.
• Calendario: per vedere il carico di lavoro nel tempo.
• Gantt: per vedere la durata del progetto e le dipendenze tra gli incarichi.
  Quali modalità di visualizzazione sono disponibili negli incarichi

Per non saltare questa fase, crea un incarico ricorrente separato. Ad esempio, puoi configurare l'incarico “Analizzare le attività in arrivo e controllare gli incarichi“ con ripetizione ogni venerdì. L'incarico verrà creato automaticamente secondo la pianificazione e ti ricorderà di eseguire la revisione.

Questo aiuta a non dimenticare la revisione: gli incarichi non si accumulano e l'elenco rimane aggiornato.
Incarichi ricorrenti in Bitrix24: come crearli e configurarli

Cos'è la metodologia 4D e quali vantaggi offre

4D è un metodo per analizzare nuovi incarichi e attività man mano che arrivano. È utile quando gli incarichi arrivano durante tutta la giornata: nelle chat, durante le riunioni, nei commenti e nelle discussioni. Quando si accumulano rapidamente, l'elenco delle attività diventa un insieme di elementi urgenti, importanti e casuali. 4D aiuta a prendere decisioni più rapidamente e a mantenere attivi solo gli incarichi che richiedono effettivamente un'azione.

Il nome della metodologia deriva da quattro azioni:

• Do: fare,
• Delegate: delegare,
• Defer: posticipare,
• Delete: eliminare.

Ogni nuova attività deve seguire uno dei quattro scenari:

• Se puoi completare rapidamente un incarico, è meglio farlo subito. Ad esempio, un dipendente chiede di approvare rapidamente il testo di un'e-mail al cliente: è più semplice aprire il documento e rispondere subito.
• Se un'altra persona deve essere responsabile del risultato, è meglio delegare l'incarico. Ad esempio, dopo una riunione bisogna preparare una presentazione per un partner: è meglio assegnare subito l'incarico alla persona che lo eseguirà.
• Se non è ancora il momento di occuparsene, devi posticiparlo e impostare una scadenza per tornarci. Ad esempio, devi riprendere la discussione sul contratto tra una settimana.
• Se non sono necessarie azioni, è meglio eliminare l'incarico per evitare che occupi la tua attenzione. Ad esempio, se in chat arriva un'idea non collegata agli obiettivi attuali o se un incarico è stato creato per errore.

Come applicare 4D negli incarichi di Bitrix24

Do: fare. Questo scenario è adatto agli incarichi che è meglio trasformare subito in un'azione invece di discuterli ulteriormente o posticiparli.

• Se l'incarico è piccolo e chiaro, è più semplice eseguirlo e completarlo subito.
• Se l'incarico è importante ma complesso, non lasciarlo come attività in arrivo non definita: è meglio individuare subito il passaggio successivo e iniziare da quello. Ad esempio, per creare un webinar: preparare e approvare il piano. Puoi creare un elenco di controllo per suddividere l'incarico in fasi e procedere una fase alla volta.
  Elenchi di controllo negli incarichi
• Se l'incarico è già in corso e richiede controllo, è meglio impostare una scadenza. In questo modo è chiaro entro quando serve il risultato ed è più facile non perdere l'incarico nel flusso di lavoro. Il responsabile dell'incarico o il supervisore può configurare un promemoria per non dimenticarlo.

Delegate: delegare. Questo scenario è adatto quando l'incarico deve essere eseguito da un'altra persona. Ad esempio, un supervisore sa che non preparerà personalmente una presentazione, non raccoglierà i documenti o non controllerà i materiali: questo lavoro spetta al dipendente a cui assegna l'incarico. Nel modulo dell'incarico puoi modificare il responsabile o delegare l'incarico.

Per modificare il responsabile, fai clic sul suo nome nel modulo dell'incarico e selezionane uno nuovo dall'elenco.

Per delegare un incarico, fai clic su Tre punti (...) > Delega.

Se il responsabile principale rimane lo stesso e un collega deve solo partecipare al lavoro, è meglio non trasferire completamente l'incarico, ma aggiungere un partecipante.

Defer: posticipare. Se al momento non è necessario o non è possibile proseguire con un incarico, è meglio posticiparlo. Lo stesso vale per gli incarichi che sono ancora solo idee: senza un'azione concreta, una scadenza, un responsabile e un risultato chiaro. Oppure per gli incarichi che non sono più attuali, ma potrebbero servire in seguito.

Sposta questi incarichi nella colonna Nessuna scadenza nella modalità di visualizzazione Scadenza oppure impostali sullo stato Posticipati. Per modificare lo stato, nel modulo dell'incarico fai clic su Tre punti (...) > Posticipa. In questo modo rimarranno attivi solo gli incarichi che richiedono effettivamente un'azione.

Per non perdere l'incarico, è meglio impostare subito un punto di ritorno: aggiungi un promemoria e, se necessario, contrassegna l'incarico con un tag, ad esempio “in attesa“.

Incarichi nella colonna Nessuna scadenza

Modifica dello stato dell'incarico

Delete: eliminare. Questo scenario serve a evitare di trasformare qualsiasi cosa in un incarico. Rientrano qui soprattutto incarichi di test, schede create per errore o duplicati. Puoi eliminare questi incarichi in blocco nella modalità di visualizzazione Elenco.
Eliminazione in blocco di elementi CRM e incarichi