Quando un'azienda cresce, gli incarichi diventano più complessi e richiedono più lavoro. Non è più possibile raggiungere un obiettivo con un solo passaggio e controllare tutto il processo. Se è difficile pianificare un incarico, assegnarlo a un altro dipendente o verificarne il risultato, è consigliabile scomporlo: dividerlo in parti gestibili. Questo aiuta a:

• pianificare con maggiore precisione grandi volumi di lavoro,
• individuare in anticipo i punti critici,
• distribuire le responsabilità,
• capire da quali attività è composto il risultato finale.

In Bitrix24 puoi scomporre gli incarichi in due modi: utilizzando gli Incarichi secondari oppure gli Elenchi di controllo negli incarichi.

Quando è necessaria la scomposizione dell'incarico

La scomposizione è utile quando il volume di lavoro è troppo elevato per essere gestito con un solo incarico. In questi casi diventa difficile:

• stimare le tempistiche reali,
• capire lo stato di avanzamento del lavoro,
• distribuire il lavoro tra i dipendenti,
• individuare tempestivamente eventuali ritardi.

La scomposizione trasforma un unico grande obiettivo in una serie di attività specifiche, ciascuna delle quali può essere eseguita, verificata e completata.

L'incarico è ampio e si sviluppa nel tempo. Ad esempio, il lancio di un sito web non consiste in una sola attività. Comprende la realizzazione del prototipo, il design, lo sviluppo del layout, il caricamento dei contenuti e la pubblicazione. La scomposizione permette di definire tutte le fasi e di vedere con precisione in quale punto si trova il lavoro, invece di limitarsi allo stato generale "In corso".

Un unico obiettivo comprende più fasi. Ad esempio, la preparazione di un rapporto per un cliente: raccogliere i dati, verificare i numeri, preparare la presentazione e approvare la versione finale. Se queste fasi non vengono definite chiaramente, è facile dimenticare alcuni passaggi o ricordarsene troppo tardi.

All'incarico lavorano dipendenti o reparti diversi. Ad esempio, l'azienda deve aprire una nuova filiale. Non è possibile gestire tutto in un unico incarico: bisogna selezionare, assumere e formare i dipendenti, preparare i documenti e approvare il piano iniziale delle vendite.

Senza una scomposizione, l'incarico diventa difficile da gestire: il lavoro è molto, la sequenza delle attività non è chiara e le scadenze vengono continuamente rinviate. Con la scomposizione, invece, ogni attività diventa un incarico separato. Ogni incarico ha un responsabile e una scadenza, può essere eseguito in parallelo agli altri e il supervisore può monitorare l'avanzamento complessivo del lavoro, invece di basarsi solo sui singoli rapporti.

Quando utilizzare gli incarichi secondari

Gli incarichi secondari sono utili quando un obiettivo è composto da più parti indipendenti e ciascuna deve produrre un risultato specifico. Ogni parte diventa un incarico separato con un proprio responsabile e una propria scadenza. Gli incarichi secondari consentono di vedere chi è responsabile di ogni attività, a che punto si trova il lavoro e dove si verificano eventuali ritardi.

Utilizza gli incarichi secondari quando:

• all'incarico lavorano dipendenti o team diversi,
• ogni parte deve produrre un risultato specifico e non solo essere completata,
• le diverse fasi richiedono tempi e scadenze differenti,
• ogni parte deve essere verificata e approvata separatamente dall'incarico principale.

Ad esempio, per organizzare un evento aziendale è necessario scegliere la sede, approvare il menu, ordinare le decorazioni e preparare il programma. Tutte queste attività sono incarichi secondari all'interno dello stesso obiettivo. Ognuno ha un proprio responsabile, una scadenza e un risultato.

Per creare un incarico secondario:

1–3. Vai alla sezione Incarichi e progetti > Incarichi e apri la scheda dell'incarico.
4–5. Fai clic su Incarichi secondari e crea un nuovo incarico. Se l'incarico esiste già, puoi selezionarlo dall'elenco.
6. Nel nuovo incarico compila i campi principali: nome, descrizione, responsabile e scadenze.
7. Fai clic su Crea.
Incarichi in Bitrix24: come crearli e configurarli

Nella scheda dell'incarico principale vengono visualizzati tutti gli incarichi secondari. Per aprire rapidamente questa sezione, fai clic su Incarichi secondari. Nella scheda di un incarico secondario viene invece visualizzato solo l'incarico principale.

Incarico principale con incarichi secondari

Incarico secondario dal quale puoi aprire l'incarico principale

Quando aggiungere un elenco di controllo

Un elenco di controllo è utile quando l'incarico viene svolto da una sola persona o da un piccolo team ed è composto da diverse attività di piccole dimensioni. In questo caso il risultato finale dell'incarico rimane uno solo.

In queste situazioni creare un incarico secondario per ogni singola attività sarebbe eccessivo: la struttura diventerebbe inutilmente complessa. L'elenco di controllo permette di registrare tutti i passaggi e di capire rapidamente quali sono già stati completati e quali devono ancora iniziare.

Ad esempio, l'incarico "Preparare una pubblicazione sui social network" comprende i seguenti passaggi:

• scrivere il testo,
• scegliere l'immagine,
• programmare la pubblicazione,
• verificare il risultato.

Tutte queste attività portano a un unico risultato: il post pubblicato. In questo caso è sufficiente utilizzare un elenco di controllo.

Aggiungi un elenco di controllo nella scheda dell'incarico:

1. Fai clic su Elenchi di controllo.
2. Aggiungi i punti e descrivi le attività da eseguire.
3–4. Se hai bisogno dell'aiuto dei colleghi per completare alcuni punti, assegna dei partecipanti. Fai clic su e seleziona un dipendente. Ad esempio, il designer prepara l'immagine, il responsabile marketing verifica il testo, mentre il responsabile principale controlla la pubblicazione ed è responsabile del risultato complessivo.