La gestione del tempo negli incarichi aiuta a capire quante ore vengono effettivamente dedicate al lavoro. È importante quando devi calcolare il compenso, individuare il sovraccarico del team o stimare gli incarichi con maggiore precisione.

Senza il monitoraggio del tempo puoi basarti solo sulle impressioni: un incarico “ha richiesto molto tempo“, un dipendente “sembra sovraccarico“, un progetto “è costato più del previsto“. Senza dati numerici, la gestione diventa più difficile.

Perché utilizzare la gestione del tempo

La gestione del tempo negli incarichi aiuta a comprendere il costo del lavoro, confrontare il tempo pianificato con quello effettivo e individuare dove il team è sovraccarico.

Calcolare il compenso in base alle ore effettive. Un'azienda coinvolge dei freelance per apportare modifiche al sito. Il contratto prevede un compenso orario. I collaboratori scrivono nel rapporto: “10 ore in una settimana“. Tuttavia, non è chiaro quali incarichi abbiano svolto e quanto tempo abbiano dedicato a ciascuno.

Quando i collaboratori monitorano il tempo direttamente negli incarichi, puoi vedere:

• quante ore sono state dedicate a ogni incarico,
• chi ha lavorato e su quale attività,
• per quale lavoro specifico paga l'azienda.

Il compenso diventa trasparente: si basa su dati reali e non sui rapporti generici.

Capire quanto costa un incarico o un progetto. Quando più persone lavorano allo stesso incarico, senza il monitoraggio del tempo è difficile valutarne il costo effettivo.

La gestione del tempo mostra:

• quante ore ha dedicato l'intero team,
• quali fasi hanno richiesto più tempo,
• quali incarichi hanno un costo troppo elevato.

È particolarmente utile per il lavoro a progetto e a cottimo.

Confrontare il tempo pianificato con quello effettivo. In un'agenzia, a un designer viene assegnata regolarmente la creazione di banner. Di solito un incarico di questo tipo richiede circa un'ora, ma a causa delle modifiche e delle approvazioni ogni banner richiede due o tre ore. Il designer lavora più del previsto e il team è sovraccarico, ma il problema non è visibile perché il tempo effettivo non viene registrato.

Quando il designer inizia a monitorare il tempo negli incarichi, il supervisore vede la situazione reale e può:

• prevedere più tempo per incarichi simili,
• modificare le priorità,
• ridistribuire il carico di lavoro nel team.

Individuare in anticipo il sovraccarico del team. Un dipendente accetta degli incarichi stimandone approssimativamente la durata. Sembra che riesca a completarli tutti, ma alla fine della settimana risulta necessario rimandarne alcuni alla settimana successiva.

Il tempo pianificato negli incarichi mostra in anticipo il carico di lavoro. Se per una giornata sono già previste otto ore, è chiaro che i nuovi incarichi devono essere:

• rimandati,
• assegnati a un altro responsabile,
• oppure gestiti modificando le priorità.

Come attivare la gestione del tempo negli incarichi

La gestione del tempo viene attivata direttamente nell'incarico dal creatore. Dopo l'attivazione, puoi indicare il tempo pianificato e registrare quello effettivo.

Puoi attivare la gestione del tempo in qualsiasi momento: durante la creazione dell'incarico o mentre il lavoro è in corso.
Gestione del tempo negli incarichi

1–3. Vai a Incarichi e progetti > Incarichi e apri la scheda dell'incarico.
4. Fai clic su Gestione tempo.

Come indicare il tempo pianificato

Il tempo pianificato è una stima del tempo necessario per completare l'incarico. Può essere indicato dal creatore.

Il tempo pianificato serve:

• al responsabile dell'incarico: per pianificare il lavoro,
• al supervisore: per vedere il carico di lavoro effettivo del team,
• a tutti i partecipanti: per avere la stessa percezione della portata dell'incarico.

Per impostare il tempo pianificato:

1–3. Vai a Incarichi e progetti > Incarichi e apri la scheda dell'incarico.
4–5. Fai clic su Gestione tempo e inserisci il tempo approssimativo necessario per completare l'incarico.

Come indicare il tempo effettivo

Se un incarico ha più partecipanti, possono monitorare il tempo contemporaneamente. Il tempo effettivamente impiegato viene sommato, quindi puoi vedere quanto tempo l'intero team ha dedicato all'incarico.

Ad esempio, più dipendenti lavorano allo stesso incarico: un designer, uno specialista di marketing e un addetto alle vendite. Ognuno dedica un'ora, ma senza la gestione del tempo non è chiaro quanto tempo sia stato impiegato in totale.

Quando tutti i partecipanti monitorano il tempo nell'incarico, puoi vedere:

• il numero totale di ore dedicate dal team: nel campo Gestione tempo,
• il numero di ore dedicate da ogni dipendente: fai clic sul campo Gestione tempo.

Puoi avviare la gestione del tempo dalla scheda dell'incarico o dall'elenco degli incarichi.

Dalla scheda. Puoi registrare il tempo utilizzando i pulsanti:

• Avvia: avvia la gestione del tempo.
• Pausa: sospende la gestione del tempo.
• Completa: l'incarico verrà chiuso e la gestione del tempo verrà interrotta per tutti i dipendenti.

Dall'elenco degli incarichi. Puoi avviare e sospendere la gestione del tempo nelle modalità di visualizzazione Scadenze, Elenco e Responsabile pianificazione. Passa il cursore sulla scheda e fai clic su per avviare l'incarico oppure su per sospendere il timer.

Se hai dimenticato di avviare la gestione del tempo o hai lavorato offline, puoi aggiungere il tempo manualmente nell'incarico. Queste registrazioni verranno aggiunte alla cronologia e incluse nel tempo totale dell'incarico.
Come aggiungere o modificare il tempo manualmente