In molte aziende ci sono incarichi che si ripetono spesso: ad esempio preparare un rapporto, approvare un contratto o verificare un testo pubblicitario. Se crei ogni incarico manualmente, potresti dimenticare qualcosa: non allegare il file necessario, non indicare la scadenza oppure saltare un passaggio dell'elenco di controllo.

I modelli risolvono questo problema. Configuri un incarico una sola volta e lo salvi come modello. Il team potrà quindi creare rapidamente nuovi incarichi a partire da quel modello e lavorare seguendo uno standard comune. In questo modo risparmi tempo e riduci il rischio di errori.

Vantaggi dei modelli di incarico:

• Per il supervisore: garantiscono che gli incarichi siano configurati correttamente. Nel modello sono già indicati tutti i passaggi, la scadenza e i documenti aggiornati. Non è necessario ricordare ogni volta quali informazioni inserire o ricontrollare il responsabile. Il supervisore può contare su un processo prevedibile e ottenere il risultato atteso senza continue precisazioni o promemoria.
• Per i dipendenti: semplificano l'esecuzione degli incarichi e fanno risparmiare tempo. L'incarico arriva già completo e chiaro: cosa fare, in quale ordine e entro quale scadenza. Tutti i file, i link e le istruzioni sono raccolti in un unico punto. Non è necessario chiedere ulteriori dettagli: puoi iniziare subito a lavorare e portare a termine l'incarico con tranquillità.
• Per i nuovi dipendenti: aiutano a inserirsi più rapidamente nel lavoro. Nell'incarico sono già indicati l'ordine delle attività, i documenti necessari e i responsabili. È possibile iniziare subito senza dover fare domande aggiuntive.

Ad esempio, nel reparto Risorse umane, quando viene assunto un nuovo dipendente, è necessario raccogliere i documenti, configurare gli accessi e preparare l'attrezzatura. Il modello "Onboarding del dipendente" riunisce tutte queste attività in un unico incarico: l'elenco di controllo, le istruzioni, i collegamenti ai documenti e i responsabili sono già configurati. Lo specialista HR deve solo seguire il flusso di lavoro previsto dal modello senza dover ricordare ogni dettaglio.

Puoi creare un modello e visualizzare l'elenco completo nella sezione Incarichi > Modelli.

Come lavorare con i modelli

Crea un modello: è una struttura predefinita nella quale aggiungi in anticipo la configurazione dell'incarico, i ruoli, la scadenza e i materiali necessari. In questo modo i nuovi incarichi vengono creati rapidamente e i dipendenti capiscono subito cosa devono fare.
Cosa indicare in un modello

Crea un incarico da un modello. Puoi farlo in tre modi:

• Durante la creazione di un nuovo incarico: nella scheda fai clic sul blocco Modelli e seleziona quello desiderato.
• Da un incarico esistente: apri un incarico qualsiasi, fai clic su accanto al nome e seleziona Crea con modello. Seleziona il modello desiderato. Bitrix24 creerà un nuovo incarico.
• Dalla sezione Modelli: vai in Incarichi > Modelli. Accanto al modello desiderato fai clic su Menu (≡) > Crea incarico da modello.

Seleziona un modello durante la creazione di un nuovo incarico

Apri l'incarico esistente e crea un incarico dal modello selezionato

Seleziona un modello dall'elenco generale

Quando crei un incarico, Bitrix24 trasferisce automaticamente tutto ciò che hai aggiunto nel modello: nome, descrizione, elenchi di controllo, file e altri elementi. Prima di assegnare l'incarico puoi modificare qualsiasi dettaglio: scegliere un altro responsabile, aggiornare la descrizione, la scadenza oppure indicare il cliente corretto nei campi CRM. Se le modifiche devono essere applicate non solo a un singolo incarico, apri il modello e aggiornalo: puoi modificarne le impostazioni in qualsiasi momento.

Esempi di utilizzo dei modelli:

• Il responsabile vendite apre il modello "Preparare un'offerta commerciale per il cliente" e assegna l'incarico al responsabile dell'affare. Tutti i file necessari e la struttura dell'incarico sono già pronti: resta solo da selezionare il cliente negli elementi CRM.
• Lo specialista HR utilizza il modello "Onboarding di un nuovo dipendente". Quando crea l'incarico, tutti i passaggi sono già organizzati nell'elenco di controllo e a ciascuno è assegnato un responsabile: firmare i documenti, consegnare l'attrezzatura, creare l'e-mail aziendale e aggiungere il nuovo dipendente alla chat del reparto. Quando una nuova persona entra nel team, è sufficiente indicarne il cognome nella descrizione dell'incarico e assegnarlo al supervisore.
• Un responsabile vendite crea un incarico dal modello "Verifica del contratto". Nel modello sono già impostati il responsabile (il legale), la scadenza, l'elenco di controllo con i punti da verificare e l'osservatore (il responsabile del reparto). Deve solo allegare il contratto specifico e indicare il cliente: l'incarico è subito pronto e il legale riceve tutto il necessario per la verifica.

Cosa indicare in un modello

Indica nel modello tutto ciò che vuoi vedere in ogni incarico creato a partire da esso. Più il modello è completo e preciso, meno domande riceverai dai colleghi e più sarà semplice lavorare con gli incarichi. Il responsabile non dovrà chiedere chiarimenti e il supervisore non dovrà completare ogni volta l'incarico manualmente.

Esaminiamo le impostazioni che vengono aggiunte più spesso ai modelli per rendere gli incarichi subito chiari e pronti all'uso.

Nome incarico: descrivi brevemente l'obiettivo dell'incarico. In questo modo i dipendenti capiranno subito di cosa si tratta senza aprire la scheda. Ad esempio: "Studiare le istruzioni introduttive per iniziare il lavoro" invece di un generico «Istruzioni».

Descrizione: può contenere un piano generale delle attività oppure l'elenco delle informazioni da completare quando viene creato l'incarico. Il modello definisce come deve essere strutturato l'incarico e quali informazioni devono essere aggiunte. Quando viene creato un incarico specifico, il dipendente completa la descrizione con i dettagli del proprio caso.

Ad esempio, nel modello "Studiare le istruzioni introduttive per iniziare il lavoro" puoi descrivere il piano generale: quali sezioni della knowledge base devono essere consultate e quali test devono essere completati. Quando viene creato l'incarico, il supervisore aggiungerà i collegamenti aggiornati ai documenti e alle attività.

Responsabile: indica il responsabile nel modello in modo che gli incarichi vengano assegnati automaticamente alla persona corretta. Se necessario, puoi sempre sostituire il responsabile prima di assegnare l'incarico: il modello non verrà modificato.

L'opzione "Assegna questo incarico a tutti i nuovi utenti" può essere utilizzata nei modelli dedicati all'onboarding o all'inserimento in un nuovo ruolo. Consente di creare automaticamente un incarico per ogni nuovo dipendente senza doverlo assegnare manualmente.

Scadenza: indica entro quanto tempo dall'assegnazione l'incarico deve essere completato. Questo aiuta a pianificare il carico di lavoro e a rispettare le scadenze. Ad esempio, per il modello "Presentare le istruzioni a un nuovo dipendente" puoi impostare una scadenza di 2 giorni dalla creazione dell'incarico. Per il modello "Preparare un contratto per un cliente" puoi impostare una scadenza di 3 giorni per lasciare il tempo necessario all'approvazione da parte dell'ufficio legale e del supervisore.

Partecipanti e Osservatori: aggiungi i dipendenti che partecipano all'incarico. I partecipanti si occupano delle singole attività, mentre gli osservatori seguono l'avanzamento del lavoro e possono intervenire quando necessario. Ad esempio, nell'incarico "Preparare una presentazione per un cliente" puoi aggiungere un designer come partecipante per creare le slide e il responsabile del reparto come osservatore affinché possa seguire l'avanzamento e intervenire se necessario.

Incarico ricorrente: se gli incarichi creati dal modello devono essere eseguiti con una determinata frequenza, puoi renderli ricorrenti. In questo caso è sufficiente configurare la pianificazione delle ripetizioni e Bitrix24 creerà automaticamente gli incarichi secondo il calendario definito. Ad esempio, il modello "Ordinare il materiale di cancelleria" può creare automaticamente un incarico ogni due settimane con l'elenco degli articoli da verificare e ordinare.
Incarichi ricorrenti: come automatizzare i processi ripetitivi

Elenchi di controllo: aiutano a strutturare il modello e a distribuire il lavoro tra i partecipanti. Sono utili quando è necessario eseguire una serie di attività in sequenza oppure definire chi è responsabile di ogni fase. Ad esempio, nel modello "Preparare una campagna e-mail" puoi inserire le fasi di approvazione dei materiali, mentre nell'incarico "Organizzare un evento" puoi aggiungere gli incarichi secondari e assegnare un responsabile a ciascuno di essi.
Elenchi di controllo negli incarichi