Gli incarichi in Bitrix24 sono uno strumento per pianificare, delegare e controllare il lavoro del team. Ti aiutano a registrare le attività, assegnare un responsabile e monitorare l'avanzamento in un unico posto.

Creare un incarico è più pratico che tenere tutto a mente, nelle chat o nelle email: gli incarichi non si perdono, ognuno ha un responsabile e una scadenza. Il team ha una visione completa del lavoro: dalle attività più semplici ai progetti più complessi. Gli incarichi riducono il lavoro operativo del supervisore, permettendogli di concentrarsi sulla strategia invece che sul controllo delle attività quotidiane.

Perché creare gli incarichi

Se assegni le attività di persona, in chat o per telefono, è facile che vengano dimenticate. Ad esempio:

• Un dipendente ha dimenticato di far approvare in tempo un contratto al reparto legale; il cliente lo ha ricevuto in ritardo, quindi il progetto è partito in ritardo.
• Un supervisore ha assegnato verbalmente un'attività a un dipendente senza indicare una scadenza; il dipendente se ne è dimenticato, causando ritardi e lo slittamento delle tempistiche del progetto.

In Bitrix24 il lavoro con gli incarichi è centralizzato: ogni incarico ha un responsabile, una scadenza e uno stato. Il supervisore può sempre vedere chi è responsabile del lavoro, a che punto è l'incarico e quando deve essere completato.

Gli incarichi aiutano i supervisori a:

• Registrare gli accordi. In questo modo non dimentichi cosa deve essere fatto. Ad esempio, se chiedi a un dipendente di preparare un rapporto, nell'incarico rimangono tutti i dettagli: cosa fare, come farlo ed entro quando.
• Concentrarsi sulle priorità. Le scadenze aiutano a definire le priorità, così il team lavora prima sulle attività più importanti senza perdere tempo su quelle secondarie.
• Organizzare il lavoro di squadra. Tutti i partecipanti vedono nello stesso posto le informazioni sull'incarico: distribuzione delle responsabilità, scadenze, commenti e file.
• Semplificare la comunicazione. La chat e i file sono collegati a uno specifico incarico, così i dipendenti non perdono il contesto e trovano più rapidamente le informazioni necessarie.
• Delegare il lavoro. Il supervisore può assegnare attività ai collaboratori con la certezza che verranno completate. Questo libera tempo per le decisioni strategiche e aiuta il team a sviluppare nuove competenze.
• Monitorare l'avanzamento. È sempre chiaro quanto lavoro è già stato completato e quanto manca al risultato finale. Questo permette di intervenire tempestivamente sul processo.
• Pianificare il carico di lavoro. Il supervisore vede quanti incarichi ha ogni dipendente e può distribuire il lavoro in modo equilibrato, evitando sovraccarichi.
• Valutare l'efficacia. È possibile analizzare l'esecuzione degli incarichi, monitorare i KPI e individuare i punti in cui il lavoro rallenta.
• Gestire i progetti. Gli incarichi più complessi possono essere suddivisi in incarichi secondari o elenchi di controllo negli incarichi. In questo modo è più semplice gestire processi complessi: dall'inserimento di nuovi dipendenti al lancio di un prodotto.

Quando creare un incarico

Crea un incarico se:

• È importante fissare una scadenza: per evitare ritardi e mancato rispetto delle tempistiche. Ad esempio: “Concordare con il designer la versione finale del banner entro il 24 settembre“.
• Affidi un'attività ai colleghi: per delegare il lavoro e ridurre il tuo carico. Ad esempio: “Controllare e aggiornare i dati di contatto del cliente entro domani“.
• Devi distribuire le responsabilità tra i partecipanti: così è chiaro chi è responsabile di ogni attività. Ad esempio, lo specialista di marketing prepara la presentazione e l'amministratore prenota la sala riunioni: entrambi vengono aggiunti all'incarico.
• Il lavoro è composto da più fasi: per monitorare l'avanzamento di ogni passaggio. Ad esempio: “Lanciare una campagna pubblicitaria: approvare il budget → preparare i materiali creativi → configurare il targeting → testare gli annunci → avviare la campagna“.
• L'attività non deve essere svolta subito: così non devi ricordartela e non rischi di dimenticarla. Ad esempio: “Ordinare il materiale promozionale per la conferenza entro la fine del mese“.

Quali informazioni inserire obbligatoriamente in un incarico

Un incarico chiaro porta a un risultato prevedibile. Per essere davvero utili al business, gli incarichi devono essere chiari, specifici e facilmente controllabili. Ci sono quattro parametri fondamentali: senza di essi un incarico perde efficacia.

Nome incarico: è la prima cosa che vede il responsabile dell'incarico. Aiuta a capire cosa bisogna fare e a distinguere un incarico dagli altri. Più il titolo è breve e preciso, meno tempo sarà necessario per chiedere chiarimenti.

Un buon nome dell'incarico deve:

• contenere un'azione: indicare cosa bisogna fare, ad esempio “preparare“, “controllare“, “creare“;
• essere specifico: descrivere l'essenza dell'incarico e non solo l'argomento generale;
• essere conciso: senza dettagli superflui, che possono essere inseriti nella descrizione dell'incarico.

Vediamo alcuni esempi in diversi ambiti aziendali:

Vendite:

• Esempio da evitare: “Chiamare i clienti“
• Buon esempio: “Contattare 15 clienti dell'elenco “Lead caldi“ e fissare un appuntamento“

HR:

• Esempio da evitare: “Posizione aperta“
• Buon esempio: “Chiudere la selezione per la posizione di Responsabile acquisti“

Acquisti:

• Esempio da evitare: “Ordine“
• Buon esempio: “Effettuare un ordine di 50 kit di divise per il reparto logistico“

Descrizione: fornisce il contesto e i dettagli dell'incarico. Spiega cosa bisogna fare, perché e quale risultato ci si aspetta. Se le informazioni non sono sufficienti, il lavoro potrebbe richiedere più tempo oppure portare a un risultato diverso da quello previsto.

Utilizza CoPilot: ti aiuterà a migliorare il testo, aggiungere dettagli e riscriverlo nello stile desiderato.
CoPilot negli incarichi

Per gli incarichi semplici è sufficiente una breve descrizione; per quelli più complessi aggiungi un contesto dettagliato:

• Incarico semplice: “Pagare la fattura n. 123 della società Firenze S.r.l. per 50.000 euro entro le 17:00 del 15 settembre.“
• Incarico complesso: “Preparare una presentazione per il cliente Firenze Viaggi S.r.l.“
  Obiettivo: rinnovare il contratto.
  Destinatari: Direzione.
  Punti principali: casi di studio, risparmio del 20%, assistenza tecnica 24/7.
  Contatto: Marco Valdi del reparto marketing.

Responsabile: seleziona il dipendente che eseguirà l'incarico. Ogni incarico può avere un solo responsabile.

• Dipendenti del tuo reparto. Assegna subito il responsabile dell'incarico, così sarà chiaro chi è responsabile del risultato. Tieni conto del carico di lavoro dei colleghi per assicurarti che gli incarichi vengano completati entro la scadenza. A questo scopo utilizza i filtri negli incarichi. Ad esempio, se un dipendente ha già 15 incarichi attivi, è meglio assegnare il nuovo incarico a un collega con un carico di lavoro inferiore.
  
• Colleghi di altri reparti. Spesso negli incarichi sono coinvolti dipendenti di altri reparti, ad esempio designer, avvocati o contabili. In questi casi assegna subito l'incarico al dipendente corretto. Se non sai a chi assegnarlo, assegnalo al responsabile del reparto: distribuirà il lavoro all'interno del team.
  Struttura aziendale
  

  Per gli incarichi ricorrenti è pratico utilizzare un flusso: un elenco condiviso di incarichi del reparto. I colleghi creano gli incarichi nel flusso e questi vengono distribuiti tra i responsabili. Ad esempio, se il reparto legale riceve regolarmente richieste di verifica dei contratti, gli incarichi vengono inseriti nel flusso del reparto legale e non vanno persi: il responsabile vede il carico di lavoro e i dipendenti ricevono gli incarichi senza confusione né messaggi superflui.
  Flussi di Bitrix24: come iniziare

• Lavoro collaborativo. Se all'incarico partecipano più persone, aggiungile come partecipanti. Ad esempio, uno specialista di marketing scrive il testo e un designer prepara il layout.

Scadenza: la data e l'ora entro cui l'incarico deve essere completato. Senza una scadenza, l'incarico perde priorità e rischia di essere rimandato. La scadenza aiuta i responsabili dell'incarico a rispettare i tempi e consente ai supervisori di distribuire il carico di lavoro e controllare i risultati.

Bitrix24 ricorderà al responsabile l'incarico un giorno prima della scadenza e metterà in evidenza gli incarichi scaduti. In questo modo puoi individuare rapidamente il problema e intervenire: ricordare l'incarico al responsabile, coinvolgere altri colleghi o modificare la scadenza.

Scenari di utilizzo degli incarichi

I parametri di base: nome incarico, descrizione, responsabile e scadenza: rendono un incarico chiaro e comprensibile. Tuttavia, nel lavoro quotidiano si presentano situazioni molto diverse: da una semplice attività come “chiamare un cliente“ a un progetto complesso con un team e diverse fasi.

In Bitrix24 puoi gestire qualsiasi scenario: evidenziare gli incarichi urgenti, suddividere quelli complessi in passaggi, coinvolgere colleghi di altri reparti, affidare il lavoro a un collaboratore esterno o configurare incarichi ricorrenti. In questo modo puoi adattare ogni incarico alla situazione specifica, non perdere dettagli e monitorare l'avanzamento in qualsiasi fase.

Incarichi importanti o urgenti

In qualsiasi azienda esistono incarichi che devono essere completati entro una determinata data. Possono essere attività da svolgere immediatamente oppure attività con una scadenza precisa. Ad esempio:

• preparare un'offerta commerciale per un cliente strategico entro la fine della giornata;
• aggiornare i prezzi nell'online store entro la mattina successiva;
• preparare i documenti fiscali entro il giorno 25 del mese;
• preparare un comunicato stampa per il lancio di un prodotto;
• acquistare l'attrezzatura prima dell'arrivo di un nuovo dipendente.

Se questi incarichi non vengono contrassegnati come importanti o urgenti, rischiano di perdersi tra gli altri e l'azienda può subire perdite economiche o perdere clienti.

Come creare questi incarichi:

Imposta una scadenza. Anche se è semplicemente “entro la fine della settimana“, è importante definirla.

Contrassegna l'incarico come importante per distinguerlo dagli altri.

Configura i promemoria: aiuteranno il responsabile a completare l'incarico in tempo. Ad esempio, se un rapporto deve essere consegnato domani entro le 19:00, puoi impostare un promemoria alle 9:00 e un altro un'ora prima della scadenza.

L'incarico urgente è evidenziato nell'elenco

Incarico complesso con più passaggi

Se un incarico comprende più attività, è più semplice completarlo suddividendolo in singoli passaggi. Ad esempio:

• Inserire un nuovo dipendente: preparare la postazione di lavoro → fare un giro per l'ufficio → presentare i regolamenti → firmare i documenti → svolgere la formazione introduttiva.
• Preparare un prodotto per la vendita: scattare le foto → preparare la descrizione → pubblicarlo sul sito → controllarne la visualizzazione.
• Avviare una campagna pubblicitaria: approvare il brief → preparare i materiali creativi → configurare il targeting → eseguire i test → avviare la campagna.

Senza una struttura è facile dimenticare qualcosa e il supervisore dovrà ricordare separatamente ogni fase.

Come creare questi incarichi:

Aggiungi un elenco di controllo negli incarichi: aiuta a strutturare l'incarico e a non dimenticare nulla. Puoi utilizzarlo in diversi modi:

• Come elenco di verifica, per non dimenticare passaggi importanti: ad esempio, controllare i documenti prima di inviarli al cliente;
• Come sequenza di azioni, quando l'incarico deve essere completato per fasi: ad esempio, raccogliere i materiali, concordarli e approvarli.

In questo modo il responsabile dell'incarico può pianificare il lavoro più facilmente, mentre il supervisore vede subito cosa è già stato completato e cosa è ancora in corso.

Assegna i partecipanti ai singoli passaggi. Nell'elenco di controllo negli incarichi puoi indicare chi è responsabile di uno specifico punto. Ad esempio, il designer prepara i materiali visivi, lo specialista di marketing scrive la descrizione, lo sviluppatore crea la pagina del sito e il responsabile principale controlla l'intero processo. Questo accelera l'esecuzione e riduce il carico di lavoro di un singolo dipendente.

Allega file e documenti, così il team lavora con materiali aggiornati e non perde tempo a cercarli.

Configura i promemoria se i passaggi si svolgono in momenti diversi. In questo modo il dipendente non rimanda il lavoro e il supervisore non deve inviare ulteriori promemoria.

Lavoro collaborativo su un incarico

Molti incarichi coinvolgono più persone contemporaneamente. Una scrive il testo, un'altra prepara il design e una terza controlla il risultato. Se i ruoli non vengono distribuiti, il lavoro può facilmente diventare caotico: i passaggi vengono dimenticati, le scadenze non vengono rispettate e il supervisore deve tenere tutto a mente.

In Bitrix24 puoi assegnare i ruoli in modo che il lavoro proceda in modo trasparente e senza confusione:

Assegna il responsabile: è la persona principalmente responsabile del risultato. Anche se ci sono più partecipanti, la responsabilità finale è sempre assegnata a una sola persona.

Aggiungi i partecipanti: ogni dipendente svolge la propria parte dell'incarico. Il lavoro può procedere in parallelo, quando i colleghi completano i passaggi contemporaneamente, oppure in sequenza, quando il partecipante successivo interviene dopo il completamento della fase precedente. In entrambi i casi, il supervisore vede l'avanzamento complessivo e sa a quale fase sta lavorando il team.

Aggiungi gli osservatori: sono dipendenti che non eseguono l'incarico, ma devono rimanere aggiornati sul processo o sul risultato. Ad esempio, uno specialista HR può osservare l'incarico relativo all'inserimento di un nuovo collega per assicurarsi che tutti i passaggi siano stati completati.

Gli osservatori vedono tutti i commenti, i file e le modifiche. Possono aprire l'incarico in qualsiasi momento e controllarne i dettagli senza interrompere i responsabili con domande come “A che punto siamo?“. Questo riduce il numero di messaggi superflui e fa risparmiare tempo al team.

Cos'altro aggiungere all'incarico:

Utilizza gli elenchi di controllo negli incarichi per suddividere l'incarico in passaggi specifici e assegnarli ai partecipanti. In questo modo ognuno sa esattamente cosa deve fare, mentre il supervisore può vedere l'avanzamento e assicurarsi che nessuna fase venga saltata.

Allega i file, così i materiali e i documenti necessari rimangono nello stesso posto. I dipendenti lavorano solo con le versioni aggiornate e il supervisore può essere certo che il team non perda tempo a cercare contratti, layout o istruzioni e non commetta errori a causa di dati obsoleti.

Configura i promemoria. Puoi impostarli per ogni partecipante all'incarico. I promemoria aiutano il responsabile e i partecipanti a completare i propri passaggi in tempo. Gli osservatori possono utilizzarli per non perdere il risultato dell'incarico e intervenire quando necessario.

Incarichi ricorrenti

In molti processi ci sono attività che devono essere svolte regolarmente: preparare rapporti, pagare fatture, controllare le attrezzature, pubblicare contenuti e altro ancora. Se vengono create manualmente, è facile dimenticare o tralasciare qualcosa: ad esempio, non consegnare un rapporto o effettuare un pagamento in ritardo.

In Bitrix24 puoi rendere ricorrenti questi incarichi: verranno creati automaticamente in base alla pianificazione impostata. Questo fa risparmiare tempo al supervisore, riduce il rischio di errori e garantisce che i processi importanti vengano completati in tempo.

Esempi di incarichi ricorrenti:

• Rapporto settimanale sulle vendite: ogni lunedì il dipendente prepara i dati e il supervisore riceve il risultato in tempo.
• Pagamenti ricorrenti: il contabile riceve un incarico per pagare le fatture o gli stipendi, evitando ritardi e sanzioni.
• Manutenzione delle attrezzature: una volta al mese il tecnico controlla i condizionatori o esegue il backup dei server, riducendo il rischio di guasti.
• Pubblicazione di contenuti: lo specialista di marketing prepara post o newsletter in base alla pianificazione, riducendo il rischio di saltare una data di pubblicazione.

Come creare questi incarichi:

Crea un modello di incarico che i dipendenti utilizzeranno per lavorare. Specifica i partecipanti, allega i file necessari e aggiungi gli strumenti aggiuntivi. Fai clic su Incarichi ricorrenti e configura la pianificazione delle ripetizioni. In questo modo i processi ricorrenti verranno eseguiti secondo lo stesso schema, senza perdere tempo in ulteriori chiarimenti.
Quali funzionalità degli incarichi ti aiutano a fare tutto in tempo e a non perdere nessun dettaglio

Configura la pianificazione delle ripetizioni dell'incarico: ogni giorno, ogni settimana, ogni mese oppure in base a una pianificazione personalizzata. Imposta la data a partire dalla quale gli incarichi verranno creati automaticamente e la data fino alla quale dovranno essere creati. In questo modo i dipendenti lavorano secondo una pianificazione chiara e il supervisore può essere certo che i processi ricorrenti vengano completati in tempo.

Ad esempio, puoi configurare l'incarico “Preparare il rapporto sulle vendite“ in modo che venga creato ogni venerdì alle 12:00, a partire dal 1° dicembre e fino al 19 giugno.