Con gli incarichi in Bitrix24 puoi lavorare in modi diversi. A volte basta creare un incarico e completarlo. Altre volte, invece, il lavoro si trasforma in un progetto più ampio, in cui:

• più persone o team lavorano agli incarichi,
• tutti gli incarichi hanno un obiettivo comune e una scadenza condivisa,
• gli incarichi vengono eseguiti in un ordine specifico,
• è importante monitorare l'avanzamento non di un singolo incarico, ma dell'intero lavoro.

In questi casi è più pratico gestire gli incarichi come un progetto: puoi seguire l'avanzamento del lavoro dall'inizio alla fine e vedere in che modo le modifiche apportate a una fase influiscono sulle altre.

Per gestire le scadenze e le fasi del progetto, in Bitrix24 puoi utilizzare il diagramma di Gantt. Si tratta di una modalità di visualizzazione degli incarichi su una linea temporale che mostra l'ordine degli incarichi, le relazioni tra di essi e le scadenze dell'intero progetto.

Come creare un progetto

Un progetto è un modo per organizzare un'attività complessa in un unico spazio. Un progetto comprende sempre:

• un obiettivo: il motivo per cui il lavoro viene svolto,
• le scadenze: entro quando il progetto deve essere completato,
• un team: chi partecipa e di cosa è responsabile,
• un insieme di incarichi collegati tra loro dalla logica di esecuzione.

Il progetto riunisce incarichi, membri, file e discussioni. In questo modo puoi avere una visione completa del lavoro, anziché di singoli incarichi.

Per creare un progetto:

1–5. Vai alla sezione Incarichi e progetti > Progetti e crea un progetto.
6–7. Configura la riservatezza.
8–9. Aggiungi i membri.
10. Crea gli incarichi che rappresentano le principali fasi del lavoro. Ad esempio, per il lancio di un sito web possono essere: design, sviluppo, test e pubblicazione.
Come creare un gruppo e un progetto

Nelle schede degli incarichi indica le date approssimative di inizio e di fine utilizzando lo strumento Pianificazione incarichi.

Perché utilizzare la modalità di visualizzazione Gantt nel progetto

Quando gli incarichi sono numerosi, è importante vedere il loro ordine di esecuzione e non solo un elenco di incarichi.

La modalità di visualizzazione Gantt mostra gli incarichi del progetto su una linea temporale:

• quando inizia e termina ogni fase,
• quali incarichi vengono svolti in parallelo,
• quali dipendono gli uni dagli altri.

Questo ti aiuta ad avere una visione completa del progetto e a verificare la logica del lavoro: verifica che non manchino fasi e che l'ordine di esecuzione sia corretto.

Come configurare le dipendenze tra gli incarichi

In un progetto gli incarichi raramente sono indipendenti. Spesso una fase non può iniziare finché la precedente non è stata completata. Nel diagramma di Gantt puoi configurare le dipendenze tra gli incarichi. Vengono visualizzate con frecce e mostrano come le diverse fasi sono collegate tra loro.

Ad esempio, il caricamento dei contenuti sul sito deve iniziare dopo il completamento dell'impaginazione. Se le scadenze dell'impaginazione cambiano, la data di inizio della fase successiva verrà aggiornata automaticamente.
Diagramma di Gantt: come creare una dipendenza tra gli incarichi

Passa il cursore sul bordo del blocco di un incarico nel diagramma di Gantt. Le modifiche apportate a questo incarico influiranno automaticamente sulle scadenze degli incarichi dipendenti. L'inizio dell'incarico rappresenta rappresenta il punto Start, mentre la fine rappresenta il punto Finish. Fai clic sul cerchio e trascinalo con il mouse sullo start o sul finish degli altri incarichi con cui vuoi creare una dipendenza.

Sono disponibili diversi tipi di collegamento: scegli quello più adatto al tuo progetto. Il tipo di collegamento determina in che modo la modifica della data di un incarico influisce sulle date degli incarichi collegati:

• Fine–Inizio: la modifica della data di fine dell'incarico A sposta la data di inizio dell'incarico B.
• Inizio–Inizio: la modifica della data di inizio dell'incarico A sposta la data di inizio dell'incarico B.
• Fine–Fine: la modifica della data di fine dell'incarico A sposta la data di fine dell'incarico B.
• Inizio–Fine: la modifica della data di inizio dell'incarico A sposta la data di fine dell'incarico B.

In questo modo l'ordine di esecuzione viene registrato in Bitrix24 e non deve più essere ricordato dal responsabile del progetto.
Come configurare l'ordine di esecuzione degli incarichi nel diagramma di Gantt

Come il diagramma di Gantt aiuta a pianificare le scadenze

Dopo aver disposto gli incarichi secondo la logica di esecuzione e aver configurato le dipendenze tra di essi, puoi lavorare con le date e vedere come cambiano le scadenze dell'intero progetto.

Sposta gli incarichi sulla linea temporale quando cambiano le scadenze: tieni premuto il pulsante del mouse sull'incarico e trascinalo nella posizione desiderata. Puoi anche modificare separatamente la data di inizio o di fine trascinando il bordo della barra nel diagramma. Il bordo sinistro corrisponde alla data di inizio, quello destro alla data di fine. Quando modifichi la data di inizio o di fine di un incarico, le date degli incarichi dipendenti vengono aggiornate automaticamente.

Ad esempio, se sposti la data di fine dell'incarico "Creare il design del sito", la data di inizio dell'incarico "Sviluppare il sito" verrà aggiornata automaticamente. La data di fine del progetto, invece, deve essere modificata manualmente: sposta la linea rossa sulla data desiderata.

Per l'incarico "Creare il design del sito" la fine è prevista per il 13 agosto

Ecco come sono cambiate le scadenze degli incarichi collegati quando la data di fine è stata spostata al 1° settembre