In qualsiasi azienda è necessario monitorare il lavoro del team: il supervisore del reparto verifica l'esecuzione del piano, le risorse umane controllano come i dipendenti affrontano il periodo di prova, mentre il direttore operativo prepara i risultati del trimestre per il consiglio di amministrazione.

Quando i dati sono distribuiti tra decine di schede, è difficile avere una visione d'insieme. Ad esempio:

• Il supervisore vede che il team non riesce a rispettare le scadenze, ma non è chiaro chi sia sovraccarico e chi abbia invece risorse disponibili.
• Il direttore chiede di mostrare i risultati del reparto per il trimestre, ma i dati sono distribuiti tra decine di incarichi: raccoglierli manualmente richiede molto tempo.
• Prima di avviare un nuovo progetto, è necessario capire se il team dispone delle risorse necessarie, ma controllare ogni dipendente singolarmente richiede troppo tempo.

I rapporti sugli incarichi raccolgono questi dati in un unico posto. Puoi vedere quanti incarichi ha completato ogni dipendente, dove si sono accumulati i ritardi e come il team ha gestito il lavoro in qualsiasi periodo, senza raccogliere manualmente le informazioni.

Se questi dati non sono sufficienti, puoi esportarli e continuare a lavorare in formato xlsx oppure condividerli con chi non ha accesso a Bitrix24.

Quando utilizzare i rapporti sugli incarichi

I rapporti sono utili non solo per il monitoraggio periodico. Aiutano anche a individuare problemi difficili da notare analizzando i singoli incarichi.

Il carico di lavoro è distribuito in modo non uniforme. Il project manager nota che uno sviluppatore non riesce regolarmente a rispettare le scadenze. Apre il rapporto sull'utilizzo delle risorse per responsabile e vede che lo sviluppatore ha tre volte più incarichi in corso rispetto agli altri. Il problema non è la persona, ma il modo in cui è distribuito il carico di lavoro.

Un tipo di incarico è regolarmente in ritardo. Se i ritardi si ripetono di mese in mese per lo stesso tipo di incarico, è necessario individuarne la causa. Confrontando i rapporti di periodi diversi puoi capire se, ad esempio, le scadenze degli incarichi vengono stimate in modo errato oppure se l'approvazione richiede più tempo di quanto previsto nel piano.

Il team accetta un nuovo progetto senza conoscere il proprio carico di lavoro. Prima di accettare un nuovo ordine importante, il supervisore controlla il carico di lavoro per progetto e vede che il team è già completamente impegnato. Può così concordare le scadenze in base alla situazione reale, senza promettere risultati che il team non riuscirà a consegnare in tempo.

Il volume di lavoro del team cambia nel tempo. Il confronto dei rapporti di periodi diversi mostra l'andamento: se il numero di incarichi è aumentato e se il team riesce a gestirli come prima. In questo modo puoi accorgerti in tempo dell'aumento del carico di lavoro e decidere in anticipo se potenziare il team.

Quali rapporti aiutano ad analizzare il lavoro del team

Un rapporto in Bitrix24 è utile quando devi consultare rapidamente dati aggiornati o condividerli con i colleghi.

Vai a Incarichi e progetti > Altro > Rapporti. Si aprirà l'elenco dei rapporti, suddiviso in due sezioni: Personali e Standard.

Rapporti standard: sono modelli pronti per le attività di analisi più comuni. Non è necessario configurarli e i dati vengono aggiornati ogni volta che apri il rapporto. In qualsiasi rapporto standard puoi configurare i filtri: ad esempio, selezionare un dipendente specifico, lo stato dell'incarico o altri parametri.

Non puoi modificare i rapporti standard, ma puoi copiarne uno e adattarlo alle tue esigenze.
Come utilizzare i rapporti standard sugli incarichi

In Bitrix24 sono disponibili sei rapporti standard.

Coinvolgimento nei progetti: mostra quanto tempo i dipendenti dedicano agli incarichi di ciascun progetto e quanti incarichi hanno in corso. Ad esempio, il supervisore vede che due sviluppatori su tre sono completamente impegnati, mentre il terzo non ha quasi nessun incarico attivo. Questo consente di ridistribuire il lavoro prima che si verifichino ritardi.

Incarichi questo mese: mostra la situazione attuale, ovvero quanti incarichi sono stati creati, completati e sono attualmente in corso. Ad esempio, a metà mese il supervisore apre il rapporto e vede che, su 40 incarichi, solo 8 sono stati completati e 12 sono già scaduti. È un segnale che indica la necessità di analizzare la situazione nella prossima riunione, senza aspettare la fine del mese.

Rapporto efficienza: mostra come ogni dipendente gestisce gli incarichi, quanti vengono completati entro la scadenza, quanti sono scaduti e quali valutazioni hanno ricevuto. Ad esempio, per un dipendente la percentuale di incarichi scaduti aumenta dal 10% al 35% in due mesi. Il supervisore controlla l'elenco dei suoi incarichi e vede che ne ha 30 attivi, rispetto ai 10-12 degli altri. Il problema non è la persona: il carico di lavoro è distribuito in modo non uniforme.

Incarichi ultimo mese: mostra i risultati del mese precedente suddivisi per stato e responsabile. Ad esempio, il supervisore nota che il team ha iniziato a posticipare più spesso le scadenze. Apre il rapporto del mese scorso e confronta gli indicatori con quelli del periodo precedente. Il rapporto mostra che il numero di incarichi scaduti è quasi raddoppiato. È un motivo per individuarne le cause prima che il problema diventi sistematico.

Gestione risorsa incarico: mostra il tempo pianificato e quello effettivamente impiegato per ogni incarico. Ad esempio, per l'incarico Preparare un preventivo sono previste 2 ore, ma in realtà ne servono 6-8. Nella pianificazione successiva sarà quindi necessario prevedere il tempo effettivamente necessario.

Gestione risorse dipendenti: mostra chi lavora agli incarichi e quanto tempo vi dedica. Ad esempio, un designer è sempre occupato, ma il rapporto mostra che dedica il 70% del tempo alle modifiche e alle approvazioni e solo il 30% alla creazione di nuovi materiali. Questo può indicare la necessità di rivedere il processo di approvazione, anziché assumere un secondo designer.

I rapporti sulle risorse mostrano i dati solo per gli incarichi in cui è attivata l'opzione Gestione tempo.

Rapporti personali: vengono creati tramite il generatore di rapporti. Puoi selezionare i dati, il periodo, i dipendenti o i progetti in base a una richiesta specifica.

Ad esempio, il supervisore del reparto marketing vuole visualizzare solo gli incarichi del proprio reparto che hanno ricevuto una valutazione negativa negli ultimi sei mesi. Per una richiesta di questo tipo può creare un rapporto personale e configurare i parametri necessari nel generatore di rapporti.

Per creare un nuovo rapporto, nella pagina dei rapporti fai clic su Aggiungi rapporto nell'angolo in alto a destra.
Come creare rapporti sugli incarichi

Come monitorare il lavoro del team in tempo reale

La sezione Supervisione consente di monitorare il lavoro del team durante la giornata. Contiene gli indicatori principali per ogni subordinato: efficienza, numero di incarichi e ruoli negli incarichi, come responsabile, creatore, partecipante e osservatore.

A differenza dei rapporti, che consentono di analizzare il lavoro per un periodo selezionato, la sezione Supervisione mostra la situazione attuale. Il supervisore può vedere subito chi è sovraccarico e a chi può assegnare nuovi incarichi.

Nella sezione vengono visualizzati solo i subordinati: i dipendenti per i quali sei indicato come supervisore nella struttura aziendale.
Struttura aziendale: nuova interfaccia e funzionalità

Ad esempio, il supervisore inizia la giornata lavorativa controllando la sezione Supervisione e vede subito che due dipendenti hanno accumulato incarichi scaduti, mentre un nuovo specialista ha un solo incarico attivo. Questo consente di ridistribuire rapidamente il lavoro ed evitare nuovi ritardi, senza creare rapporti separati.

Per aprire la sezione, vai a Incarichi e progetti e fai clic su Supervisione nel menu in alto. Se ci sono molti dipendenti, usa i filtri: puoi trovare rapidamente la persona desiderata oppure filtrare i dipendenti in base all'efficienza e al reparto.
Strumento Supervisione: come monitorare gli incarichi dei subordinati

Quando utilizzare l'esportazione

L'esportazione è utile quando devi combinare i dati di Bitrix24 con informazioni provenienti da altri programmi, condividerli con persone che non hanno accesso a Bitrix24 oppure salvarne una copia separata.

Combinare dati provenienti da sistemi diversi. La direzione aziendale prepara il rapporto trimestrale. Il rapporto deve includere dati relativi a incarichi, vendite e spese provenienti da sistemi diversi. Il supervisore del reparto esporta il rapporto sugli incarichi e lo combina con gli altri dati in formato xlsx.

Condividere i dati con persone che non hanno accesso a Bitrix24. Un cliente chiede di vedere le statistiche del progetto per il mese. Il supervisore esporta il rapporto e invia la tabella: il cliente riceve i dati necessari anche se non ha accesso al tuo Bitrix24.

Salvare i dati di un progetto completato. L'azienda ha concluso un progetto importante. Il supervisore esporta il rapporto e lo salva insieme alla documentazione del progetto. Se in seguito sorgono domande sulle scadenze, sul carico di lavoro del team o sul volume del lavoro svolto, i dati necessari rimangono disponibili.

Per esportare un rapporto, aprilo e nell'angolo in alto a destra fai clic su Impostazioni (⚙️) > Esporta in Microsoft Excel.