Durante la giornata, nuovi incarichi possono nascere in una chat, da una discussione nel feed, durante una riunione o mentre lavori su un documento.

In Bitrix24 non devi passare ogni volta alla sezione Incarichi. Puoi creare un incarico o aprire quello collegato direttamente dallo strumento che stai già utilizzando. In questo modo puoi mantenere il contesto, registrare più rapidamente gli accordi e passare meno spesso da una sezione all'altra.

Creare un incarico da una chat

Durante le conversazioni nelle chat individuali e di gruppo, spesso emergono incarichi legati alla discussione in corso: preparare un documento, verificare un layout o contattare un cliente. Se rimandi la creazione dell'incarico, potresti dimenticarlo o perderlo tra gli altri messaggi.

Puoi creare un incarico da qualsiasi messaggio, sia in una chat individuale sia in una chat di gruppo. Non devi passare alla sezione Incarichi e descrivere di nuovo cosa bisogna fare. L'incarico viene creato direttamente nel punto in cui è emerso e il link al messaggio originale consente di tornare rapidamente alla discussione.

Crea incarichi da una chat se:

• nella conversazione è emerso un incarico specifico,
• è importante monitorarlo subito senza interrompere la discussione,
• devi mantenere il collegamento tra l'incarico e il messaggio da cui è nato.

Vediamo alcuni esempi.

Preparare un preventivo: un dipendente discute con un collega le condizioni di un nuovo affare. Nella conversazione compare il messaggio: "Prepara tre opzioni di consegna per il cliente". Il dipendente crea subito un incarico da questo messaggio e assegna un responsabile. Non deve aprire la sezione Incarichi, copiare il testo o descrivere nuovamente i dettagli: l'incarico è già sotto controllo.

Correggere un errore sul sito: un tester scrive nella chat di gruppo del team di sviluppo che, dopo un aggiornamento, il modulo feedback ha smesso di funzionare. Il supervisore del team crea un incarico direttamente dal messaggio e assegna un responsabile. Mentre gli sviluppatori continuano a discutere il problema, l'incarico è già in corso.

Creare un incarico dal feed

Nel feed, il team pubblica messaggi importanti, discute questioni di lavoro e condivide idee. Da queste discussioni spesso nascono incarichi specifici: se non li registri subito, possono perdersi tra gli altri messaggi.

Puoi creare un incarico da qualsiasi messaggio o commento nel feed. Il testo del messaggio verrà aggiunto alla descrizione dell'incarico e il collegamento al post originale verrà mantenuto.
Come creare un incarico da un messaggio nel feed

Crea incarichi dal feed se:

• nella discussione di un post è emerso un incarico specifico e devi registrarlo subito,
• è importante mantenere il collegamento tra l'incarico e il contesto da cui è nato,
• il supervisore vuole creare un incarico direttamente durante la discussione, senza interromperla.

Vediamo alcuni esempi in cui può essere utile.

Raccogliere idee per migliorare il servizio clienti: il supervisore pubblica un post nel feed e chiede al team di proporre idee. Nei commenti, un dipendente propone un'idea interessante. Il supervisore crea subito un incarico senza uscire dal feed e assegna un responsabile. La discussione continua e l'incarico è già sotto controllo.

Aggiornare le procedure di gestione dei clienti: durante una riunione generale viene deciso di riscrivere le procedure e qualcuno pubblica il riepilogo nel feed. Il supervisore crea un incarico direttamente da questo messaggio: non deve ricostruire l'incarico a memoria perché è già collegato al contesto della discussione.

Creare una riunione da un incarico

Quando la conversazione scritta non basta e devi discutere una questione direttamente con i partecipanti all'incarico, non devi passare a un altro strumento.

Per parlare rapidamente, puoi avviare una chiamata direttamente dalla chat dell'incarico. Se devi fissare un orario o rendere la chiamata ricorrente, crea una riunione dalla chat dell'incarico: i partecipanti verranno aggiunti automaticamente.
Come creare una riunione da un incarico

Crea una riunione da un incarico se:

• nella conversazione è emersa una questione controversa che è più semplice risolvere a voce,
• devi riunire rapidamente i partecipanti all'incarico senza perdere tempo nell'organizzazione,
• è importante registrare il riepilogo della riunione nell'incarico e non in uno spazio separato.

Vediamo alcuni esempi in cui una riunione creata da un incarico può essere utile.

Concordare il budget di una campagna pubblicitaria: un addetto al marketing e il direttore finanziario non riescono a trovare un accordo sulle cifre nella conversazione. Il supervisore fa clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio nella chat dell'incarico e crea una riunione: tutti i partecipanti ricevono l'invito e la questione viene risolta a voce lo stesso giorno. Dopo la chiamata, il supervisore registra il riepilogo direttamente nella chat dell'incarico.

Preparare il piano di lancio di un prodotto: il team lavora a un incarico da diverse settimane. Il supervisore decide di riunire tutti i partecipanti per fare il punto e distribuire le fasi successive. Crea una riunione nella chat dell'incarico: i partecipanti ricevono automaticamente l'invito e non è necessario cercarli manualmente.

Creare un incarico da una lavagna

Sulla lavagna, il team raccoglie idee, crea schemi e pianifica il progetto. Quando la struttura del lavoro è pronta, le singole fasi devono essere assegnate ai responsabili e monitorate.

Puoi creare un incarico da qualsiasi oggetto sulla lavagna. Non devi trasferire nuovamente le fasi del progetto nella sezione Incarichi: diventano incarichi direttamente nello spazio in cui il team le ha discusse e pianificate.

Per creare un incarico, fai clic su Tre punti (...) accanto all'elemento e seleziona Crea incarico.

Crea incarichi da una lavagna se:

• dopo un brainstorming devi passare dalle idee all'esecuzione,
• il team ha suddiviso il progetto in fasi ed è pronto ad assegnare le responsabilità,
• è importante mantenere il collegamento tra il piano del progetto e gli incarichi in corso.

Vediamo alcuni esempi.

Lanciare un nuovo sito web aziendale: il team definisce sulla lavagna la struttura del progetto: design, sviluppo, contenuti del sito e test. Una volta approvato il piano, il supervisore crea gli incarichi direttamente dagli oggetti della lavagna e assegna i responsabili. Il team non deve trasferire una seconda volta le fasi del progetto negli incarichi: il lavoro inizia subito dopo la pianificazione.

Preparare la conferenza annuale: gli organizzatori preparano sulla lavagna uno schema delle attività: scegliere la sede, concordare il programma, invitare i relatori e avviare la registrazione. Dopo la discussione, ogni fase diventa un incarico separato. Il piano rimane sulla lavagna come quadro generale del progetto, mentre i responsabili lavorano sui propri incarichi.

Passare a un incarico da un documento

I documenti vengono spesso aperti separatamente dall'incarico: ad esempio, per verificare un contratto, modificare un'istruzione o consultare una specifica tecnica. La discussione, le scadenze e i responsabili si trovano invece nell'incarico.

Se un documento viene utilizzato in un incarico, nella relativa scheda viene visualizzato un link all'incarico collegato. Non devi cercarlo manualmente: puoi passare all'incarico direttamente dal documento.

Usa il collegamento tra documenti e incarichi se:

• devi aprire rapidamente l'incarico collegato a un documento,
• è importante controllare le scadenze, i responsabili o la discussione relativa al documento,
• lo stesso documento viene utilizzato in più processi di lavoro.

Vediamo alcuni esempi.

Approvare un contratto con un cliente: il legale apre il contratto per verificare le ultime modifiche. Nella scheda del documento vede il link all'incarico di approvazione e vi accede subito. Nell'incarico sono indicati il responsabile, la scadenza e l'intera cronologia della discussione: non deve cercare manualmente l'incarico né chiedere ai colleghi a che punto è il lavoro.

Aggiornare le istruzioni per i dipendenti: l'editor apre il documento e nota che alcune informazioni non sono più aggiornate. Tramite l'incarico collegato, accede rapidamente alla discussione, verifica quali osservazioni sono già state prese in considerazione e controlla la scadenza entro cui deve preparare la nuova versione.