L'importazione degli incarichi consente di trasferire in Bitrix24 un elenco di incarichi già pronto da un foglio di calcolo, da un altro servizio o da un altro Bitrix24 senza creare manualmente le schede. In questo modo il team non perderà le scadenze, i responsabili e le descrizioni e potrà continuare subito a lavorare.
L'esportazione consente di salvare l'elenco degli incarichi in un file separato per preparare un rapporto o condividere le informazioni con un collaboratore esterno che non utilizza Bitrix24.
In questo articolo scoprirai come:
Quando è utile importare gli incarichi
L'importazione consente di trasferire immediatamente un elenco di incarichi già pronto con scadenze, responsabili e descrizioni.
Quando passi da un altro servizio per trasferire i dati senza perdite. Ad esempio, se l'azienda gestisce già gli incarichi in un altro servizio e, passando a Bitrix24, non vuoi ricrearli manualmente uno per uno. Nel servizio precedente sono già presenti i nomi degli incarichi, le descrizioni, i responsabili e le scadenze. Con l'importazione puoi caricarli in Bitrix24 e iniziare subito a lavorare.
Quando avvii un progetto di grandi dimensioni. Ad esempio, il responsabile ha preparato in anticipo gli incarichi in un foglio di calcolo, indicando scadenze e responsabili. L'importazione consente di trasferire subito questo piano in Bitrix24 senza creare manualmente un lungo elenco di incarichi prima dell'avvio del lavoro.
Come importare gli incarichi in Bitrix24
Per impostazione predefinita, tutti i dipendenti possono importare gli incarichi. Gli amministratori di Bitrix24 possono limitare questa autorizzazione nelle impostazioni di accesso.
Come configurare le autorizzazioni di accesso negli incarichi
1–2. Vai in Incarighi e progetti e seleziona la modalità di visualizzazione Elenco.
3–5. Nell'angolo in alto a destra apri Impostazioni (⚙️) > Importa elenco > da CSV.
- Se hai esportato gli incarichi da un altro servizio o da un foglio di calcolo, scarica e prepara il file CSV.
- Se hai esportato gli incarichi da un altro Bitrix24, il file è già pronto per l'importazione.
Come importare gli incarichi in Bitrix24
Quando è utile esportare gli incarichi
L'esportazione è utile quando devi:
- salvare la cronologia di un progetto in un file separato,
- preparare un rapporto,
- verificare il carico di lavoro del team,
- condividere i dati con chi non utilizza Bitrix24.
Salvare la cronologia di un progetto. Il progetto è stato completato, ma è importante conservare l'elenco degli incarichi in un file separato. In questo modo potrai verificare rapidamente quali attività sono state svolte, entro quali scadenze e chi ne era responsabile. Ad esempio, se dopo alcuni mesi sarà necessario ricostruire lo svolgimento del progetto prima di avviare una nuova fase di lavoro.
Preparare un rapporto. Il responsabile ha bisogno dell'elenco degli incarichi di un reparto o di un progetto. L'esportazione consente di salvarlo in un file e analizzare separatamente gli incarichi per scadenza, responsabile o stato. Ad esempio, per verificare quali incarichi il team ha completato durante il mese e quali sono ancora in corso.
Verificare il carico di lavoro del team. Dopo l'esportazione puoi vedere chi ha troppi incarichi, dove si accumulano i ritardi e quali incarichi restano aperti più a lungo. Ad esempio, prima di una riunione operativa, quando il responsabile assegna nuovi incarichi e verifica chi è già sovraccarico.
Condividere i dati con chi non utilizza Bitrix24. A volte è necessario inviare l'elenco degli incarichi a una persona che non utilizza Bitrix24. Ad esempio, per inviare a un collaboratore esterno gli incarichi relativi alla sua parte del progetto. L'esportazione consente di preparare rapidamente un file separato con gli incarichi necessari.
Come esportare gli incarichi da Bitrix24
L'esportazione trasferisce l'elenco degli incarichi da Bitrix24 in un file Excel. Le chat degli incarichi non vengono esportate.
Per esportare gli incarichi:
1–2. Vai in Incarichi e progetti > Incarichi.
3–4. Per fare in modo che il file contenga solo gli incarichi necessari, fai clic su Filtro + Ricerca e imposta i criteri oppure applica uno dei filtri disponibili. Ad esempio, se ti servono solo gli incarichi attualmente in corso, fai clic su In corso.
Ricerca e filtri negli incarichi: come trovare rapidamente ciò che ti serve
5–6. Apri Impostazioni (⚙️) > Esporta in Microsoft Excel.
7. Scegli quali campi esportare:
- solo i campi in elenco: nel file verranno esportati solo i campi attualmente visualizzati nell'elenco degli incarichi,
- tutti i campi: nel file verranno esportati tutti i campi dell'elenco degli incarichi di Bitrix24.
8. Fai clic su Esegui. Verrà avviata l'esportazione degli incarichi. Più incarichi sono presenti, più tempo richiederà l'operazione.
9. Fai clic su Scarica file di esportazione per salvare il file sul computer.
Riepilogo
- L'importazione degli incarichi consente di trasferire in Bitrix24 un elenco di incarichi già pronto da un foglio di calcolo, da un altro servizio o da un altro Bitrix24 senza creare manualmente le schede.
- L'esportazione è utile per salvare la cronologia di un progetto, preparare un rapporto, verificare il carico di lavoro del team o condividere i dati con chi non utilizza Bitrix24.
- Per importare gli incarichi, vai in Incarichi e progetti, seleziona la modalità Elenco e apri Impostazioni (⚙️) > Importa elenco > da CSV. Se gli incarichi provengono da un altro Bitrix24, il file è già pronto. Se provengono da un altro servizio o da un foglio di calcolo, devi preparare prima il file CSV.
- Per esportare gli incarichi, vai in Incarichi e progetti > Incarichi e, se necessario, applica un filtro. Apri Impostazioni (⚙️) > Esporta in Microsoft Excel, scegli i campi da esportare e fai clic su Esegui. Al termine dell'esportazione, fai clic su Scarica file di esportazione.
