Il lavoro di progetto inizia quando il team ha un obiettivo finale comune e il percorso per raggiungerlo è composto da diversi processi collegati tra loro. Questi processi possono svolgersi in sequenza o in parallelo, richiedere molto tempo e coinvolgere dipendenti di reparti diversi.

Ad esempio, un'azienda lancia un sito web per un negozio di abbigliamento. Per farlo è necessario discutere con il cliente la struttura del sito, preparare il design, creare le pagine, compilare il catalogo, collegare i pagamenti e la consegna e testare il sito prima del lancio. Tutti questi processi portano allo stesso risultato, quindi è conveniente unirli in un progetto.

Un progetto in Bitrix24 diventa uno spazio comune per il team. Al suo interno i partecipanti assegnano incarichi, discutono il lavoro nelle chat generali e separate, organizzano riunioni, lavorano con i file e controllano l'avanzamento generale. Le informazioni non rimangono distribuite in strumenti diversi e i partecipanti possono mantenere più facilmente il contesto e coordinare il lavoro.

In cosa un progetto si differenzia da un incarico

Un incarico aiuta a organizzare l'esecuzione di una singola attività. Ha un responsabile, una scadenza e un risultato previsto.

Un progetto riunisce diversi incarichi collegati che portano a un obiettivo finale comune. Il lavoro in un progetto di solito dura più a lungo, include diverse fasi e richiede la partecipazione del team. Alcuni incarichi possono essere eseguiti in parallelo, mentre altri possono dipendere l'uno dall'altro.

Ad esempio, preparare il programma di una conferenza è un incarico. Il risultato è un programma dell'evento pronto.

Organizzare una conferenza annuale per i partner è un progetto. Per farlo è necessario scegliere la sede, invitare gli speaker, avviare la registrazione, preparare i materiali pubblicitari, organizzare la trasmissione e svolgere l'evento. Ogni attività viene eseguita da dipendenti diversi, ma tutti lavorano per lo stesso risultato.

Nel progetto il team vede non solo singoli incarichi, ma l'intero lavoro:

• quali incarichi sono già completati,
• cosa stanno facendo i dipendenti in questo momento,
• quali fasi non sono ancora iniziate,
• dove sono archiviati i file aggiornati,
• quali decisioni ha preso il team,
• quali riunioni sono pianificate e quali accordi sono stati registrati.

Quando è necessario un progetto

Crea un progetto se il lavoro ha un obiettivo comune e diverse fasi collegate.

Il progetto è utile quando:

• più dipendenti o reparti lavorano al risultato,
• gli incarichi sono diventati numerosi e si perdono tra altre attività,
• diverse fasi vengono eseguite in parallelo,
• il team ha bisogno di file, discussioni e riunioni comuni,
• è importante vedere l'avanzamento generale,
• è necessario coinvolgere un cliente o un appaltatore.

Durante il lancio di un sito web, il designer prepara i layout, lo sviluppatore crea le pagine, il content manager compila il catalogo e lo specialista dei pagamenti collega il sistema di pagamento. Il progetto riunisce i loro incarichi, quindi il team vede l'avanzamento dell'intero lancio e non solo della propria parte.

Se i dipendenti svolgono incarichi indipendenti che non sono collegati da un obiettivo comune, sono sufficienti singoli incarichi.

Come iniziare a lavorare con un progetto

Qualsiasi dipendente può creare un progetto. Apri la sezione Progetti e fai clic su Crea.

Indica il nome, aggiungi i partecipanti e scegli il tipo di progetto:

• un progetto aperto è visibile ai dipendenti dell'azienda, che possono partecipare autonomamente,
• i partecipanti accedono a un progetto chiuso tramite invito.

Il nome del progetto deve descrivere il risultato del lavoro. Il nome “Nuovo sito“ indica solo l'argomento, ma non mostra cosa deve realizzare il team. Il nome “Lanciare il sito del negozio online“ fornisce più contesto: sono chiari il risultato e il riferimento alla scadenza.

Come dividere un progetto in incarichi

Dividi il progetto in risultati concreti che possono essere assegnati ai dipendenti. Per il lancio di un sito non creare un unico incarico “Creare un sito“, ma suddividi il lavoro in fasi:

• approvare la struttura del sito,
• preparare il design,
• creare le pagine,
• compilare il catalogo,
• collegare il pagamento e la consegna,
• testare il sito prima del lancio.

Ogni incarico deve avere un risultato chiaro, un responsabile e una scadenza. In questo modo il dipendente sa cosa deve fare e il supervisore vede quale parte del progetto è assegnata a ogni partecipante.

Se una fase è troppo grande, dividila in incarichi secondari. Nell'incarico “Compilare il catalogo“ puoi creare incarichi secondari per preparare foto, descrizioni e prezzi.

Per fare in modo che un nuovo incarico venga aggiunto subito al progetto, crealo dalla scheda del progetto: fai clic su Crea incarico.

Puoi anche collegare un incarico esistente a un progetto. Questa funzione è utile se il lavoro è iniziato prima della creazione del progetto e ora devi raccogliere gli incarichi in un unico posto.

Cosa è disponibile nel progetto

Il progetto è uno spazio di lavoro comune del team. Qui sono riuniti incarichi, chat, riunioni, file e agente IA, quindi i partecipanti non devono cercare informazioni in strumenti diversi e ricostruire manualmente il contesto.

Nel progetto sono disponibili:

• incarichi e incarichi secondari,
• chat principale del progetto,
• chat di gruppo,
• chat degli incarichi,
• calendario e riunioni,
• file e documenti,
• Agente IA CoPilot.

Incarichi e incarichi secondari aiutano a dividere l'obiettivo generale del progetto in risultati concreti. Ogni incarico ha un responsabile, una scadenza e un risultato previsto. Se una fase è troppo grande, puoi dividerla in incarichi secondari e distribuirli tra più dipendenti. In questo modo il team comprende chi è responsabile di cosa e il supervisore vede l'avanzamento dell'intero progetto.

La chat principale del progetto è adatta alle domande generali: comunicare lo spostamento delle scadenze, discutere nuovi requisiti del cliente o prendere una decisione che riguarda tutto il team.

Le chat di gruppo aiutano a discutere singole aree di lavoro. I designer possono approvare i layout e gli sviluppatori possono discutere i dettagli tecnici senza distrarre gli altri partecipanti al progetto.

Le chat degli incarichi devono essere utilizzate per attività specifiche. Sono utili per conservare chiarimenti, risultati intermedi, file e decisioni relative all'incarico. Se nella chat principale o di gruppo compare una nuova attività, crea un incarico direttamente dal messaggio: in questo modo l'accordo non andrà perso.

Il calendario e le riunioni aiutano a pianificare gli eventi comuni del team. Una riunione creata nel progetto viene aggiunta al calendario dei partecipanti, quindi non è necessario invitare ogni persona separatamente. La riunione ha una propria chat: qui puoi discutere l'ordine del giorno prima della chiamata, scambiare materiali e continuare la discussione dopo. La chat della riunione rimane nel progetto, quindi i partecipanti possono tornare alla conversazione e agli accordi.

I file e i documenti devono essere archiviati nel progetto, così il team lavora con materiali aggiornati e trova rapidamente le informazioni necessarie.

L'Agente IA CoPilot aiuta a ottenere rapidamente informazioni sul progetto. Puoi menzionarlo nella chat di gruppo tramite @ o avviare una conversazione separata per verificare lo stato del lavoro o capire perché la scadenza di un incarico è stata spostata.

Come lavorare con clienti e appaltatori

Nel progetto puoi invitare un ospite: un cliente, un appaltatore, un fornitore o un partner che non utilizza il tuo Bitrix24. L'ospite può comunicare nelle chat, lavorare con gli incarichi e partecipare alle riunioni del progetto, ma non avrà accesso alle altre informazioni dell'azienda. In questo modo il team e il partecipante esterno lavorano nello stesso spazio e non devono trasferire gli accordi tra e-mail, messenger e incarichi.

Un'azienda crea un sito per un negozio di abbigliamento e invita nel progetto un rappresentante del cliente. Il cliente vede lo stato del lavoro, partecipa alle discussioni dei layout e alle riunioni. Il designer allega una nuova versione del layout all'incarico e il cliente lascia un commento nello stesso punto. Il team vede subito il feedback e non deve cercare la versione aggiornata del file nelle conversazioni.

Puoi configurare l'accesso dell'ospite in base al suo ruolo nel progetto. Ad esempio:

• consentire di visualizzare solo gli incarichi a cui partecipa,
• aprire tutti gli incarichi del progetto se il cliente deve avere un controllo generale,
• vietare l'eliminazione degli incarichi,
• aprire la cronologia della chat per consentire ai nuovi membri di comprendere rapidamente il contesto.