In ogni azienda ci sono attività che si ripetono: il contabile presenta i rapporti ogni mese, gli specialisti HR monitorano i periodi di prova, il responsabile marketing prepara il rapporto sulle campagne pubblicitarie e il responsabile del team organizza le riunioni settimanali. Quando questi incarichi vengono creati manualmente, è facile dimenticare qualcosa: impostare un promemoria, indicare una scadenza errata o allegare i documenti necessari. Il risultato sono ritardi, errori e perdita di tempo.

Gli incarichi ricorrenti risolvono questo problema. Configuri il processo una sola volta e l'incarico viene creato automaticamente secondo la pianificazione, con il responsabile e la scadenza già definiti. Anche se qualcuno è impegnato in altri progetti, i nuovi incarichi verranno creati puntualmente: non dovrai ricordarti di crearli manualmente.

Ad esempio, ogni mese viene creato automaticamente per il responsabile marketing l'incarico "Creare il rapporto sulle campagne pubblicitarie". Il supervisore vede che l'incarico è stato assegnato, che le scadenze sono aggiornate e può scegliere in anticipo un altro responsabile oppure modificare la scadenza. Il lavoro procede secondo la pianificazione, senza interruzioni né promemoria manuali.

Gli incarichi ricorrenti non sono solo un'automazione. Sono un modo per rendere il lavoro dell'azienda prevedibile e ben organizzato.

• Non dimentichi nulla. Anche se una persona è impegnata in altre attività, Bitrix24 creerà l'incarico al momento giusto e invierà un promemoria.
• I processi seguono la pianificazione. Il supervisore non deve creare manualmente gli stessi incarichi ogni volta.
• Il team si libera dalle attività ripetitive. Meno operazioni manuali significano più tempo per il lavoro importante.
• Il team lavora in modo organizzato. Gli incarichi ricorrenti aiutano a mantenere la disciplina: gli incarichi vengono completati secondo la pianificazione, senza ritardi né urgenze.

Quando automatizzare la creazione degli incarichi

L'automazione degli incarichi ricorrenti aiuta a non dimenticare nulla e rende i processi prevedibili. Gli incarichi vengono creati automaticamente da un modello, con i partecipanti e la frequenza di ripetizione già definiti. Il supervisore non deve ricordare ogni attività ricorrente e i dipendenti ricevono gli incarichi puntualmente, sapendo subito cosa devono fare.

Gli incarichi ricorrenti sono utili quando le stesse attività si ripetono con una determinata frequenza. Conviene automatizzare la creazione degli incarichi se nel tuo lavoro si verificano situazioni come queste:

L'incarico si ripete secondo una pianificazione: ogni giorno, ogni settimana o ogni mese. Ad esempio:

• Vendite: "Controllare gli affari non chiusi nel CRM" ogni venerdì.
• Marketing: "Preparare il rapporto sulle campagne pubblicitarie" il primo giorno lavorativo del mese.
• Office manager: "Ordinare cancelleria e materiali di consumo" una volta al mese.

È necessario verificare regolarmente la qualità e lo stato delle attività. Ispezioni periodiche, manutenzione preventiva e audit. Ad esempio:

• Produzione: "Controllare le attrezzature e registrare i risultati della manutenzione" ogni due settimane.
• IT: "Controllare i backup del sistema" ogni sabato.

È importante non perdere comunicazioni e richieste. Quando il flusso di richieste è costante ed è facile trascurarne qualcuna. Ad esempio:

• Servizio clienti: "Controllare le richieste non risolte e riepilogare la settimana" ogni venerdì.
• Risorse umane: "Verificare i risultati dell'inserimento dei nuovi dipendenti" ogni lunedì.

È necessario mantenere aggiornati documenti e modelli. Le normative cambiano e le procedure interne vengono aggiornate. Ad esempio, per il reparto legale: "Verificare e aggiornare i modelli di contratto" ogni tre mesi.

È necessario confrontare i dati provenienti da sistemi diversi. Per garantire che i rapporti siano coerenti e che il supervisore abbia sempre una visione reale della situazione. Ad esempio, per il reparto finanziario: "Confrontare i saldi dei conti correnti e i movimenti finanziari" ogni settimana.

Come funzionano gli Incarichi ricorrenti

Un incarico ricorrente viene configurato una sola volta: inserisci descrizione, scadenza, responsabile, condizioni di ripetizione e qualsiasi altro dettaglio. Successivamente gli incarichi vengono creati automaticamente secondo la tua pianificazione: ogni giorno, settimana, mese o anno. Bitrix24 copia la struttura dell'incarico originale: elenco di controllo, file, incarichi secondari e partecipanti. In questo modo il team lavora con continuità, il supervisore non deve ricordare manualmente gli incarichi e i processi procedono senza interruzioni.

Ad esempio, in produzione ogni due settimane viene creato automaticamente l'incarico "Controllare le attrezzature e aggiornare il registro della manutenzione". Il dipendente lo completa in Bitrix24 e il supervisore può consultare lo storico dei controlli, senza ricorrere a verifiche manuali o fogli di calcolo.

Come configurare un incarico ricorrente

In un incarico ricorrente imposti la pianificazione, il responsabile, la scadenza e gli altri parametri. Successivamente gli incarichi verranno creati automaticamente in base a queste impostazioni.

Parametri principali. Compila i campi principali dell'incarico: nome, descrizione, responsabile e altri dettagli. Se necessario, aggiungi file, un elenco di controllo e promemoria. Tutti questi parametri saranno presenti in ogni nuovo incarico.
Come creare correttamente un incarico in Bitrix24

Ripetizione. Configura la frequenza con cui deve essere creato l'incarico:

• Frequenza: ogni giorno, ogni settimana, ogni mese o ogni anno. Ad esempio, ogni settimana viene creato automaticamente per il responsabile vendite l'incarico "Controllare le nuove richieste nel CRM".
• Intervallo: definisce il tempo tra una ripetizione e l'altra, ad esempio un giorno sì e uno no, ogni due settimane oppure ogni due mesi. Ad esempio, ogni due settimane il supervisore riceve l'incarico "Controllare gli incarichi del reparto", utile per il monitoraggio e la pianificazione.
• Giorni specifici: scegli una data o un giorno della settimana, ad esempio ogni mercoledì, il giorno 20 del mese oppure il 15 aprile.

Data di inizio della ripetizione. Per impostazione predefinita, gli incarichi ricorrenti iniziano a essere creati subito dopo la configurazione, ma puoi indicare una data di inizio. Ad esempio, il responsabile marketing pianifica il lancio di una nuova campagna pubblicitaria dal 1° novembre e configura la creazione dell'incarico "Controllare creatività e testi della campagna pubblicitaria" a partire da quella data. Prima del 1° novembre gli incarichi non verranno creati: inizieranno automaticamente secondo la pianificazione. È utile quando vuoi programmare il lavoro in anticipo senza doverti ricordare della data.

Data di fine. Se gli incarichi sono necessari solo per un determinato periodo, puoi specificare la data in cui interrompere le ripetizioni. In questo modo i processi restano aggiornati e non vengono creati incarichi superflui. Puoi interrompere la ripetizione in diversi modi:

• Per data. Ad esempio, i rapporti sono necessari solo fino alla fine dell'anno: indica il 31 dicembre.
• Per numero di ripetizioni. Ad esempio, una campagna marketing dura tre settimane: imposta tre ripetizioni, dopodiché gli incarichi non verranno più creati.
• Senza limiti. Per i processi continuativi l'incarico verrà creato automaticamente finché non interrompi manualmente la ripetizione.

Scadenza dell'incarico. Indica entro quanto tempo dalla creazione l'incarico deve essere completato. Il responsabile vedrà subito entro quando deve terminare il lavoro. Ad esempio, per l'incarico "Preparare il rapporto delle vendite" puoi impostare una scadenza di due giorni dalla creazione. Il responsabile vedrà la data nella scheda dell'incarico e potrà organizzare il proprio lavoro senza fretta.

Dopo aver creato un incarico ricorrente, Bitrix24 salva automaticamente un modello con tutte le impostazioni e i dettagli: descrizione, partecipanti, file, elenco di controllo e pianificazione. Il modello serve per creare correttamente i nuovi incarichi in base alle tue impostazioni. Puoi modificarlo in qualsiasi momento:

• Modificare la pianificazione o eliminare le ripetizioni.
• Modificare le impostazioni dell'incarico: descrizione, scadenza, partecipanti e altri parametri.

È utile quando cambiano le condizioni di lavoro, un processo viene sospeso temporaneamente oppure è necessario aggiungere nuovi materiali.

Ad esempio, nel reparto marketing il modello dell'incarico "Controllare le campagne pubblicitarie" può essere eliminato durante la bassa stagione. Quando inizia un nuovo periodo di attività, gli incarichi ricorrenti vengono configurati di nuovo e saranno creati automaticamente secondo la pianificazione.

Nel reparto contabilità il modello "Presentare i rapporti" viene aggiornato all'inizio dell'anno se cambiano le scadenze o vengono aggiunti nuovi moduli. In questo modo gli incarichi vengono creati con scadenze e file aggiornati e il contabile non rischia di perdere una scadenza a causa di dati non aggiornati.
Come configurare gli incarichi ricorrenti

Nel modello puoi modificare i parametri dell'incarico e delle ripetizioni