Se per completare un incarico è necessario coinvolgere più persone, puoi riunirle in un unico posto. Questo aiuta a distribuire il lavoro quando è suddiviso in più fasi oppure coinvolge dipendenti di reparti diversi. Alcuni partecipanti svolgono la propria parte dell'incarico, mentre altri ne seguono l'avanzamento e il risultato.

Ad esempio, un'azienda sta preparando un contenuto per il sito web. Il responsabile marketing crea un incarico per preparare il materiale. Il copywriter scrive il testo, il redattore lo revisiona e il supervisore segue l'avanzamento del lavoro intervenendo quando necessario.

Negli incarichi di Bitrix24 sono disponibili i ruoli Partecipanti e Osservatori per collaborare. Consentono di definire chiaramente chi esegue il lavoro e chi segue l'avanzamento intervenendo solo quando necessario. I partecipanti lavorano direttamente all'incarico, mentre gli osservatori monitorano il processo e intervengono solo se serve.

In questo articolo scoprirai come organizzare la collaborazione negli incarichi e quali responsabilità hanno i partecipanti e gli osservatori.

Collaborazione negli incarichi

Per collaborare in modo efficace a un incarico è importante:

• aggiungere i partecipanti e assegnare i rispettivi ruoli: chi esegue l'incarico, chi collabora e chi ne segue l'avanzamento e il risultato,
• descrivere l'incarico e raccogliere tutte le informazioni importanti in un unico posto, in modo che tutti abbiano il contesto completo,
• distribuire il lavoro tra i partecipanti utilizzando l'elenco di controllo e assegnare un responsabile per ogni attività,
• monitorare l'avanzamento per sapere sempre in quale fase si trova l'incarico.

Puoi aggiungere partecipanti e osservatori durante la creazione dell'incarico oppure in un incarico già esistente.

I partecipanti: collaborano all'esecuzione dell'incarico

I partecipanti sono i dipendenti che aiutano il responsabile a lavorare sull'incarico. Possono essere più di uno e ciascuno è responsabile della propria parte del lavoro. La responsabilità del risultato finale rimane comunque al responsabile dell'incarico. In questo modo è possibile distribuire il lavoro all'interno del team.

Ecco alcuni esempi di situazioni in cui è utile aggiungere un partecipante all'incarico.

Preparare una presentazione per un cliente. Il responsabile del reparto vendite assegna un incarico per preparare una presentazione. Il responsabile dell'incarico è il project manager. Per realizzare le slide aggiunge un designer come partecipante. Il project manager prepara i contenuti, mentre il designer cura la grafica della presentazione.

Scrivere un articolo per il sito web. Il supervisore assegna a un copywriter l'incarico di scrivere un articolo sui nuovi servizi dell'azienda. Come partecipante viene aggiunto il redattore, che revisiona il testo. Successivamente il copywriter pubblica il contenuto.

Avviare una campagna pubblicitaria. Il responsabile marketing riceve l'incarico di lanciare una campagna pubblicitaria. Aggiunge come partecipante uno specialista della pubblicità online. Il responsabile marketing prepara la strategia e i testi, mentre lo specialista configura gli annunci.

In tutti questi casi i dipendenti lavorano sullo stesso incarico, ognuno con le proprie attività, mentre il responsabile dell'incarico resta responsabile del risultato finale.

Gli osservatori: seguono l'avanzamento dell'incarico

Gli osservatori sono dipendenti che non partecipano direttamente all'esecuzione dell'incarico, ma ne seguono l'avanzamento e il risultato. Se necessario possono essere coinvolti nel lavoro. In questo modo possono seguire lo sviluppo dell'incarico e intervenire senza dover richiedere ulteriori informazioni.

Aggiungi osservatori a un incarico se:

• è importante che alcuni colleghi seguano l'avanzamento e siano aggiornati sui dettagli,
• il risultato dell'incarico serve a un altro dipendente per la fase successiva del lavoro,
• il supervisore deve monitorare scadenze e avanzamento.

Ecco alcuni esempi di situazioni in cui è utile aggiungere un osservatore.

Creare un banner per una campagna pubblicitaria. Un designer realizza il banner. Il responsabile marketing viene aggiunto come osservatore per seguire l'avanzamento, controllare le scadenze e verificare lo stato dell'incarico. Questo è utile quando il risultato servirà per il lavoro successivo, ad esempio per avviare la campagna pubblicitaria.

Lanciare una promozione con un codice sconto. Uno specialista dell'assistenza viene aggiunto come osservatore. Non partecipa alla preparazione della promozione, ma deve conoscerne le condizioni e seguire la discussione. Mentre il responsabile marketing prepara le condizioni della promozione e il testo del sito, lo specialista dell'assistenza acquisisce tutto il contesto necessario. In questo modo potrà rispondere correttamente alle domande dei clienti senza dover chiedere chiarimenti ai colleghi, anche dopo la chiusura dell'incarico.

Preparare un preventivo. Un responsabile commerciale prepara un preventivo per un cliente importante con uno sconto del 25% e aggiunge come osservatori il direttore finanziario e il responsabile della contabilità. In questo modo possono vedere in anticipo le condizioni dell'offerta e intervenire rapidamente nella discussione degli aspetti finanziari senza ulteriori richieste di chiarimento.

Qual è la differenza tra partecipanti e osservatori

La differenza principale tra questi ruoli riguarda il tipo di coinvolgimento nell'incarico:

• il partecipante è un dipendente che svolge una parte del lavoro,
• l'osservatore è un dipendente interessato a seguire l'avanzamento e il risultato dell'incarico.

I partecipanti collaborano con il responsabile dell'incarico e possono:

• discutere i dettagli nella chat dell'incarico,
• ricevere notifiche su tutte le modifiche dell'incarico,
• scambiarsi file,
• aggiungere osservatori,
• modificare gli stati,
• aggiungere risultati intermedi e finali,
• configurare promemoria,
• creare e allegare incarichi secondari,
• attivare la gestione tempo e utilizzare altre funzionalità.

Gli osservatori non eseguono l'incarico, ma ne seguono l'avanzamento, la discussione e il risultato. Ad esempio, possono:

• aggiungere altri osservatori,
• discutere i dettagli nella chat dell'incarico,
• allegare file,
• configurare promemoria,
• ricevere notifiche quando cambia lo stato dell'incarico.

Alcune azioni disponibili nell'incarico possono dipendere dalle impostazioni delle autorizzazioni di accesso, ad esempio la modifica dell'elenco di controllo.
Autorizzazioni di accesso agli incarichi: come assegnare le responsabilità ai dipendenti