Hai esaminato le richieste in ingresso dei clienti nel CRM Bitrix24 e le hai spostate nella seconda fase della pipeline di vendita. Ora gli affari sono in corso: in questa fase interagisci con il cliente per ottenere un risultato, ad esempio fissare un appuntamento per un servizio, concordare una chiamata o definire un'altra attività.

Vediamo come monitorare gli affari in corso per non perdere nulla.

Cos'è la fase In corso

La fase In corso è la fase in cui inizi a comunicare attivamente con il cliente per portare l'affare a un risultato:

• Il cliente ha prenotato un servizio. È stato raggiunto un accordo, quindi puoi spostare l'affare alla fase successiva.

Ad esempio, l'addetto alle vendite ha contattato il cliente e il sopralluogo per la misurazione delle finestre è stato fissato per venerdì. Puoi spostare l'affare alla fase In sospeso.

• È stata creata un'attività che definisce le azioni successive: una chiamata, un'e-mail o una riunione. L'affare rimane nella fase In corso finché l'esito della trattativa non è chiaro, ma viene automaticamente spostato in cima quando arriva la scadenza dell'attività pianificata.

Ad esempio, l'addetto alle vendite ha contattato il cliente, ma nessuna delle date disponibili per questo mese era adatta. L'affare rimane nella fase In corso e l'addetto alle vendite crea l'attività “Contattare il cliente“ per la fine del mese, in modo da concordare una nuova data.

Finché non viene definita l'azione successiva per l'affare, questo rimane in questa fase. Il tuo compito è evitare che gli affari rimangano bloccati. Intervenire tempestivamente aiuta a mantenere i clienti e ad accelerare le vendite. Per non dimenticare i clienti, crea attività per ogni affare nella fase In corso.
Attività universale nel CRM

Come funziona

• Quando esci dalla scheda Affare senza aver creato un'attività, il CRM ti propone di crearne una.
• Per impostazione predefinita, la scadenza dell'attività è fissata a tre giorni lavorativi dalla data corrente.
• Scegli quando ricevere il promemoria, ad esempio un'ora prima della chiamata.
• Quando arriva il momento di contattare il cliente o eseguire un'altra azione pianificata, l'affare viene spostato in cima, il contatore dell'attività si attiva nel Kanban e ricevi una notifica.
CRM proattivo: un approccio che aiuta a lavorare con i clienti

In questo caso, l'affare rimane in corso nella fase corrente, perché non è ancora chiaro come si concluderà la trattativa con il cliente. Anche se l'affare scende nell'elenco a causa dell'arrivo di nuovi affari, torna in cima al momento opportuno, quando è il momento di contattare il cliente o eseguire un'altra azione pianificata per l'affare.

Perché è importante monitorare gli affari in corso

• Riduci la percentuale di richieste “bloccate“. I potenziali clienti possono andare persi se non vengono contattati in tempo.
• Accelera il ciclo dell'affare. Il controllo delle scadenze riduce il tempo che intercorre tra il primo contatto e il pagamento.
• Migliori la qualità del servizio. I clienti ricevono risposte puntuali.

Come monitorare gli affari

Controlla le attività all'inizio del turno

Ogni affare nella fase In corso è generalmente associato a un'attività da completare, ad esempio una chiamata o l'invio di un preventivo. All'inizio della giornata lavorativa, apri l'elenco delle attività per vedere cosa è pianificato per oggi.

Come fare:

1. Vai a CRM > Affari > modalità di visualizzazione Attività.
2. Controlla le attività nella colonna Oggi. Qui puoi vedere chi devi chiamare, contattare via e-mail o incontrare e quando.
3. Se non ci sono attività per oggi, controlla gli affari nel Kanban.
Come lavorare nella modalità di visualizzazione Attività

Esempio

Settore dei servizi
L'addetto alle vendite apre gli affari nella modalità di visualizzazione Attività e vede l'attività “Chiamare il cliente per confermare l'appuntamento per la ristrutturazione dell'appartamento“ con scadenza oggi alle 12:00.

Settore delle vendite
L'addetto alle vendite apre gli affari nella modalità di visualizzazione Attività e vede l'attività “Inviare un preventivo per l'acquisto di mobili da ufficio“ con scadenza oggi alle 12:00.

Lavora con il Kanban

Nella visualizzazione Kanban, gli affari nella fase In corso vengono visualizzati come schede nella colonna. Per non perdere gli affari importanti, usa le funzionalità di Bitrix24.

Come funziona

• Modalità focus. Quando si avvicina la scadenza di un'attività, l'affare viene automaticamente spostato in cima alla colonna nel Kanban. Ad esempio, se ieri hai pianificato una chiamata per oggi, la scheda viene visualizzata all'inizio dell'elenco.
• Contatori. Quando arriva la scadenza dell'attività, nella scheda si attiva un contatore, ad esempio “Chiamata tra 1 ora“. In questo modo non devi ricordare tutte le attività pianificate: il CRM le tiene sotto controllo per te, così non perdi nulla.

Cosa fare

1. Apri CRM > Affari nella modalità Kanban.
2. Trova la colonna In corso e inizia dalle schede in alto: sono le più urgenti.
3. Se una scheda non contiene un'attività, creane una.

Esempio

Settore dei servizi
In cima alla colonna del Kanban viene visualizzata una scheda con l'attività “Chiamare il cliente per definire l'orario di installazione del condizionatore“ e un promemoria che indica che è il momento di completare l'attività.

Settore delle vendite
In cima alla colonna del Kanban viene visualizzata una scheda con l'attività “Inviare il catalogo al cliente“ e un promemoria che indica che è il momento di completare l'attività.

Sposta gli affari in altre fasi dopo aver ottenuto un risultato

Non appena ottieni un risultato, ad esempio il cliente prenota un servizio o chiede di essere richiamato più tardi, sposta l'affare alla fase successiva. In questo modo puoi concentrarti sulle attività correnti.

Configura fasi separate per diversi scenari:

• In sospeso. Il cliente ha prenotato un servizio. Ad esempio, il sopralluogo per la misurazione delle finestre è fissato per venerdì.
• In attesa della decisione del cliente. Il cliente non ha ancora dato una risposta definitiva, ma è ancora in contatto. Ad esempio, vuole discutere il servizio con la famiglia. Pianifica un'attività con una scadenza per ricordarti di contattare il cliente e chiedere quale decisione ha preso.
Pipeline di vendita: come dividere i reparti nel CRM

Come spostare un affare

• Assicurati che tutti i campi obbligatori siano compilati, ad esempio la data dell'appuntamento o un commento. Se i campi obbligatori non sono compilati, non puoi spostare l'affare.
  Campi obbligatori nel CRM
  
• Nel Kanban, trascina la scheda Affare nella colonna desiderata oppure aprila e seleziona una nuova fase in alto.

Esempio

Settore dei servizi
Il cliente ha confermato il sopralluogo per la misurazione delle finestre per venerdì. L'addetto alle vendite ha spostato l'affare nella fase In attesa di appuntamento e ha indicato la data del sopralluogo.

Settore delle vendite
Il cliente ha accettato di acquistare il divano, ma vuole chiarire i dettagli della consegna. L'addetto alle vendite ha spostato l'affare nella fase In attesa del cliente con il commento “Verificare l'indirizzo di consegna“.

Usa gli script di vendita per lavorare in modo efficace

Crea script di vendita per gli addetti alle vendite, in modo che possano gestire gli affari nella fase In corso in diverse situazioni. Gli script definiscono il corretto ordine delle azioni e delle comunicazioni con il cliente, migliorando la qualità del lavoro. Con l'analisi vocale puoi valutare in che misura l'addetto alle vendite segue lo script.
Analisi vocale e script di vendita con IA

Come funziona

• Script di vendita. Consulta gli script disponibili nel CRM e modificali in base alle esigenze della tua azienda. In questo modo gli addetti alle vendite possono agire con sicurezza e non trascurare gli aspetti importanti.
• Analisi vocale. CoPilot analizza le chiamate e verifica se l'addetto alle vendite ha utilizzato le frasi necessarie. Ad esempio, controlla se ha proposto servizi aggiuntivi o ha concluso correttamente la conversazione.

Cosa fare

• Crea script nel CRM per diverse situazioni, ad esempio “Il cliente ha dubbi sul prezzo“ o “Conferma dell'orario del servizio“.
• Configura CoPilot per analizzare le chiamate e ricevere rapporti sull'utilizzo degli script.
• Aggiorna regolarmente gli script in base al feedback degli addetti alle vendite e dei clienti.

Esempio

Settore dei servizi
L'addetto alle vendite usa uno script durante la chiamata al cliente per confermare l'installazione del condizionatore. CoPilot rileva che l'addetto alle vendite ha dimenticato di proporre la garanzia. Queste informazioni aiutano a evitare lo stesso errore in futuro.

Settore delle vendite
Lo script aiuta l'addetto alle vendite a gestire l'obiezione del cliente sul prezzo elevato del computer portatile. CoPilot conferma che l'addetto alle vendite ha proposto correttamente uno sconto e ha concluso l'affare.

Usa l'automazione per gestire grandi volumi di richieste

Se hai molte richieste o molti addetti alle vendite, configura le regole di automazione nel CRM per automatizzare i promemoria e lo spostamento degli affari. In questo modo risparmi tempo e riduci il rischio di dimenticare un cliente.
Regole di automazione nel CRM

Esempi di automazione

• Invia un promemoria all'addetto alle vendite se l'affare rimane nella fase In corso per più di un giorno.
• Sposta l'affare nella fase In sospeso se il cliente ha prenotato un servizio per una data non imminente.
• Invia una notifica al supervisore se l'affare rimane troppo a lungo nella stessa fase.

Come configurare

1. Vai a CRM > Affari > Regole di automazione.
2. Crea una regola di automazione nella fase In corso che invii una notifica, crei un'attività o sposti l'affare.
3. Salva.

Per le piccole imprese sono sufficienti il controllo manuale e le funzioni integrate del CRM: contatori e modalità focus. Usa le regole di automazione se il flusso di richieste supera le 20-30 al giorno o se vengono gestite da più addetti alle vendite.

Esempio

Settore dei servizi
Una regola di automazione invia una notifica all'addetto alle vendite se un affare relativo all'installazione di finestre rimane nella fase In corso senza attività per più di 24 ore.

Settore delle vendite
Una regola di automazione sposta automaticamente l'affare relativo all'acquisto di un frigorifero nella fase In attesa della decisione del cliente se il cliente ha chiesto di essere ricontattato dopo una settimana.