La prenotazione online in Bitrix24 è uno strumento che aiuta le aziende a gestire la pianificazione e ad gestire le richieste di servizi. Con questo strumento, i clienti possono prenotare tramite moduli sul sito web, mentre i dipendenti possono aggiungere manualmente le richieste nel CRM. Lo strumento è adatto alle aziende che offrono servizi. Ad esempio, un salone di bellezza può configurare la prenotazione con uno specialista tramite il sito web, mentre un'officina può prenotare il tempo di un tecnico e registrare le richieste nel CRM.

La prenotazione online può essere utilizzata in due modi:

• Separatamente dal CRM. È adatta se la prenotazione viene gestita come processo indipendente. Ad esempio, un negozio di materiali edili organizza la consegna dei materiali secondo un programma, senza collegarla alle vendite o al CRM. In questo caso, i dipendenti del reparto logistico lavorano nella sezione Prenotazione online: visualizzano la pianificazione e gestiscono le richieste.
• Insieme al CRM. Lo scenario principale prevede che la prenotazione sia integrata nel lavoro con i clienti. Ad esempio, un'azienda di installazione di finestre prenota le visite dei tecnici e ogni prenotazione viene salvata automaticamente nell'affare.

Scenari di utilizzo della prenotazione online

La prenotazione online può essere configurata per diversi tipi di attività. Vediamo tre scenari di utilizzo della prenotazione dei servizi:

Servizi semplici. Adatto alle aziende in cui il servizio viene fornito da un solo specialista senza l'utilizzo di apparecchiature aggiuntive. Ad esempio: una visita medica o un incontro online con un avvocato. Nella prenotazione online vengono create le risorse: ad esempio, “Consulente“ o “Avvocato“. Per ogni risorsa vengono configurati l'orario di lavoro, la durata dell'appuntamento e i promemoria automatici. Il cliente può essere prenotato manualmente tramite un dipendente oppure tramite un modulo sul sito web. In entrambi i casi, la prenotazione viene registrata nella pianificazione, mentre il CRM ricorda la visita e monitora lo stato. Il cliente riceve un promemoria della visita e il dipendente riceve la conferma della prenotazione. Questo riduce il carico sugli amministratori e aiuta a evitare le mancate presentazioni.

Servizi composti. Se il servizio richiede più risorse contemporaneamente, ad esempio una pulizia a domicilio con attrezzature, è adatto lo scenario con le risorse condivise. In questa prenotazione partecipano contemporaneamente sia i dipendenti sia le apparecchiature. Nella prenotazione vengono indicate le risorse principali e aggiuntive. Ad esempio, la risorsa principale può essere una squadra, mentre quella aggiuntiva può essere un'attrezzatura. Bitrix24 verifica automaticamente se tutte le risorse necessarie sono disponibili e propone solo gli slot disponibili. Ad esempio, per il servizio “Installazione del condizionatore“ vengono prenotati contemporaneamente un tecnico e un veicolo con piattaforma elevatrice.
Prenotazione online: risorse condivise

Servizi a flusso continuo. Adatto alle aziende con un flusso costante di clienti: officine, studi dentistici, saloni di bellezza. L'obiettivo è utilizzare al massimo le risorse e gestire ogni richiesta senza perdite. Nella prenotazione online vengono configurate le risorse, ad esempio cinque meccanici, e brevi intervalli di prenotazione: da 15 a 30 minuti. Se tutti gli slot sono occupati, il dipendente aggiunge il cliente alla lista d'attesa. Quando qualcuno annulla la visita, è possibile proporre il tempo liberato alle persone in attesa. La pianificazione viene compilata completamente: nessuno slot rimane inutilizzato. Bitrix24 invia promemoria e monitora gli stati per aiutare i dipendenti a non perdere clienti.
Prenotazione online: come aggiungere un cliente alla lista d'attesa

Configurare la prenotazione online

Indica chi o cosa è disponibile per la prenotazione: dipendenti, attrezzature, sale, e configura l'orario di lavoro e i promemoria. I clienti ricevono promemoria prima della visita. I dipendenti possono aggiungere prenotazioni manualmente: tramite chiamata, chat o dopo una comunicazione personale. Le informazioni sulla prenotazione del cliente vengono salvate nel timeline dell'affare e visualizzate nella sezione Prenotazione.

Il principio generale di configurazione prevede tre passaggi:

1. Aggiungere risorse per la prenotazione. Per iniziare a utilizzare la prenotazione online, crea le risorse. Sono dipendenti, locali o apparecchiature che i clienti potranno prenotare. Ad esempio, in una clinica possono essere medici e sale, mentre in un centro di formazione possono essere insegnanti. Apri la sezione Prenotazione nella scheda dell'affare o nel menu laterale, fai clic su Aggiungi una risorsa e seleziona il settore di attività.

2. Configurare la pianificazione e la durata della prenotazione. Indica il nome della risorsa: sarà visibile sia ai dipendenti sia ai clienti. Imposta la pianificazione: se l'orario è comune, seleziona un unico intervallo per tutti. Se è diverso, configuralo separatamente per ogni dipendente o risorsa. Ad esempio, uno specialista lavora nei fine settimana, mentre una sala è disponibile solo nei giorni feriali. Imposta la durata della prenotazione: una consulenza può durare un'ora, una visita 30 minuti, il noleggio di una sala 2 ore. Questo aiuta a organizzare con precisione la pianificazione ed evitare sovrapposizioni. Se necessario, la durata può essere modificata manualmente nell'affare.

Scegli come visualizzare la risorsa nella pianificazione:

• In colonne: per le risorse principali da cui dipende la prenotazione: specialista, sala, spazio. Su queste risorse viene creata la pianificazione e sono sempre visibili al dipendente. Utilizza questa opzione se la prenotazione non è possibile senza questa risorsa.
• Come risorsa ausiliaria: per le risorse aggiuntive che non sono sempre necessarie: apparecchiature, dispositivi, attrezzature. Queste risorse non vengono visualizzate costantemente nella pianificazione: il dipendente le aggiunge manualmente quando necessario. Questa opzione è utile per la sovrapposizione delle risorse, ad esempio quando il servizio richiede uno specialista e un'attrezzatura. Nella pianificazione sarà visibile solo la risorsa principale, mentre quelle aggiuntive possono essere selezionate dall'elenco.

3. Configurare notifiche e promemoria. Bitrix24 aiuta ad automatizzare la comunicazione con i clienti e i promemoria per i dipendenti. Sono disponibili quattro tipi di notifiche. Ogni tipo può essere attivato, configurando l'orario e il destinatario.

• Nuova prenotazione. Il CRM invia al cliente un messaggio con data, ora, nome del servizio e risorsa. Per impostazione predefinita, viene inviato subito dopo la prenotazione, ma è possibile modificare l'orario, ad esempio dopo 10 minuti o un'ora. È adatto a tutti i tipi di servizi: il cliente riceve subito la conferma e sa che la prenotazione è stata completata correttamente.
• Conferma della prenotazione. Il messaggio al cliente contiene un link per confermare la visita. Per impostazione predefinita, viene inviato un giorno prima della visita, ma è possibile impostare un altro orario. Se il cliente non conferma la prenotazione, nella pianificazione viene visualizzato un contatore rosso. Il CRM può anche inviare una notifica al dipendente se il cliente non ha confermato la visita. In questo caso viene creata un'attività nella scheda. Il dipendente potrà chiamare il cliente in tempo e chiarire la situazione. È utile per i servizi con interventi sul posto o preparazione, quando è importante sapere con certezza che il cliente arriverà.
• Promemoria della prenotazione. Il CRM invia automaticamente un messaggio al cliente per ricordargli la visita. Scegli un orario adatto, ad esempio la mattina del giorno della visita. È utile per prenotazioni anticipate o effettuate con largo anticipo: in medicina, noleggio, saloni.
• Promemoria se il cliente è in ritardo. Se il cliente non arriva in orario, è possibile configurare promemoria sia per lui sia per il dipendente.

Scegli a chi inviare le notifiche:

• Al cliente: il messaggio viene inviato, ad esempio, 10 minuti dopo l'inizio della visita. Contiene una richiesta di conferma della presenza.
• All'agente di prenotazione: se la visita non è confermata, il CRM crea un'attività, il dipendente può contattare il cliente o liberare lo slot.

È utile per i servizi con pianificazione oraria: saloni, noleggio, visite in cliniche.

Dopo la configurazione, la risorsa viene visualizzata nella pianificazione. È possibile aggiungere prenotazioni manualmente alla risorsa o collegare un modulo CRM: in questo modo i clienti potranno prenotare autonomamente.
Prenotazione online: panoramica
Prenotazione online: aggiungi una risorsa
Come prenotare un servizio per un cliente
Come registrare un cliente per un servizio dalla scheda CRM

Utilizzare i moduli CRM per la prenotazione dei clienti

In Bitrix24 è possibile configurare un modulo che consente ai clienti di prenotare autonomamente i servizi tramite il sito web o i social network. Il cliente seleziona il servizio, lo specialista e l'orario disponibile, mentre tutti i dati vengono salvati automaticamente nel CRM.

Sono disponibili sei tipi di moduli. Scegli quello più adatto al tuo scenario:

• Selezione automatica delle risorse. Il modulo propone automaticamente uno slot disponibile e uno specialista. È utile quando il cliente vuole prenotare rapidamente senza scegliere un professionista specifico.
• Seleziona tra le risorse disponibili. Il cliente visualizza gli slot disponibili nella data scelta e seleziona l'orario più adatto. È utile quando sono importanti data e orario, ma non lo specialista.
• Seleziona da tutte le risorse. Il cliente sceglie autonomamente specialista, data e orario. È utile quando vuole prenotare con un professionista specifico.
• Seleziona automaticamente la risorsa per il servizio. Il cliente sceglie il servizio e il modulo propone uno slot disponibile e uno specialista. È utile quando vuole prenotare rapidamente senza scegliere un professionista specifico.
• Seleziona slot orario per il servizio. Dopo aver scelto il servizio, il cliente visualizza gli slot disponibili e seleziona data e orario più comodi.
• Seleziona risorsa per il servizio. Il cliente sceglie servizio, specialista, data e orario. È utile quando desidera ricevere il servizio da un professionista specifico.

Per creare un modulo per la prenotazione online, esegui quattro passaggi.

1-3. Apri la sezione Prenotazione e fai clic su Estensione Prenotazione online > Usa questo modulo.
4. Seleziona il tipo di modulo e configura i campi: indica servizi e risorse.

Dopo aver completato la configurazione, salva e pubblica il modulo: sarà pronto per essere utilizzato sul sito web, nei social network o nei messenger.
Come creare un modulo di prenotazione online