La prenotazione è integrata nella scheda affare: i dipendenti possono creare una prenotazione per un servizio senza uscire dalla scheda e tutti i dettagli vengono salvati automaticamente nella timeline. Lo strumento aiuta le aziende a organizzare gli appuntamenti con i clienti e a raggiungere tre obiettivi:

• Ridurre il numero di mancate presentazioni. Il CRM ricorda automaticamente al cliente l'appuntamento: tramite SMS o WhatsApp. Questo aiuta a ridurre il numero di prenotazioni dimenticate o mancate.
• Semplificare la gestione dei clienti. Tutte le azioni, dalla prenotazione alla conferma, vengono registrate nel CRM. Il dipendente vede l'intera cronologia delle comunicazioni e può reagire rapidamente alle modifiche.
• Ottimizzare l'utilizzo delle risorse. Bitrix24 mostra gli slot disponibili, evita overbooking e aiuta a riempire la pianificazione.

Utilizzare la prenotazione nell'affare

Il dipendente apre la scheda Prenotazione e passa alla pianificazione. Qui seleziona uno slot disponibile, prenota il servizio per il cliente e monitora gli stati delle prenotazioni online. Nell'affare viene creata automaticamente un'attività con la data, l'ora e i dettagli dell'appuntamento. Tutte le azioni sono disponibili in un'unica finestra: puoi gestire facilmente l'orario della prenotazione e reagire rapidamente alle modifiche.

Notifiche e promemoria automatici. Dopo la creazione della prenotazione, il CRM invia al cliente un primo messaggio con le informazioni sull'appuntamento, senza il link di conferma. Se mancano più di 24 ore all'appuntamento, Bitrix24 invia un messaggio separato con il link di conferma. Se mancano meno di 24 ore, la prenotazione viene considerata automaticamente confermata. In questo caso, il messaggio con il link non viene inviato.

Tutti gli eventi, come l'invio e la consegna dei messaggi, la lettura e i clic sul link, vengono registrati nella timeline dell'affare. In questo modo puoi monitorare il processo e intervenire tempestivamente se il cliente non risponde. Se il promemoria automatico non è sufficiente, il dipendente può inviare personalmente un messaggio al cliente al momento opportuno: ad esempio, il giorno prima dell'appuntamento o subito dopo l'annullamento.

Monitoraggio degli stati delle prenotazioni. Tutte le prenotazioni nella pianificazione sono evidenziate con colori diversi in base allo stato attuale dell'appuntamento:

• verde: il cliente ha confermato,
• azzurro: il cliente non ha confermato,
• arancione: il cliente non si è presentato.

I contatori rossi mostrano quanti clienti non hanno ancora confermato la prenotazione o sono in ritardo. Il dipendente vede subito quali prenotazioni richiedono attenzione. Ad esempio, se il cliente non ha confermato la prenotazione, c'è ancora tempo per chiamarlo e chiedere conferma. Tutte le azioni vengono registrate nella timeline: messaggi, stati e conferme. Questo aiuta a non perdere clienti e a gestire le prenotazioni.
Prenotazione online: panoramica
Come configurare e utilizzare la prenotazione online

Scenari di utilizzo della prenotazione

La prenotazione aiuta a gestire il carico di lavoro dei dipendenti e delle risorse. Bitrix24 offre diversi scenari: prenotazione di più risorse, overbooking e lista d'attesa. Questi strumenti aiutano a non perdere clienti e ad aumentare le vendite, anche quando la pianificazione è già piena.

Sovrapposizione di risorse. Alcuni servizi richiedono più risorse contemporaneamente: dipendenti, veicoli, attrezzature o locali. Ad esempio, per consegnare mobili servono un camion e una squadra. Nel CRM seleziona la risorsa principale, ad esempio uno specialista, e aggiungi le risorse supplementari. Bitrix24 mostrerà solo gli slot in cui tutte le risorse sono disponibili. Questo aiuta a evitare overbooking e a fornire il servizio in tempo.
Prenotazione online: aggiungi una risorsa

Overbooking. Se alcuni clienti non si presentano, puoi utilizzare l'overbooking: prenotare due clienti per lo stesso orario. Questo riduce i tempi di inattività nelle ore di maggiore affluenza. In Bitrix24, il dipendente fa clic su Overbooking e aggiunge un secondo cliente a uno slot già occupato. Se si presentano entrambi, puoi offrire un bonus a uno dei due oppure spostare l'appuntamento.

Ad esempio, se in un salone di bellezza 1 cliente su 10 non si presenta, l'amministratore aggiunge un secondo cliente allo slot del mattino. Se qualcuno annulla l'appuntamento, il professionista non rimane inattivo.
Come prenotare un servizio per un cliente
Come utilizzare l'overbooking

Lista d'attesa. Quando tutti gli slot sono occupati, puoi aggiungere il cliente alla lista d'attesa. Il dipendente indica nel commento alla prenotazione le informazioni aggiuntive: il servizio, l'orario desiderato e altri dettagli. Se qualcuno annulla l'appuntamento, il dipendente propone l'orario che si è liberato a un altro cliente. Ad esempio, in un'officina tutti gli slot della settimana sono occupati. Al cliente viene proposto di entrare nella lista d'attesa. Due giorni dopo qualcuno annulla un appuntamento per la diagnostica: il dipendente chiama il cliente in attesa e l'officina non perde la vendita.
Prenotazione online: come aggiungere un cliente alla lista d'attesa
Come utilizzare la lista d'attesa

La prenotazione aiuta a distribuire uniformemente il carico di lavoro, ridurre le mancate presentazioni e reagire più rapidamente alle modifiche nella pianificazione. Utilizza gli scenari disponibili per aumentare l'efficienza e non perdere clienti.