Un servizio con più risorse è un'offerta complessa in cui il cliente riceve un unico servizio, ma per eseguirlo sono necessarie contemporaneamente due o più risorse dell'azienda. Ad esempio, un'autofficina può iniziare una riparazione quando sono disponibili sia il meccanico sia il ponte sollevatore. Con la prenotazione in Bitrix24, il dipendente può prenotare questi servizi combinando più risorse in un unico slot orario.

I bundle di risorse aiutano a risolvere tre problemi che un'azienda può incontrare:

• Evitare conflitti nella pianificazione. Bitrix24 impedisce che clienti diversi vengano prenotati per errore sulla stessa risorsa. Se necessario, il dipendente può comunque prenotare manualmente un cliente su una risorsa già occupata, ad esempio in caso di overbooking.
• Garantire il pieno utilizzo delle risorse. Tutte le risorse, come specialisti, attrezzature e locali, vengono utilizzate senza tempi di inattività.
• Ridurre le operazioni di routine. I dipendenti non devono confrontare manualmente le pianificazioni: Bitrix24 mostra gli slot disponibili.

Scenari di utilizzo dei bundle di risorse

I bundle di risorse vengono utilizzati in diversi settori. Quando per un servizio sono necessarie contemporaneamente più risorse, ad esempio specialisti, attrezzature o locali, è importante che siano tutte disponibili nello stesso momento. Se una risorsa è occupata, il servizio non può essere eseguito.

Vediamo tre scenari in cui i bundle di risorse aiutano a evitare overbooking.

• Lavori di installazione e costruzione. Per installare una struttura pubblicitaria sono necessari una squadra e mezzi speciali. Se una delle risorse non è disponibile, il lavoro non può essere eseguito. Ad esempio, se i mezzi arrivano ma la squadra non è presente, rimangono inutilizzati. Se accade il contrario, la squadra perde un turno di lavoro. Bitrix24 risolve il problema con i bundle di risorse: il dipendente può prenotare l'intero bundle e visualizzare solo gli slot orari adatti.
• Noleggio di attrezzature con operatore. Quando un cliente noleggia un'attrezzatura insieme a uno specialista, ad esempio una gru con gruista o un autobus con autista, è importante evitare overbooking. La prenotazione deve tenere conto della disponibilità di entrambe le risorse. Grazie ai bundle di risorse in Bitrix24, non è possibile prenotare il servizio se una delle risorse non è disponibile.
• Autofficina e assistenza. Per riparare un'auto sono necessari contemporaneamente un meccanico e un ponte sollevatore. Bisogna tenere conto sia dell'orario del meccanico sia della disponibilità dell'attrezzatura. I bundle di risorse garantiscono che entrambe le risorse siano disponibili: il dipendente può prenotare il cliente solo negli orari in cui sono liberi sia il meccanico sia il ponte sollevatore. In questo modo, il servizio può funzionare senza interruzioni.

Utilizzare i bundle di risorse

La prenotazione online consente di gestire la pianificazione e prenotare servizi per i clienti. Se per un servizio sono necessarie più risorse, utilizza i bundle di risorse. In Bitrix24 puoi assegnare un servizio contemporaneamente a più risorse, come uno specialista, un locale o un'attrezzatura. Questo scenario è chiamato “Prenotazioni multiple”. I bundle di risorse vengono applicati automaticamente se selezioni due o più risorse durante la prenotazione. Non importa come vengono visualizzate, in colonne o in un elenco. Possono essere:

• due risorse principali, ad esempio uno specialista e un locale,
• due risorse aggiuntive, ad esempio un'attrezzatura e un veicolo,
• una combinazione di una risorsa principale e una aggiuntiva, ad esempio uno specialista e un'attrezzatura.

Per configurare le prenotazioni multiple, completa quattro passaggi:

1. Crea le risorse necessarie. Vai alla sezione Prenotazione dalla scheda dell'affare o dal menu laterale del CRM. Fai clic su Aggiungi una risorsa e seleziona il settore. Specifica un nome chiaro e preciso per la risorsa: sarà visibile sia ai clienti durante la prenotazione sia ai dipendenti nel CRM. Il nome viene specificato nel primo passaggio della creazione della risorsa. Ad esempio: “Avvocato Rossi“ o “Studio n. 3“.

Nella sezione relativa alla visualizzazione, specifica:

• Mostra come intestazione delle colonne, se la risorsa è importante e deve essere sempre visualizzata nella pianificazione. Ad esempio, uno specialista o un locale.
• Mostra come risorsa ausiliaria, se la risorsa è ausiliaria e viene selezionata manualmente durante la prenotazione. Ad esempio, un'attrezzatura o un locale aggiuntivo. Per impostazione predefinita, questa risorsa non viene visualizzata nella pianificazione, ma il dipendente può spostarla manualmente in una colonna separata, se necessario.

Specifica quindi l'orario, la durata della prenotazione e configura i promemoria per i dipendenti e le notifiche per i clienti.

2. Configura i bundle di risorse. Dopo aver creato le risorse, scegli come utilizzarle: con qualsiasi specialista o solo con specialisti specifici. Se qualsiasi specialista può utilizzare questa risorsa, attiva l'opzione Applica restrizioni del bundle a tutto. Questa impostazione è utile, ad esempio, per un locale o un'attrezzatura condivisa. Durante la prenotazione vedrai tutti gli slot disponibili in base alla disponibilità della risorsa e di almeno uno specialista.

Se la risorsa deve essere utilizzata solo con un determinato dipendente, non attivare Applica restrizioni del bundle a tutto. Seleziona invece manualmente le risorse necessarie quando crei la prenotazione. Nella pianificazione verranno visualizzati solo gli slot in cui sono disponibili sia lo specialista necessario sia la relativa risorsa. Questa impostazione consente al dipendente di visualizzare solo le opzioni adatte ed evitare errori durante la prenotazione.

3. Crea una prenotazione con più risorse. Il dipendente può aggiungere manualmente una prenotazione nella pianificazione. Per farlo, deve specificare una risorsa aggiuntiva, selezionare uno slot disponibile sotto la risorsa principale e inserire i dati del cliente. Se il dipendente crea la prenotazione da un affare, le informazioni sul cliente vengono inserite automaticamente.
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