La lista d'attesa aiuta a non perdere un cliente anche se tutti gli slot sono occupati. Quando qualcuno annulla una prenotazione, il dipendente può proporre subito l'orario che si è liberato a chi ha lasciato una richiesta in anticipo ed è in attesa del proprio turno.

Con la lista d'attesa, l'azienda può:

Mantenere i clienti. Se non ci sono slot disponibili nella data e nell'orario desiderati, il cliente può rivolgersi a un altro salone o servizio. La lista d'attesa aiuta a a non perdere il cliente: salvi i suoi contatti e le sue preferenze e, non appena si libera un orario adatto, gli fai una proposta. Ad esempio, un cliente voleva prenotare un appuntamento con uno stylist per venerdì, ma tutti gli slot erano occupati. Il dipendente lo aggiunge alla lista d'attesa. Giovedì qualcuno annulla una prenotazione: il dipendente propone al cliente l'orario che si è liberato. Il cliente accetta e non perdi la vendita. Inoltre, questo cliente rimane nel CRM: in seguito puoi fargli una nuova proposta.

Utilizzare le risorse. Se qualcuno annulla una visita all'ultimo momento, senza la lista d'attesa lo slot può rimanere vuoto. La lista d'attesa consente di invitare subito un altro cliente: in questo modo il tempo dello specialista o l'attrezzatura non rimangono inutilizzati. Ad esempio, un servizio di riparazione dispone di un numero limitato di tecnici. Un cliente annulla una visita all'ultimo momento e, senza una sostituzione, il tecnico perderebbe un'ora di lavoro. Il dipendente apre la lista d'attesa, trova un cliente con una richiesta simile e gli propone l'orario disponibile. In questo modo il tecnico non rimane inattivo e il servizio riceve il pagamento per il lavoro.

Scenari di utilizzo della lista d'attesa

La lista d'attesa è utile quando il numero di richieste supera le risorse disponibili dell'azienda o quando i clienti annullano spesso le prenotazioni. Invece di rifiutare la richiesta, proponi al cliente di attendere: non appena si libera un orario, contatti un cliente dalla lista d'attesa. È utile in caso di domanda elevata e cancellazioni frequenti.

• Domanda stagionale. Quando tutti gli slot sono occupati, l'amministratore propone al cliente di lasciare i propri dati. Se qualcuno annulla una prenotazione, il dipendente chiama il cliente successivo nella lista e occupa rapidamente l'orario disponibile.
• Cancellazioni frequenti. Nei saloni di bellezza, le prenotazioni possono essere annullate poche ore prima della visita. Per evitare tempi di inattività, l'amministratore può contattare un cliente dalla lista d'attesa e proporgli l'orario che si è liberato.

Ad esempio, un gommista gestisce le prenotazioni per il cambio degli pneumatici. Tutti gli slot del mattino e della sera sono occupati per le due settimane successive. I clienti che non sono riusciti a prenotare un orario comodo vengono aggiunti alla lista d'attesa. Se qualcuno annulla una visita, il dipendente propone subito l'orario che si è liberato ai clienti in attesa. In questo modo il servizio non perde tempo e denaro a causa dell'inattività delle attrezzature.

Utilizzare la lista d'attesa nella prenotazione online

Il lavoro con la lista d'attesa comprende quattro azioni: aggiungere un cliente, monitorare gli orari disponibili, spostare la prenotazione nel calendario ed eliminare le prenotazioni non più attuali. Di seguito trovi quattro passaggi che spiegano come il dipendente può lavorare con la lista d'attesa:

1. Aggiungere un cliente alla lista d'attesa. Nel blocco Lista d'attesa fai clic su + Aggiungi. Seleziona un cliente dal CRM o creane uno nuovo, indica il servizio, la data e l'orario preferiti. Se necessario, aggiungi un commento: ad esempio, se il cliente ha preferenze relative allo specialista. Il cliente apparirà nella lista d'attesa e attenderà che si liberi un orario.

2. Controllare la lista d'attesa. La lista d'attesa deve essere controllata regolarmente. Il dipendente controlla la lista al mattino e durante la giornata per vedere chi è in attesa di una prenotazione. Per impostazione predefinita, le prenotazioni aggiunte più di recente vengono visualizzate per prime, quindi è importante controllare l'intera coda: in particolare chi è in attesa da più tempo.

3. Spostare il cliente nel calendario. Quando si libera uno slot nel calendario, il dipendente trascina la prenotazione dalla lista d'attesa al calendario. Bitrix24 prenota il cliente nell'orario desiderato e gli invia una notifica.

4. Eliminare le prenotazioni non più attuali. Se il cliente non è più in attesa del servizio, eliminalo dalla lista: in questo modo la lista d'attesa rimane aggiornata.
Prenotazione online: come aggiungere un cliente alla lista d'attesa