I gruppi di nodi «Gestione incarichi» e «Distribuzione incarichi» contengono azioni e trigger per lavorare con gli incarichi all'interno del flusso:

• Gestione incarichi: nodi per eseguire le operazioni di base con gli incarichi. Consentono di creare incarichi, modificarne i parametri, assegnare i responsabili e recuperare i dati necessari.
• Distribuzione incarichi: nodi per lavorare con i flussi. Consentono di distribuire automaticamente gli incarichi tra i partecipanti in base alle regole specificate. Non è necessario controllare manualmente gli incarichi: il flusso reagisce automaticamente agli eventi, ad esempio a una modifica dello stato o a una scadenza, e ridistribuisce il carico di lavoro quando necessario.

Nodo Incarico

Il nodo crea e gestisce gli incarichi all'interno del flusso di lavoro. Apri il nodo e, nella sezione Regole e seleziona il tipo di regola: Azione. Nell'elenco, seleziona l'operazione da eseguire con l'incarico:

• crea incarico,
• ottieni informazioni sull'incarico,
• modifica incarico,
• modifica stato,
• modifica responsabile,
• elimina incarico.

Crea incarico: crea un incarico per un dipendente.

Ad esempio, in un'azienda è configurato un flusso di onboarding per i nuovi dipendenti. Al flusso partecipano uno specialista HR, un supervisore e uno specialista IT, ognuno dei quali deve svolgere la propria parte del lavoro.

Quando viene avviato il flusso «Assumi un nuovo dipendente», Bitrix24 crea automaticamente gli incarichi per tutti i partecipanti: lo specialista HR deve preparare i documenti e inviare l'offerta di lavoro, il supervisore deve condurre il colloquio e approvare il candidato, mentre lo specialista IT deve preparare la postazione di lavoro e gli accessi. In questo modo, tutti gli incarichi vengono creati al momento opportuno e nessun passaggio viene tralasciato.

Ottieni informazioni sull'incarico: recupera i dati dall'incarico e li utilizza nei passaggi successivi del flusso.

Ad esempio, in un'azienda i dipendenti creano incarichi per preparare i contratti con i clienti. È importante che i dati dell'incarico vengano inseriti automaticamente nei documenti.

Nel flusso «Prepara il contratto per il cliente», Bitrix24 recupera la data di creazione dell'incarico e la inserisce nel documento. Il dipendente non deve compilare manualmente i dati: sono già presenti nell'incarico e vengono utilizzati automaticamente nel flusso.

Modifica incarico: aggiorna i parametri dell'incarico, come la scadenza, la descrizione o altri campi. Prima della configurazione, seleziona l'incarico che ha attivato il trigger oppure un incarico appartenente all'affare collegato.

Ad esempio, in un'azienda i dipendenti lavorano con incarichi per la preparazione dei documenti dei clienti. Se un incarico non viene completato entro la scadenza, è importante che il supervisore intervenga tempestivamente.

Nel flusso è configurato il trigger «Scadenza incarico». Quando scade il termine dell'incarico, Bitrix24 aggiunge automaticamente il supervisore come osservatore. Il supervisore riceve una notifica e può intervenire subito nell'incarico senza attendere un messaggio dal dipendente.

Modifica stato: sposta l'incarico nella fase necessaria. L'azione utilizza l'incarico selezionato, ad esempio quello che ha attivato il trigger oppure un incarico collegato al flusso.

Ad esempio, nel CRM un dipendente lavora con gli affari di diversi clienti. Per i clienti principali, l'azienda prevede un controllo aggiuntivo: prima dell'invio dei documenti o dell'avvio dei lavori, il supervisore deve esaminare l'incarico. Per gli altri clienti, questo controllo non è necessario.

Nel flusso è configurato il trigger «Raggiungimento stato incarico specificato». Quando l'incarico passa allo stato «In fase di revisione», Bitrix24 controlla i dati dell'affare a cui è collegato. Se l'affare non riguarda un cliente principale, il flusso sposta automaticamente l'incarico nello stato «Completato». In questo modo, gli incarichi ordinari non rimangono bloccati nella fase di revisione e i dipendenti non devono completarli manualmente.

Modifica responsabile: assegna l'incarico a un altro responsabile. L'azione utilizza l'incarico selezionato, ad esempio quello che ha attivato il trigger oppure un incarico recuperato dai dati collegati del flusso.

Ad esempio, in un'azienda il lavoro con gli incarichi è collegato agli affari. Ogni affare contiene un incarico per la preparazione dei documenti. Se l'importo dell'affare supera una determinata soglia, l'incarico deve essere svolto da un dipendente con maggiore esperienza.

Il flusso controlla l'importo dell'affare, trova l'incarico collegato e assegna automaticamente come responsabile un dipendente senior. In questo modo, gli incarichi importanti vengono assegnati subito ai dipendenti appropriati.

Elimina incarico : rimuove l'incarico quando non è più necessario. L'azione utilizza l'incarico selezionato, ad esempio quello che ha attivato il trigger oppure un incarico recuperato da altre azioni.

Ad esempio, in un'azienda gli incarichi nel CRM consentono di controllare le fasi del lavoro con i clienti. Alcuni incarichi sono necessari solo come passaggio intermedio, ad esempio per verificare i dati o preparare un documento.

Nel flusso è configurato il trigger «Raggiungimento stato incarico specificato». Quando l'incarico passa allo stato «Completato», Bitrix24 lo elimina se si trattava di un incarico tecnico non più necessario. In questo modo, l'elenco degli incarichi non diventa troppo lungo e i dipendenti vedono solo il lavoro corrente.

Raggiungimento stato incarico specificato

Il trigger avvia il flusso quando l'incarico passa allo stato specificato, ad esempio «In corso», «In fase di revisione» o «Completato». Consente di reagire automaticamente alle modifiche degli incarichi: non è necessario controllarne manualmente lo stato perché il flusso si avvia automaticamente.

Vediamo alcuni esempi:

• In un affare, il dipendente assegna al legale l'incarico di approvare il contratto con il cliente. Quando il legale completa l'incarico e lo sposta nello stato «Completato», Bitrix24 avvia il flusso e invia il contratto al cliente oppure sposta l'affare nella fase successiva. Il dipendente non deve controllare l'incarico perché il flusso si avvia automaticamente.
• L'azienda assume un nuovo dipendente. Lo specialista HR crea un incarico per preparare la postazione di lavoro. Quando l'incarico passa allo stato «In corso», Bitrix24 avvia il flusso e crea gli incarichi: lo specialista IT deve fornire il computer portatile e gli accessi, il contabile deve registrare il dipendente nel software di contabilità e il supervisore deve organizzare una riunione introduttiva.

Scadenza incarico

Il trigger avvia il flusso quando l'incarico passa allo stato «Scaduto». Consente di reagire tempestivamente ai ritardi, ad esempio inviando una notifica al supervisore o avviando altre azioni. Non è necessario controllare manualmente le scadenze perché il flusso si avvia automaticamente. Vediamo alcuni esempi:

• In un affare, il dipendente assegna al contabile l'incarico di preparare una fattura per il cliente. Se l'incarico diventa scaduto, Bitrix24 avvia il flusso e invia una notifica al supervisore oppure crea un nuovo incarico contrassegnato come «Urgente».
• Nell'azienda è presente un incarico per preparare un'offerta commerciale. Se l'incarico scade, Bitrix24 avvia il flusso, invia una notifica al supervisore e assegna come responsabile un dipendente senior.