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Regole di automazione nel CRM

Utilizza le regole di automazione per ottimizzare il processo di gestione dei clienti ed elaborare automaticamente le attività ricorrenti: appuntamenti, e-mail, chiamate, incarichi, ecc.

Per accedere alle regole di automazione, fai clic sul pulsante Regole di automazione nel kanban o nell’elenco degli elementi CRM.

Le regole di automazione sono previste per i lead, le offerte, i preventivi, le fatture e per l’automazione intelligente del processo, tuttavia, Il numero di funzionalità disponibili varia a seconda del piano di abbonamento. Per maggiori informazioni, ti invitiamo a consultare la tabella comparativa dei piani.


Come funzionano le regole di automazione?

In Bitrix24 una regola di automazione viene associata a uno stato specifico. Non appena un’entità CRM passa a un nuovo stato, viene attivata la regola di automazione impostata per questo stato.

In questo esempio la regola di automazione verrà attivata quando l’offerta raggiungerà la seconda fase.

Ciascuna regola di automazione prevede solo un tipo di azione: la modifica del responsabile, la creazione del documento, ecc. Allo stesso tempo, è possibile aggiungere più regole di automazione alla stessa fase che verranno attivate contemporaneamente o secondo una sequenza specifica.

Nelle offerte le regole di automazione vengono configurate separatamente per ciascuna pipeline.

Nella scheda dell’elemento puoi verificare se la regola di automazione ha funzionato o meno.

Lo stato di esecuzione della regola di automazione viene visualizzato con un colore di sfondo e un’icona:

  • Sfondo verde e segno di spunta: la regola di automazione è stata avviata e l’azione è stata completata.
  • Sfondo verde e icona rossa: la regola di automazione è stata avviata, ma l’azione non è stata effettuata. Fai clic sull’icona per vederne la causa.
  • Sfondo bianco e icona a forma di cerchio: la regola di automazione non è stata ancora avviata. Ad esempio, la regola di automazione deve essere avviata dopo quella precedente oppure è prevista una pausa.
  • Sfondo bianco senza icone: la regola di automazione non è stata avviata. Ad esempio, non è stata rispettata una condizione.

Leggi di più nell’articolo Utilizzo delle condizioni nelle regole di automazione.


Azioni

È possibile creare, copiare, spostare, modificare ed eliminare le regole di automazione. Ci vogliono delle autorizzazioni di accesso necessarie per farlo.

Leggi di più nell’articolo Autorizzazioni di accesso nel CRM..

Per creare una regole di automazione, fai clic su “+” nella fase necessaria.

Per modificare, copiare o eliminare le regole di automazione, fai clic sull’apposita icona. L’azione Copia prevede 2 opzioni:

  • Copiare una regola di automazione. In questo caso viene creata una copia della regola di automazione che può essere spostata in un'altra fase con il mouse. Per fare ciò, fai clic su Copiare nella scheda della regola di automazione.
  • Copiare e trasferire un gruppo di regole di automazione. Utilizza questa opzione per copiare e spostare le regole di automazione fra le fasi, le pipeline e gli elementi CRM.

Leggi di più nell’articolo Copiare e spostare le regole di automazione fra fasi, pipeline ed elementi CRM.


Condizioni nelle regole di automazione

Per la maggior parte delle regole di automazione sono previste le impostazioni utilizzando le quali puoi configurare il momento e le condizioni per attivare queste regole.

Leggi di più nell’articolo Utilizzo delle condizioni nelle regole di automazione.


Categorie di regole di automazione

Le regole di automazione possono essere suddivise in diverse categorie:

Trigger

I trigger sono delle regole di automazione che spostano l’elemento nella fase in cui si trovano i trigger stessi.

Leggi di più nell’articolo Trigger.

Per dipendente

Leggi di più nell'articolo Regole di automazione: Per dipendente.

  • Aggiungi alla eccezioni: i dati del lead o dell’offerta verranno aggiunti alle Eccezioni. Le e-mail e chiamate di questo cliente non verranno registrate nel CRM.
  • Aggiungi commento: all’offerta o al lead verrà aggiunto un commento. Lo troverai nella scheda CRM.
  • Scrivi nel registro: alla cronologia del lead o dell’offerta verranno aggiunte informazioni aggiuntive. Per visualizzarle, vai nella sezione Cronologia e vedi la colonna Tipo evento Informazioni.
  • Aggiungi messaggio a Flusso attività: nel Flusso attività (Feed) verrà creato un messaggio con il titolo, il testo del messaggio e i destinatari specificati.
  • Annulla prenotazione: verrà annullata qualsiasi prenotazione attiva nel campo selezionato. Leggi di più nell’articolo Prenotare risorse: come configurare la scheda CRM.
  • Attendi: Questa regola consente di lasciare commenti per lead/offerte inattivi. Qualsiasi attività da parte del cliente termina l'attesa. Ad esempio, puoi inviare una e-mail e attendere finché il cliente non risponde.
  • Attività: verrà creata automaticamente un'attività per il dipendente specificato.
  • Cambia osservatori: verranno modificati gli osservatori nel lead o nell’offerta.
  • Controllo: al supervisore verrà inviato un messaggio. Questa regola consente di monitorare i progressi del record CRM e avvisare il supervisore nel caso in cui per un periodo di tempo specificato non si svolge nessuna attività riguardo un lead o un'offerta.
  • Crea contatto per lead: verrà creato un contatto associato al lead. In questo caso il lead diventa ripetuto (la regola non converte il lead, ma crea un contatto associato a esso).
  • Crea da origine: la regola di automazione può convertire il lead o l’offerta e creare in base a essi un'offerta, un contatto o un’azienda (per il lead) oppure una fattura o un preventivo (per l’offerta).
  • Crea Documento CRM: seleziona un modello dall’elenco e in base a esso verrà creato un documento.
  • Elimina record CRM: questa regola consente di eliminare un lead o un’offerta corrente (ad esempio, un lead indesiderato).
  • Genera codice: il sistema consente di creare un codice con il formato e la lunghezza selezionati. Utilizzando questo codice, è possibile creare un codice sconto individuale per ciascun cliente.
  • Incarico: puoi assegnare un incarico a un dipendente selezionato. Inserisci il nome, la descrizione dell’incarico, seleziona un responsabile e la scadenza. Fai clic su Altro per accedere alle ulteriori impostazioni.
  • Invia SMS: verrà inviato un sms al responsabile o agli altri dipendenti selezionati (prima occorre configurare un provider).
  • Invia e-mail: il sistema invierà una e-mail al responsabile. È possibile aggiungere altri destinatari.
  • Notifica: verrà inviata una notifica ai dipendenti selezionati. Ad esempio, è possibile configurare questo parametro per inviare ai sales manager un promemoria relativa alle azioni da compiere per elaborare un nuovo lead.
  • Modifica azienda: la regola di automazione consente di modificare automaticamente qualsiasi informazione dell’azienda in un’offerta. Seleziona un campo e indica un nuovo valore.
  • Modifica contatto: la regola di automazione consente di modificare automaticamente qualsiasi informazione del contatto principale in un’offerta. Seleziona un campo e indica un nuovo valore.
  • Modifica elemento: la regola di automazione modifica il campo selezionato del lead o dell’offerta.
  • Modifica responsabile: verrà cambiato il responsabile dell’elemento CRM.
  • Modifica stato: modifica automaticamente lo stato (o la fase) dell’elemento (lead o offerta) dopo che una determinata condizione è stata rispettata.
  • Pianifica una chiamata: verrà automaticamente pianificata una chiamata e il tuo sales manager verrà avvisato al riguardo.
  • Pianifica una riunione: verrà pianificato un incontro che verrà aggiunto alle attività del dipendente a al suo calendario personale.
  • Prenota una risorsa: la regola prenota automaticamente una risorsa e assegna la data e l’ora selezionate a un dipendente specificato. Leggi di più nell’articolo Prenotare risorse: come configurare la scheda CRM.

Comunicazioni con i clienti

Leggi di più nell’articolo Regole di automazione: Comunicazioni con i clienti.

  • Invia SMS: il sistema invia un sms predefinito al cliente tramite un provider selezionato.
  • Invia e-mail: il sistema invia e-mail ai tuoi clienti.
  • Invia tramite Canale aperto: leggi di più nell’articolo Canali aperti: Impostazioni.
  • Robocall: verrà effettuata una chiamata automatizzata al cliente che include un testo registrato.

Pubblicità

La regola di automazione aggiunge automaticamente i dati del cliente al pubblico di destinazione per il quale è stata configurata la pubblicità.

La regola di automazione invia solo i dati. Devi prima creare una campagna pubblicitaria e un pubblico di destinazione in Facebook o Google AdWords.

Regole di automazione personalizzate

Si tratta di webhook e di app di Market che aggiungono le regole di automazione di sviluppatori di terze parti.

Leggi di più nell’articolo Esempi di webhook per gli sviluppatori.


FAQ

In questa sezione sono disponibili le risposte alle domande più frequenti riguardanti le regole di automazione.

Perché non ho accesso alle regole di automazione?

Il numero di funzionalità disponibili varia a seconda del piano di abbonamento. Per maggiori informazioni, ti invitiamo a consultare la tabella comparativa dei piani.

È possibile che una regola di automazione si attivi a causa di un evento relativo all’elemento CRM? Ad esempio, è stato creato un incarico oppure qualche campo della scheda CRM è stato completato.

No. Le regole di automazione non sono associate agli eventi della scheda CRM, ma ai cambiamenti della fase dell’offerta o dello stato del lead.

Ho aggiunto una regola di automazione a una fase con le offerte già esistenti. Perché la regola di automazione non si attiva?

Se un elemento è stato spostato nella fase prima dell'aggiunta della regola di automazione, la regola di automazione non verrà eseguita.

Ho spostato un elemento nella fase successiva, ma non tutte le regole di automazione aggiunte alla fase precedente sono state eseguite. Cosa succede in questo caso?

Dopo aver spostato l'elemento nella fase successiva, tutte le regole che non sono ancora state eseguite verranno interrotte.

Le regole di automazione vengono aggiunte per l’intero account Bitrix24 o separatamente per ogni dipendente?

Le regole di automazione vengono aggiunte per l’intero account Bitrix24, tuttavia, è possibile aggiungere diverse regole di automazione per diverse pipeline.

Chi può configurare le regole di automazione?

Tutti gli utenti muniti di apposite autorizzazioni di accesso.

Posso aggiungere diverse regole di autorizzazione alla stessa fase?

Certo. Puoi inoltre specificare le condizioni per l'esecuzione di ciascuna regola di automazione.

Posso configurare una regola di automazione in modo che venga eseguita con un ritardo?

Si. Il ritardo minimo è di dieci minuti.

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