Per la maggior parte delle regole di automazione sono previste le impostazioni Esegui, Condizione e Dopo la precedente regola di automazione utilizzando le quali puoi configurare il momento e le condizioni per attivare queste regole. Ad esempio, puoi avviare le regole di automazione secondo una sequenza specifica oppure solo nei giorni feriali.

Quando l'elemento CRM raggiunge la fase con la regola di automazione configurata, la prima cosa da controllare è se quest'ultima dovrebbe funzionare immediatamente o meno. In seguito occorre esaminare la condizione impostata. Se la condizione viene rispettata, la regola di automazione funzionerà.

Esegui

Il processo di avvio della regola di automazione può essere diviso in due fasi:

• Momento di avvio: è uguale per tutte le regole di automazione. La regola di automazione viene attivata quando l’elemento raggiunge la fase in cui è stata configurata.
• Momento di esecuzione: si tratta del periodo di tempo dopo il quale la regola di automazione viene effettivamente eseguita dopo l’avvio.

Non è possibile modificare il momento di avvio, tuttavia, puoi modificare quello di esecuzione. Ad esempio, l’esecuzione della regola di automazione può essere rimandata di 3 giorni oppure fino al giorno del compleanno del cliente.

Per impostazione predefinita, è impostato il valore Immediatamente, quindi la regola di automazione verrà eseguita non appena l’elemento raggiunge la fase necessaria.

Per le opzioni Tra, In, Ora esatta, puoi utilizzare qualsiasi campo del tipo Data e Data/Ora.

Ad esempio, nella scheda dell’offerta puoi creare il campo Data dell'appuntamento con il cliente e inviare un promemoria al cliente e a te stesso con 2 ore di anticipo.

Condizione

Puoi configurare le condizioni che determinano l’esecuzione della regola di automazione, ad esempio, se l’importo dell'offerta è superiore a 5000 o se a un determinato dipendente è stato assegnato il ruolo di responsabile dell’offerta. Se l’offerta non rispetta le condizioni impostate, la regola di automazione non funzionerà, anche se l’elemento si trova nella fase giusta.

Le condizioni possono essere suddivise in semplici e composte:

Le condizioni semplici sono un confronto con il valore del campo. Se il valore nel campo dell’elemento CRM è uguale a quello impostato per la regola di automazione, quest’ultima funzionerà.

In questo esempio, la regola di automazione funzionerà se l’importo dell’offerta è maggiore di 5000. È da notare che questa condizione non verrà eseguita, se l’importo è di 5000. In questo caso occorre selezionare le condizioni: Importo maggiore di 4999 o Importo non minore di 5000.

Le condizioni composte prevedono uno o più blocchi separati da E oppure O. L’operatore O divide una singola condizione in blocchi.

Ad esempio, un dipendente si occupa solo dei clienti importanti B2B e di tutti i clienti B2G. Nel primo blocco sono previste 3 parti divise da E: Importo non minore di 10000, Valuta Euro e Tipo di azienda B2B. È la prima condizione. Se una di queste tre parti non è rispettata, l'intera prima condizione non verrà eseguita. In questo caso viene verificata la seconda condizione che prevede il tipo di azienda B2G. Se questa condizione viene rispettata, la regola di automazione si avvia.

Dopo la precedente regola di automazione

Se questa opzione è attiva, la regola di attivazione verrà attivata dopo quella precedente. Viene considerato l'ordine delle regole di automazione nella fase.

Puoi sempre spostare la regola di automazione sia all’interno della fase, che fra le varie fasi. Per fare ciò, trascinala con il mouse nel punto desiderato.

Importante:

• Se l’opzione Dopo la precedente regola di automazione è disattivata per tutte le regole di automazione, esse verranno eseguite contemporaneamente.
• Se la regola di automazione precedente non ha funzionato, non verrà eseguita neanche la regola di automazione con l’opzione Dopo la precedente regola di automazione attivata.