Utilizza le regole di automazione per ottimizzare il processo di gestione dei clienti ed elaborare automaticamente le attività ricorrenti: appuntamenti, e-mail, chiamate, incarichi, ecc.
Esempio 1: è possibile automatizzare il processo di invio di documenti ai clienti, utilizzando le regole di automazione Crea documento e Inviare e-mail al cliente.
Esempio 2: utilizza la regola di automazione Notifica al supervisore in modo che il supervisore possa controllare tutti i processi del reparto.
Come funzionano le regole di automazione?
In Bitrix24 una regola di automazione viene associata a uno stato specifico. Non appena un’entità CRM passa a un nuovo stato, viene attivata la regola di automazione impostata per questo stato.
Per accedere alle regole di automazione, vai nella sezione CRM, poi fai clic sul pulsante Regole di automazione nel kanban o nell’elenco degli elementi CRM.
Ciascuna regola di automazione prevede solo un tipo di azione: la modifica del responsabile, la creazione del documento, ecc. Allo stesso tempo, è possibile aggiungere più regole di automazione alla stessa fase che verranno attivate contemporaneamente o secondo una sequenza specifica.
Tipi di regole di automazione
Le regole di automazione possono essere suddivise in diverse categorie:
- Regola di automazione di base: è qualsiasi regola di automazione che esegue un'azione. Ad esempio, l'invio di SMS, la creazione di un documento, ecc.
- Regola di automazione ausiliaria:è una regola di automazione che non esegue un'azione, ma richiede o crea dati senza mostrare immediatamente il risultato. Per visualizzare i dati richiesti o creati dalla regola di automazione ausiliaria, è necessario aggiungere una regola di automazione di base in seguito. Questa regola di automazione fa vedere le informazioni, ad esempio, in una notifica o in un messaggio.
Leggi di più nell'articolo Regole di automazione ausiliarie.
- Per dipendente: eseguono alcune azioni all'interno del CRM o con i dipendenti: modificano documenti, inviano notifiche ai dipendenti, assegnano incarichi.
Leggi di più nell'articolo Regole di automazione: Per dipendente.
- Comunicazioni con i clienti: servono per comunicare con il cliente: inviare un SMS, un messaggio tramite Canale aperto, effettuare una chiamata automatizzata.
Leggi di più nell’articolo Regole di automazione: Comunicazioni con i clienti.
- Regole di automazione personalizzate: Si tratta di webhook e di app di Market che aggiungono le regole di automazione di sviluppatori di terze parti.
Leggi di più nell’articolo Esempi di webhook per gli sviluppatori.
- Trigger: I trigger sono delle regole di automazione che spostano l’elemento nella fase in cui si trovano i trigger stessi.
Leggi di più nell’articolo Trigger nel CRM.
- Regole di automazione di Bitrix24.Market: sono le regole di automazione create dei partner di Bitrix24.
Configurazione delle regole di automazione
Supponiamo che tu sia il proprietario di un negozio di mobili e che sul tuo sito sia installato un modulo CRM. Tutte le domande entrano nella prima fase delle offerte e vengono elaborate in 15-30 minuti. Inviamo un SMS al cliente che il manager lo contatterà entro 30 minuti per discutere i dettagli.
Quindi il cliente sarà sicuro che la sua domanda non è stata persa e il manager avrà abbastanza tempo per fare un'offerta speciale.
Il manager ha contattato il cliente e ora deve preparare i documenti. Deve spostare l'offerta nella fase successiva con due regole di automazione configurate. la prima crea il documento e la seconda invia al cliente un'e-mail con il link del documento generato.
Dopodiché, aggiungi un trigger che traccia il pagamento della fattura e sposta l'offerta nella fase corrispondente.
Nella stessa fase, aggiungi la regola di automazione Assegna incarico, che crea un incarico per il magazziniere per preparare l'ordine della spedizione.
In questo modo, in pochi minuti è possibile creare diverse regole di automazione che ottimizzano il lavoro del manager e portano avanti la chiusura delle offerte.