Le fatture ricorrenti ti aiutano a tenere traccia dei pagamenti regolari dei clienti, come affitti, servizi o abbonamenti. Il CRM crea e invia automaticamente queste fatture in base al programma che imposti. I clienti ricevono promemoria di pagamento puntuali e tu risparmi tempo sulle attività di routine.

In questo articolo vediamo come:

• creare una fattura ricorrente,
• inviare la fattura a un cliente,
• visualizzare l'elenco delle fatture ricorrenti.

Creare una fattura ricorrente

1. Vai alla sezione CRM > Vendite > Fatture.
2. Fai clic su Crea.
3. Compila i campi nella sezione Fatture ricorrenti.

Per aggiungere la sezione Fattura ricorrente al modulo, fai clic su Seleziona campo > Fattura ricorrente > Seleziona.

Fattura ricorrente
Indica con quale frequenza il CRM creerà automaticamente la fattura.

Sono disponibili due opzioni:

• Specifica intervallo — il CRM creerà le fatture secondo una pianificazione definita, ad esempio settimanale o mensile.
• Solo una volta, con un margine di tempo — la fattura verrà creata una sola volta, nella data indicata.

Intervallo di ripetizione
Scegli la frequenza di creazione della fattura: giornaliera, settimanale, mensile, annuale oppure personalizzata, ad esempio ogni tre giorni.

Interrompi fattura ricorrente
Definisci quando interrompere la creazione automatica delle fatture:

• Mai — le fatture continueranno a essere create senza limiti.
• Specifica data — l’ultima fattura verrà creata nella data indicata.
• Specifica numero iterazioni — il CRM interromperà la creazione dopo il numero di occorrenze impostato.

Crea prima fattura il
Indica quando deve essere creata la prima fattura.

Se attivi l’opzione Attendi prima di emettere la fattura creata, puoi posticiparne l’emissione. Questa opzione è utile per preparare i documenti in anticipo e inviarli alcuni giorni prima della scadenza del pagamento.
Ad esempio, se la prima fattura viene creata il 3 novembre e imposti un ritardo di 2 giorni, la fattura sarà creata il 3 novembre ma la Data fattura sarà il 5 novembre.

Termine pagamento fattura (imposterà la data di scadenza)
Specifica entro quando il cliente deve effettuare il pagamento. Questa informazione verrà mostrata nel modulo della fattura nel campo Pagare entro.

Al termine della configurazione, salva le modifiche.

Inviare la fattura a un cliente

Per l’invio automatico delle fatture ricorrenti, attiva l’opzione Invio automatico fattura e compila i seguenti campi:

Modello e-mail
Seleziona il modello email che verrà utilizzato per inviare la fattura al cliente.
Modelli e-mail nel CRM

Modulo stampabile
Scegli il modello di stampa che il CRM utilizzerà per generare la fattura.
Modelli di documenti

Mittente
Indica l’indirizzo email dal quale il CRM invierà la fattura al cliente.

Destinatari
Seleziona l’indirizzo email a cui inviare la fattura.
Se il contatto indicato nella fattura non ha un indirizzo email, l’elenco dei destinatari sarà vuoto. In questo caso, puoi aggiungere manualmente un indirizzo oppure selezionare un altro contatto dal CRM facendo clic su Aggiungi destinatario.
Una volta scelto, il destinatario verrà automaticamente indicato nel campo Cliente del modulo fattura.

Visualizzare l'elenco delle fatture ricorrenti

Dopo aver creato una fattura ricorrente, il CRM la memorizza come modello. Tutti questi modelli sono raccolti in un elenco separato, dove puoi vedere quali fatture sono configurate, chi ne è responsabile e quando vengono creati nuovi documenti.

1. Vai su Impostazioni (⚙️) e seleziona Modelli di fatture ricorrenti.
2. Se le colonne richieste non sono visualizzate, vai su Impostazioni (⚙️) nella tabella.
3. Seleziona i campi necessari. Ad esempio, seleziona il campo Fatture create per vedere il numero totale di fatture create per ogni modello.
4. Salva le modifiche.