Nella visualizzazione Scadenze, le schede di fatture e preventivi vengono distribuite automaticamente tra le colonne in base al termine di pagamento o al termine di validità del preventivo. Così puoi individuare rapidamente gli elementi che richiedono attenzione.
In questo articolo:
1. Vai nella sezione CRM.
2. Espandi Vendite.
3. Seleziona Fatture o Preventivi.
4. Passa alla visualizzazione Scadenze.
Differenze tra le visualizzazioni Scadenze e Kanban
La visualizzazione Scadenze è simile al Kanban, ma presenta alcune differenze.
Colonne fisse. Ci sono cinque colonne:
- Scaduto,
- Oggi,
- Questa settimana,
- Settimana successiva,
- Oltre due settimane.
Non puoi aggiungere, eliminare o rinominare queste colonne. Gli elementi vengono distribuiti automaticamente in base alle date indicate nei seguenti campi:
- Pagare entro: per le fatture,
- Valido fino a: per i preventivi.
Nessuna automazione. Nella visualizzazione Scadenze non puoi configurare regole di automazione, trigger o flussi di lavoro. Tutte le azioni, come spostare gli elementi o inviare promemoria, devono essere eseguite manualmente.
Gestire fatture e preventivi nella visualizzazione Scadenze
Nella visualizzazione Scadenze puoi:
- spostare fatture e preventivi tra le colonne,
- configurare le schede di visualizzazione e creazione,
- monitorare le scadenze,
- controllare gli importi delle fatture,
- pianificare attività,
- filtrare i dati.
Spostare fatture e preventivi. Il CRM distribuisce automaticamente le schede tra le colonne in base alle date indicate nei rispettivi campi. Puoi spostarle anche manualmente, ad esempio se un cliente chiede di posticipare il pagamento di una fattura.
Per cambiare la data per più elementi contemporaneamente, selezionali e spostali nella colonna desiderata.
Quando sposti una scheda in un’altra colonna, il CRM aggiorna automaticamente la data nel campo Pagare entro o Valido fino a:
- Oggi: imposta la data corrente,
- Questa settimana: aggiunge un giorno alla data corrente,
- Settimana successiva: aggiunge sette giorni alla data corrente,
- Oltre due settimane: aggiunge 14 giorni alla data corrente.
Ad esempio, oggi è il 1° aprile e la fattura va pagata la settimana successiva. Se il cliente chiede più tempo, sposta la fattura nella colonna Oltre due settimane. Bitrix24 aggiunge 14 giorni alla data corrente e imposta la nuova scadenza al 15 aprile.
Configurare le schede di visualizzazione e creazione. Scegli quali campi mostrare nella scheda di anteprima e in quella di creazione rapida.
1. Fai clic su Impostazioni (⚙️).
2. Espandi Impostazioni Kanban.
3. Seleziona Configura campi modulo visualizzazione, Configura campi modulo creazione oppure l’opzione per mostrare i suggerimenti per i campi.
Visualizzazione Kanban nel CRM
Monitorare le scadenze. Vedi rapidamente quali fatture e preventivi richiedono attenzione:
- Gli elementi passano automaticamente nella colonna Scaduto quando è trascorso il termine indicato nel campo Pagare entro o Valido fino a.
- Gli elementi che richiedono un intervento a breve si trovano nelle colonne Oggi e Questa settimana.
Controllare gli importi delle fatture. Nell’intestazione di ogni colonna trovi l’importo totale delle fatture presenti. Così puoi vedere l’importo delle fatture in scadenza oggi, questa settimana o la settimana successiva e organizzarti in anticipo con i clienti.
Pianificare attività. Per non dimenticare azioni importanti relative a una fattura, pianifica un’attività, ad esempio contattare il cliente o inviare un promemoria di pagamento.
1. Fai clic su + Attività.
2. Compila il modulo.
3. Fai clic su Salva.
Nelle schede di fatture e preventivi, il contatore indica quante attività sono imminenti o pianificate. Il colore segnala quanto tempo manca alla scadenza. Per impostazione predefinita, il contatore diventa rosso 15 minuti prima della scadenza dell’attività.
Come funzionano i contatori nel CRM?
Per visualizzare le informazioni sull’attività, fai clic sul contatore.
Filtrare i dati. Utilizza i filtri per trovare fatture o preventivi specifici.
Ad esempio, per trovare le fatture per cui occorre ricordare ai clienti la scadenza del pagamento, imposta il seguente filtro:
- Pagare entro > Domani: per la fattura,
- Scadenza > Oggi: per l’attività della fattura.
Riepilogo
- Nella visualizzazione Scadenze, fatture e preventivi vengono distribuiti automaticamente tra le colonne in base al termine di pagamento o al termine di validità del preventivo.
- In Scadenze ci sono cinque colonne: Scaduto, Oggi, Questa settimana, Settimana successiva e Oltre due settimane. Non puoi aggiungerle, eliminarle o rinominarle.
- Quando sposti manualmente una scheda in un’altra colonna, il CRM aggiorna automaticamente la data nel campo Pagare entro o Valido fino a.
- In Scadenze puoi individuare rapidamente le fatture e i preventivi che richiedono attenzione e pianificare le relative attività.
