La Knowledge base 2.0 di Bitrix24 consente di creare raccolte di documentazione in cui archiviare comodamente istruzioni, regolamenti e altri materiali utili.
Nella Knowledge base 2.0 puoi:
- creare un numero illimitato di knowledge base per ogni reparto o area,
- organizzare i materiali: creare sezioni, sottosezioni e documenti nidificati,
- configurare in modo flessibile le autorizzazioni di accesso: separatamente per ogni knowledge base e documento,
- modificare documenti insieme ai colleghi,
- aggiungere file, foto, video, tabelle e link.
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Nell'articolo scoprirai come:
Come creare una knowledge base
Per impostazione predefinita, tutti i dipendenti di Bitrix24 possono creare knowledge base, ma l'amministratore può limitare questa possibilità.
Come configurare le autorizzazioni di accesso alla Knowledge base 2.0
Puoi creare una knowledge base separata oppure una knowledge base con un documento nidificato.
Apri il menu e vai alla sezione Knowledge base 2.0.
Knowledge base vuota. È utile se vuoi configurare subito le autorizzazioni di accesso alla knowledge base.
1–2. Accanto alla barra di ricerca, fai clic su Più (+) > Create space (Crea knowledge base).
3. Inserisci il nome: verrà visualizzato nell'elenco e sarà visibile ai dipendenti che hanno accesso alla knowledge base.
4–5. Specifica le autorizzazioni di accesso per dipendenti, progetti o reparti specifici.
Come configurare le autorizzazioni di accesso alla knowledge base
6. Fai clic su Create (Crea): la knowledge base verrà visualizzata all'inizio dell'elenco nel pannello sinistro.
Con documento nidificato. È utile se vuoi iniziare subito a creare contenuti nella knowledge base. Puoi configurare le autorizzazioni di accesso in qualsiasi momento.
1–3. Accanto alla barra di ricerca, fai clic su Più (+) > Article (Articolo) > Aggiungi.
4–5. Inserisci il nome della knowledge base e fai clic su + Create space (Crea knowledge base).
6. Si aprirà il documento e la knowledge base verrà visualizzata all'inizio dell'elenco nel pannello sinistro.
1–2. Vai in Menu > Knowledge base 2.0.
3. Tocca Menu (☰) nell'angolo in alto a sinistra: si aprirà il pannello di controllo con l'elenco delle knowledge base.
Knowledge base vuota. È utile se vuoi configurare subito le autorizzazioni di accesso alla knowledge base.
1–2. Accanto alla barra di ricerca, tocca Più (+) > Create space (Crea knowledge base).
3. Specifica le autorizzazioni di accesso per dipendenti, progetti o reparti specifici.
Come configurare le autorizzazioni di accesso alla knowledge base
4–5. Tocca Create (Crea): si aprirà una knowledge base vuota.
Con documento nidificato. È utile se vuoi iniziare subito a creare contenuti nella knowledge base. Puoi configurare le autorizzazioni di accesso in qualsiasi momento.
1–3. Accanto alla barra di ricerca, tocca Più (+) > Article (Articolo) > Aggiungi.
4. Inserisci il nome della knowledge base e tocca + Create space (Crea knowledge base).
5. Si aprirà il documento per la modifica e la knowledge base verrà aggiunta all'elenco.
Come aggiungere un documento
I documenti vengono archiviati all'interno della knowledge base. Possono essere nidificati uno dentro l'altro: in questo modo viene creata la gerarchia di sezioni e sottosezioni.
Puoi aggiungere un nuovo documento tramite il pannello di controllo o l'elenco delle knowledge base.
Tramite il pannello di controllo. È utile se hai molte knowledge base: non dovrai cercare quella necessaria nell'elenco e potrai aggiungere rapidamente un documento.
1–3. Accanto alla barra di ricerca, fai clic su Più (+) > Article (Articolo) > Aggiungi.
4–5. Inizia a digitare il nome e seleziona la knowledge base dall'elenco.
6. Fai clic su Create (Crea).
7. Il documento verrà aggiunto alla knowledge base e si aprirà in modalità modifica.
Tramite l'elenco delle knowledge base. Aggiunge un documento alla sezione desiderata.
1. Espandi l'elenco: fai clic su Spaces (Knowledge base).
2. Fai clic su Più (+) accanto alla knowledge base desiderata o a una sezione al suo interno.
3–4. In alternativa, apri la knowledge base desiderata e fai clic su + Create article (Crea articolo).
5. Il documento verrà aggiunto alla knowledge base e si aprirà in modalità modifica.
Tocca Menu (☰) nell'angolo in alto a sinistra.
Tramite il pannello di controllo. È utile se hai molte knowledge base: non dovrai cercare quella necessaria nell'elenco e potrai aggiungere rapidamente un documento.
1–3. Accanto alla barra di ricerca, tocca Più (+) > Article (Articolo) > Aggiungi.
4–5. Inizia a digitare il nome e seleziona la knowledge base dall'elenco.
6. Il documento verrà aggiunto alla knowledge base e si aprirà in modalità modifica.
Tramite l'elenco delle knowledge base. Aggiunge un documento alla sezione desiderata.
1. Tieni premuda la knowledge base o il documento desiderato. A destra del nome apparirà Più (+): premi l'icona.
2–3. In alternativa, apri la knowledge base e tocca Create article (Crea articolo).
4. Il documento verrà aggiunto alla knowledge base e si aprirà in modalità modifica.
Come configurare la struttura
La Knowledge base 2.0 è organizzata come un albero. All'interno delle raccolte online vengono creati documenti: ognuno può contenere testo, file e altri allegati. Quando un documento viene aggiunto all'interno di un altro documento, il primo diventa una sezione: con contenuti propri e un elenco di altre pagine.
Per riorganizzare la struttura, tieni premuto un documento nel pannello sinistro e trascinalo al livello desiderato all'interno della stessa knowledge base oppure in un'altra raccolta online. Questa azione è disponibile solo in Bitrix24 su computer.
Come configurare le autorizzazioni di accesso
La configurazione flessibile delle autorizzazioni consente di gestire l'accesso alle informazioni a diversi livelli.
Accesso alla sezione Knowledge base 2.0. L'amministratore di Bitrix24 può definire chi può creare, visualizzare, modificare e importare knowledge base.
1. Fai clic su Impostazioni (⚙️).
2–3. Fai clic su Più (+) sotto il nome del ruolo e seleziona dipendenti, reparti o progetti specifici.
4. Fai clic su Più (+) nell'ultima colonna se vuoi creare un nuovo ruolo.
5–6. Configura le autorizzazioni per ogni ruolo e salva le modifiche.
Accesso alla knowledge base o al documento. Puoi condividere l'intero contenuto della knowledge base oppure singoli documenti. Ad esempio, puoi rendere disponibile a tutti i dipendenti una knowledge base sui processi aziendali e limitare le istruzioni per l'approvazione dei contratti solo al reparto legale. L'accesso alle informazioni necessarie aiuta i nuovi dipendenti ad adattarsi più rapidamente e permette al team di lavorare seguendo regole comuni.
Per impostazione predefinita, solo il creatore della knowledge base ha accesso.
1–2. Apri la knowledge base o il documento e fai clic su Tre punti (...) nell'angolo in alto a destra.
3. Seleziona un'opzione: per la knowledge base scegli Settings and permissions (Impostazioni e autorizzazioni), per il documento scegli Access permissions (Autorizzazioni di accesso).
4–5. Per ogni livello di accesso, seleziona dipendenti, progetti o reparti specifici:
- Manage (Amministrazione): consente di eliminare la knowledge base, configurare le autorizzazioni e gestire tutti i documenti.
- Edit (Modifica): consente di modificare documenti, aggiungere blocchi e allegare file.
- View (Visualizzazione): consente di leggere documenti e scaricare file allegati.
6. Fai clic su Salva.
1–2. Apri la knowledge base o il documento e tocca Tre punti (...) nell'angolo in alto a destra.
3. Seleziona un'opzione: per la knowledge base scegli Settings and permissions (Impostazioni e autorizzazioni), per il documento scegli Access permissions (Autorizzazioni di accesso).
4. Configura l'accesso alla knowledge base o al documento. Nel campo con il livello di accesso desiderato, tocca Aggiungi e seleziona dipendenti, progetti o reparti specifici.
- Manage (Amministrazione): consente di eliminare la knowledge base, configurare le autorizzazioni e gestire tutti i documenti.
- Edit (Modifica): consente di modificare documenti, aggiungere blocchi e allegare file.
- View (Visualizzazione): consente di leggere documenti e scaricare file allegati.
5. Salva le modifiche.
Riepilogo
- La Knowledge base 2.0 di Bitrix24 aiuta ad archiviare istruzioni, regolamenti e altri materiali di lavoro in un pratico formato online. Puoi creare knowledge base separate per diversi reparti, configurare la struttura e le autorizzazioni di accesso, oltre a modificare documenti insieme ai colleghi.
- La Knowledge base 2.0 è disponibile nell'app mobile di Bitrix24 e su computer.
- Per creare una knowledge base in Bitrix24 da computer, nel menu principale fai clic su Knowledge base 2.0 > Più (+) > Create space (Crea knowledge base). Specifica il nome e le autorizzazioni di accesso, quindi fai clic su Create (Crea).
- Per creare una knowledge base nell'app mobile di Bitrix24, tocca Menu > Knowledge base 2.0 > Più (+) > Create space (Crea knowledge base). Specifica il nome e le autorizzazioni di accesso, quindi tocca Create (Crea).
- Per aggiungere un documento, apri la knowledge base e fai clic su Article (Articolo). I documenti possono essere nidificati uno dentro l'altro: in questo modo viene creata la gerarchia di sezioni e sottosezioni.
- Puoi configurare separatamente le autorizzazioni di accesso per knowledge base e documenti. Apri la knowledge base o il documento, fai clic su Tre punti (...) e seleziona Settings and permissions (Impostazioni e autorizzazioni) oppure Access permissions (Autorizzazioni di accesso). Per ogni livello di accesso, seleziona dipendenti, progetti o reparti specifici.
