La firma elettronica di Bitrix24 consente di firmare documenti con clienti, fornitori e altri partner senza utilizzare servizi esterni. Questo permette di:
- Risparmiare tempo e risorse: non è necessario stampare, scansionare o inviare documenti cartacei.
- Gestire una base documentale unificata e automatizzare il processo di firma.
- Controllare il processo: monitorare le fasi di firma e garantire l’autenticità dei documenti.
Pertanto, se non sei sicuro che la firma elettronica sia adatta per firmare il tuo documento, consulta il tuo legale. L'affidamento a queste firme è responsabilità della persona che accetta il documento.
Configurare le autorizzazioni di accesso
Prima di iniziare a utilizzare la firma elettronica, configura le autorizzazioni di accesso. Ad esempio, puoi definire chi è autorizzato a creare, modificare ed eliminare i documenti.
Per impostazione predefinita, le autorizzazioni di accesso alla sezione Firma elettronica sono gestite dall’amministratore di Bitrix24, che può delegare questi diritti ad altri dipendenti. Per farlo, fai clic su Firma elettronica > Autorizzazioni di accesso.
Configurare il kanban
Configura il kanban in Firma elettronica per monitorare lo stato dei documenti. Ogni dipendente può personalizzarlo in base alle proprie esigenze.
Nel kanban puoi vedere in quale fase si trova un documento e quali azioni sono richieste, ad esempio approvazione o firma.
Accedi alla sezione Firma elettronica > Documenti da firmare > Kanban.
Visualizzazione Kanban nella firma elettronica di Bitrix24
Compilare il registro delle controparti
Le controparti di firma in Bitrix24 sono clienti, fornitori e partner con cui firmi i documenti nella sezione Firma elettronica.
Compila il registro per:
- gestire una base di contatti condivisa per tutti i dipendenti,
- selezionare rapidamente il destinatario,
- inserire automaticamente i dati nei documenti.
Controparte per la firma: chi sono e come gestirle
Per aggiungere una controparte, fai clic su Firma elettronica > Contatti > Crea.
Preparare un documento per la firma
I dipendenti con le autorizzazioni necessarie possono creare un documento e inviarlo per la firma.
Il processo di preparazione del documento prevede diverse fasi:
- Crea un documento nella sezione Firma elettronica: puoi caricare un file esistente o selezionarne uno creato di recente.
- Seleziona chi firmerà il documento per la tua azienda e per il partner.
- Modifica il documento, se necessario.
- Scegli se inviare il link per la firma via SMS o e-mail.
- Verifica le informazioni e invia il documento.
Firmare un documento
Il processo di firma è lo stesso per entrambe le parti. Il direttore o un altro dipendente autorizzato riceve un link al documento e procede con la firma.
Firma un documento con Bitrix24 Firma elettronica
Firmare un documento elettronico come cliente
Verificare l'integrità del documento
Ogni documento firmato include un certificato digitale che consente di verificare che il file non sia stato modificato dopo la firma. Ad esempio, se qualcuno cambia l’importo di un contratto, il documento non supererà la verifica.
Firma elettronica Bitrix24: verifica l'integrità del documento
Aggiungere regole di automazione e trigger
Le regole di automazione e i trigger in Bitrix24 Firma elettronica automatizzano la gestione dei documenti: spostano automaticamente le schede tra le fasi e inviano i file per la firma.
Ad esempio, quando il direttore della tua azienda firma un documento, il trigger sposta l’elemento nella fase “Documento inviato al cliente” e la regola di automazione invia il contratto al cliente per la firma.
Firma elettronica: regole di automazione e trigger
Riepilogo
- La firma elettronica di Bitrix24 consente di firmare contratti, verbali e altri documenti con i partner senza utilizzare servizi esterni.
- Prima di iniziare a usare Bitrix24 Firma elettronica, è necessario configurare le autorizzazioni di accesso, il kanban e compilare il registro delle controparti.
- Per creare e inviare un documento a un partner, accedi alla sezione Firma elettronica.
- Entrambe le parti seguono lo stesso processo per firmare: il direttore o un altro dipendente autorizzato riceve un link al documento via e-mail o SMS e lo firma.
- Ogni documento firmato include un certificato digitale che consente di verificare che il file non sia stato modificato dopo la firma.
- È possibile configurare regole di automazione e trigger per automatizzare il processo di firma dei documenti con i clienti.
