Firma elettronica: caso d'uso

Autore: Francesca Lombardi

Ultimo aggiornamento: 24 Ottobre 2024

Lo strumento "Firma elettronica" sarà utile per le aziende che scambiano frequentemente documenti con i loro clienti e vogliono rendere questo processo il più veloce e semplice possibile.

Leggi di più nell'articolo: Firma elettronica: panoramica.

Il processo di firma dei documenti avviene in un certo ordine:

Il dipendente crea un documento, compila i dati e lo invia per la firma;
Il direttore della prima parte firma il documento.
Il documento firmato dalla prima parte viene inviato al cliente per la firma.

Il nuovo strumento di Bitrix24 è una firma elettronica, non digitale. Ogni paese ha leggi e requisiti specifici per l'uso delle firme elettroniche. In alcuni paesi, deve essere firmato un accordo speciale con il cliente per utilizzare una firma elettronica. Inoltre, questo metodo di firma non è consentito per tutti i tipi di documenti.

Pertanto, se non sei sicuro che la firma elettronica sia adatta per firmare il tuo documento, consulta il tuo legale. L'affidamento a queste firme è responsabilità della persona che accetta il documento.

Preparare e inviare un documento

Crea un documento. Fai clic su Firma.

Ad esempio: può essere una fattura o un contratto.

Nella fase successiva è possibile richiedere o aggiungere ulteriori elementi al documento: dettagli delle controparti, data del documento, timbri e firme.

Specifica l'e-mail o il numero di telefono del direttore della tua azienda e quello della tua controparte. In questo modo viene inviata una richiesta da firmare dei documenti. Se tutti i dati sono corretti, invia il documento da firmare.

Leggi di più nell'articolo: Creare e inviare un documento elettronico da firmare.

Firma del documento da parte del direttore della tua azienda

Appena il documento è stato inviato, poi viene passato al direttore della tua azienda da firmare. Il direttore verifica il documento e carica la firma e il timbro nei campi evidenziati. Dopo aver compilato tutto, il documento viene firmato e inviato al tuo cliente.

Leggi di più nell'articolo: Come fa il direttore della tua azienda a firmare un documento elettronico?.

Firma del documento da parte del cliente della tua azienda

Nella fase successiva, il documento viene firmato dal cliente. Il cliente compila tutti i dati richiesti e carica anche la sua firma.

Leggi di più nell'articolo: Come fa il cliente a firmare un documento elettronico?.

Appena il cliente firma il documento, viene inviata un'e-mail a tutte le parti con un file PDF e le informazioni che il documento è stato firmato. È possibile visualizzare o scaricare immediatamente il documento.

Puoi anche verificare che la tua controparte non abbia modificato i termini o l'importo del contratto. Per fare ciò, verifica l'autenticità del documento firmato attraverso il nostro servizio speciale online.

Leggi di più nell'articolo: Firma elettronica: come verificare l'integrità di un documento elettronico firmato?.

Con il tempo la quantità di documenti può accumularsi. Utilizza la visualizzazione Pipeline in modo che i dipendenti vedano quale documento è nel processo di approvazione e i supervisori possano monitorare il lavoro dei loro subordinati.