Quando un lead arriva nel tuo CRM, è possibile attivare automaticamente una serie di azioni dal modulo flusso di lavoro versatile e potente Bitrix24.


La risposta automatica ai lead in arrivo è un elemento cruciale nell'ambiente di business odierno orientato al cliente. Vuoi che i tuoi clienti, al termine della prima interazione, abbiano la sensazione che tu stia già lavorando per soddisfare le loro esigenze. Allo stesso tempo, non puoi rispondere al telefono 24 ore al giorno e non puoi vivere nella tua casella di posta.

Ecco un semplice processo aziendale che:

1. invia un'e-mail di risposta automatica;
2. usa vari campi del lead per inviare varie e-mail;
3. imposta e controlla lo stato del lead;
4. invia un'e-mail di follow-up dopo 7 giorni se non si verifica alcun cambiamento di stato.

Ecco una visualizzazione della parte superiore del diagramma di flusso:



Come puoi vedere, un blocco di condizioni ordina i lead in base al tipo di lead, quindi avvia il processo e-mail corrispondente. Vale la pena notare che il motore del flusso di lavoro si avvia all'estrema sinistra e verifica i blocchi in successione. Se la condizione viene soddisfatta, (viene restituito un valore "true"), il flusso di lavoro segue la duplicazione, senza verificare altri blocchi.

In questo esempio, il primo blocco verifica se il lead proveniva da un modulo Web.



I lead provenienti dai moduli Web sono in genere "ricchi di dati", ovvero contengono diversi campi con valori significativi. Questo ramo di condizioni potrebbe essere ulteriormente separato, ad esempio, in base al prodotto a cui è interessato il cliente, al sito Web da cui proveniva il modulo o ad altri dati o metadati del modulo.

Il secondo blocco esamina il valore del campo "nome lead" e, se contiene la parola "messaggio", si presume che provenga da un'e-mail in arrivo, dal momento che il sistema nomina automaticamente tali lead come "da messaggio [e-mail]". Esistono altri modi per determinare se il lead è stato creato da un'e-mail in arrivo, ma i messaggi e-mail in arrivo hanno solo 3 o 4 campi di dati potenzialmente utili per impostare una risposta automatica.



Una volta scelto il ramo di condizioni, viene avviato un processo e-mail. Esiste un "dare e avere" per quanto riguarda il numero di rami di condizioni che puoi scegliere di creare: le risposte automatiche specifiche sono utili, ma vuoi comunque mantenere gestibile il sistema.



Il blocco di azione che invia la prima e-mail è simile al seguente. In questa fase, puoi inviare altre e-mail o notifiche agli utenti di vendita o ad altri dipendenti in questo o in qualsiasi altro punto del processo. Usando il builder disponibile vicino al campo Testo del messaggio, il messaggio può essere personalizzato con i dati del lead (il nome utente non sarebbe effettivamente disponibile in un lead creato da un'e-mail in arrivo, ma il responsabile potrebbe essere assegnato nelle impostazioni dell'integrazione e-mail).



Dopo aver inviato la risposta automatica, il processo utilizza un blocco Modifica documento per impostare lo stato su "Elaborazione automatica". Gli stati dei lead vengono denominati e gestiti nelle impostazioni CRM nella sezione Elenchi di selezione.



Il flusso di lavoro si interrompe quindi per 7 giorni. Durante quei 7 giorni, potrebbero verificarsi alcuni eventi, come una telefonata, che fanno avanzare il lead all'interno del ciclo di vendita in modo tale che non sarà necessario inviare un messaggio di follow-up automatico dopo quei 7 giorni. Se si verifica un evento del genere, l'utente di vendita cambierà lo stato del lead o in alcuni casi convertirà il lead. Invece di inviare e-mail superflue, il flusso di lavoro si limita a controllare lo stato del lead e, se lo stato è diverso da Elaborazione automatica, viene terminato.





Successivamente, viene inviata una seconda e-mail e il processo termina. Se si vogliono inviare più di 2 e-mail, è possibile aggiungere un'altra serie Pausa-Controlla stato-Email, o utilizzare un comando "Durante loop" per inviare una serie di e-mail in qualsiasi lasso di tempo creando una variabile e aggiungendo il valore 1 alla variabile con ogni iterazione.