In Bitrix24 è possibile generare fatture, atti di consegna, bolle di consegna e altri documenti basati sui dati degli elementi CRM e della gestione inventario. Le autorizzazioni decidono chi può visualizzare, modificare i documenti e gestire i modelli.

Questo consente di distribuire le responsabilità tra i dipendenti. Ad esempio, un supervisore può modificare i modelli, mentre i manager possono solo visualizzare i documenti.

In questo articolo vedremo:

• come selezionare i ruoli standard,
• come creare un ruolo personalizzato,
• quali autorizzazioni possono essere configurate e come funzionano.

Per configurare le autorizzazioni:

1. Apri la scheda di un qualsiasi elemento CRM.
2. Vai a Documento e clicca su Aggiungi nuovo modello.
3. Clicca su Impostazioni (⚙️), e poi su Autorizzazioni di accesso.

Selezionare i ruoli standard

Un ruolo è un insieme di autorizzazioni di accesso assegnato a un utente. Di default, sono disponibili due ruoli: Amministratore e Manager. Le loro impostazioni consentono ai dipendenti di lavorare con tutti i documenti e gestire i parametri di accesso.

Puoi aggiungere dipendenti ai ruoli standard e configurare le autorizzazioni tramite interruttori. Questo è utile per assegnare rapidamente le stesse autorizzazioni a un intero reparto.

Configurare ruoli personalizzati

Oltre ai ruoli standard, è possibile creare ruoli personalizzati per le esigenze del team. I principi generali di configurazione sono i seguenti:

1. Crea un nuovo ruolo. Fai clic su Tre punti (...) e seleziona Aggiungi nuovo ruolo, poi dai un nome.
2. Aggiungi dipendenti al ruolo.
3. Seleziona il set di permessi appropriato tramite gli interruttori.

Puoi copiare le autorizzazioni configurate in un nuovo ruolo e modificare l'ordine di visualizzazione dei ruoli.

• Clona ruolo: copia tutte le autorizzazioni configurate in un nuovo ruolo. Utile per creare un ruolo simile con piccole modifiche.
• Mostra/Nascondi ruoli: consente di mantenere visibili solo i ruoli necessari, nascondendo gli altri. Utile per confrontare o modificare più ruoli.

Per configurare un ruolo specifico, fai clic su Tre punti (...) accanto al nome e seleziona:

• Seleziona tutte le autorizzazioni: consente l'accesso completo a tutte le sezioni per il ruolo selezionato.
• Deseleziona tutte le autorizzazioni: blocca l'accesso a tutte le sezioni.
• Rinomina: modifica il nome del ruolo.
• Clona: crea una copia del ruolo selezionato.
• Elimina: rimuove il ruolo con tutte le impostazioni.

Selezionare le autorizzazioni di accesso

Le autorizzazioni di accesso sono suddivise in tre blocchi. Questi consentono di definire chi può gestire le impostazioni, i modelli e i documenti.

Impostazioni. Questo permesso consente di modificare i parametri di accesso a documenti e modelli. Può essere assegnato a un amministratore o supervisore per configurare ruoli e concedere accesso a dipendenti e reparti. Ad esempio, un supervisore può abilitare l'accesso ai modelli di documenti per il proprio reparto.

Modelli. Questo permesso definisce quali modelli di documenti un dipendente può modificare o eliminare. L'accesso può essere limitato a quattro livelli:

• Accesso negato: il dipendente non vede i modelli e non può modificarli.
• Personale: il dipendente può modificare solo i modelli che ha creato.
• Personale e reparto: accesso ai propri modelli e a quelli dei colleghi del proprio reparto.
• Qualsiasi: accesso completo a tutti i modelli aziendali.

Documenti. Questo blocco definisce quali azioni i dipendenti possono effettuare sui documenti.

• Modifica: consente di visualizzare, creare e modificare documenti. Ad esempio, un manager può correggere i dettagli prima di inviare una fattura al cliente.
• Visualizza: consente solo di visualizzare i documenti senza possibilità di modificarli. Ad esempio, un dipendente può verificare una bolla di consegna durante la distribuzione della merce, ma non modificarla.