La numerazione automatica è un insieme di regole che Bitrix24 utilizza per assegnare un numero univoco a ciascun documento. I numeri possono includere cifre, date, prefissi e altri valori. Questa funzione semplifica le ricerche, elimina i duplicati e aiuta i dipendenti a lavorare con i documenti in modo più efficiente.

In Bitrix24, puoi configurare una numerazione separata per documenti, fatture e preventivi. Per lead e affari viene utilizzata una numerazione standard che non può essere modificata.

In questo articolo:

• crea un modello di numerazione automatica
• configura un modello di numerazione automatica
• modifica o elimina un modello
• controlla e modifica la prossima numerazione
• risolvi problemi se la numerazione non funziona correttamente

Crea un modello di numerazione automatica

Puoi creare una numerazione nelle impostazioni CRM o nei modelli di documento.

Nelle impostazioni CRM.

1. Vai nella sezione CRM > Impostazioni > Impostazioni CRM > Modello di numerazione automatica.
2. Seleziona l'elemento per cui desideri configurare un numeratore: documenti, fatture o preventivi.
3. Fai clic su Crea modello di numerazione automatica.

Nei modelli di documento.

1. Vai nella sezione CRM > scheda Affari e apri qualsiasi modulo di affare.
2. Fai clic su Documento > Aggiungi nuovo modello.
3. Seleziona un modello e fai clic su Modifica.
4. Fai clic su Crea accanto al campo Usa modello di numerazione automatica.

Configura un modello di numerazione automatica

Imposta i parametri. Crea un nome che ti aiuti a trovare facilmente il modello nell'elenco. Quindi, scegli e organizza una o più variabili da includere nel numero.

Numero sequenziale è un numero che aumenta con ogni documento, come 1, 2, 3 e così via. È adatto per una numerazione di base quando la cronologia di creazione dei documenti è importante.

Impostazioni del numero sequenziale

Se hai selezionato Numeri sequenziali nel modello, compila i suoi parametri:

Inizia la numerazione sequenziale da — il numero da cui inizierà la numerazione nel periodo corrente, ad esempio 101.

Incrementa i numeri sequenziali di — il passo con cui il numero aumenta. Ad esempio, se il passo è 3, il numero successivo dopo 101 sarà 104.

Lunghezza del numero sequenziale — il numero di caratteri nel numero. Ad esempio, con una lunghezza di 3, i numeri saranno nel formato 001, 002.

Carattere di riempimento — un carattere aggiunto prima del numero se la sua lunghezza è inferiore a quella specificata. Ad esempio, con una lunghezza di 2 e un riempitivo di 0, i numeri saranno 01, 02, 03.

Il periodo di attività del modello di numerazione automatica èobbligattorio  — con quale frequenza la numerazione si azzera: continuamente, giornalmente, mensilmente o annualmente. Ad esempio, se il periodo è Giornaliero e il numero inizia da 1, i numeri si azzereranno ogni giorno. Per evitare confusione con documenti di periodi diversi, utilizza un formato con la data: Giorno, mese e anno corrente + Numero sequenziale.

Fuso orario — per impostazione predefinita, viene utilizzato l'orario del server, quindi i reset dei numeri potrebbero non avvenire a mezzanotte nella tua regione. Per allineare la numerazione alla tua giornata lavorativa ed evitare duplicati, seleziona il tuo fuso orario.

Utilizza una numerazione continua per tutte le aziende — se abilitato, tutte le tue aziende condivideranno la stessa numerazione. Se disabilitato, ogni azienda avrà la propria numerazione.

Giorno, mese o anno corrente aggiunge la data di creazione del documento al numero. Questo è utile per tracciare il periodo di creazione di documenti come contratti o atti.

Numero casuale è una combinazione casuale di cifre e lettere maiuscole, come 4C2FW. Puoi configurare la lunghezza del numero. Questo modello è adatto per documenti in cui la sicurezza è importante e si deve evitare di indovinare il numero.

Prefisso è una parola o cifre aggiunte prima del numero, come DOC. Compila il campo Prefisso. Questo modello aiuta a identificare il tipo di documento o associarlo a un progetto o reparto.

ID è l'identificatore dell'elemento CRM da cui è creato il documento, come l'ID di un affare o di un lead. Usa questo modello quando è importante collegare il documento a un elemento CRM specifico per ricerche rapide e analisi delle interazioni.

ID della mia azienda è l'identificatore della tua azienda nel CRM. Questo è conveniente quando si lavora con più entità legali per capire immediatamente a quale azienda appartiene il documento.
Aggiungi dettagli aziendali

ID cliente è l'identificatore dell'azienda o del contatto specificato nel modulo CRM. Questo consente di trovare rapidamente un documento per un cliente specifico.

Modifica o elimina un modello di numerazione automatica

Puoi modificare o eliminare un modello tramite le impostazioni CRM. Selezionalo dall'elenco e fai clic su Modifica o Elimina.

In un modello di documento, puoi solo modificare un modello di numerazione automatica. Selezionalo dall'elenco e fai clic su Configura.

Controlla e modifica il prossimo numero

Se hai bisogno di continuare la numerazione da un altro programma o impostare una sequenza personalizzata, puoi modificare manualmente il prossimo numero del documento.

Per i modelli utilizzati in più aziende, apri un modello in modalità modifica e fai clic su Modifica numero corrente.

Si aprirà una finestra a destra, mostrando l'elenco dei prossimi numeri per ciascuna azienda. La colonna Chiave del modello di numerazione mostra gli ID delle tue aziende. Company_ID_ è la chiave per i documenti creati senza connessione a un'azienda, mentre Company_ID_1 è la chiave per l'azienda con ID 1.

Per modificare il prossimo numero del documento:

1. Seleziona un'azienda dall'elenco.
2. Fai clic su Modifica.
3. Inserisci un nuovo numero nella colonna Il prossimo numero sarà.
4. Salva le modifiche.

Risolvi problemi di numerazione errata dei documenti

Se hai configurato la numerazione tempo fa e improvvisamente noti valori inaspettati durante la creazione di un documento, la numerazione potrebbe essere errata.

Motivi: Questo accade spesso se l'opzione Usa numerazione continua per tutte le mie aziende non è abilitata. Modifiche in CRM > Impostazioni > Dettagli della mia azienda possono anche influire sulla numerazione, come:

• Non aggiungere aziende in Dettagli della mia azienda. Se configuri la numerazione automatica e poi aggiungi un'azienda, la numerazione si azzererà.

• Avere due aziende e cambiare il venditore predefinito con l'altra azienda, che azzera la numerazione.

• Aggiungere un'azienda e poi eliminarla, causando l'azzeramento della numerazione.

• Abilitare l'opzione Utilizza numerazione continua per tutte le aziende con più aziende, che riavvia la numerazione.

Soluzione: Se la numerazione è errata, crea un nuovo modello, inserisci il numero corrente desiderato e abilita l'opzione Usa numerazione continua per tutte le mie aziende.