Puoi comunicare con i clienti via e-mail dal modulo CRM. La cronologia della corrispondenza viene salvata nel modulo cliente e puoi trovare rapidamente l'e-mail necessaria. Questo articolo contiene le risposte alle domande più frequenti sulla posta nel CRM.
Contenuto dell'articolo:
- perché le e-mail non vengono salvate automaticamente nel CRM
- chi può creare lead e affari dalle e-mail
- se è possibile collegare un'email a un altro affare
- chi può essere responsabile di un'e-mail in un modulo CRM
- perché un'e-mail ha tempi diversi nella posta e nel CRM
- perché un dipendente non vede un'e-mail nel registro CRM
- come funziona l'opzione "Invia le e'mail dai clienti esistenti ai responsabili CRM assegnati"
- Perché un'e'mail non viene salvata nel CRM
Perché le e-mail non vengono salvate automaticamente nel CRM
Se le e-mail non vengono salvate automaticamente nel CRM, mentre il dipendente può farlo manualmente, controlla le impostazioni della casella di posta.
- Vai nella sezione Webmail - Impostazioni - Impostazioni casella di posta.
- Seleziona Configura cartelle per sincronizzazione.
- Controlla cosa è specificato nel campo Sposta spam nella cartella. Se è selezionata Posta in arrivo, tutte le e-mail in arrivo non verranno salvate automaticamente nel CRM.
- Seleziona una cartella diversa per lo spam. Dopodiché, le e-mail in arrivo verranno salvate nel CRM.
Chi può creare lead e affari dalle e-mail
Se l'opzione Integrazione CRM è abilitata nelle impostazioni della casella di posta, i lead o gli affari vengono creati automaticamente.
Se l'integrazione è disabilitata, un dipendente con accesso alla casella di posta può salvare manualmente un'e-mail nel CRM.
Se è possibile collegare un'email a un altro affare
Per collegare un'email a un altro affare, un dipendente deve avere le autorizzazione di accesso per modificare questi affari. Le autorizzazioni di accesso CRM possono essere configurati dall'amministratore di Bitrix24 e da un dipendente con le autorizzazione di accesso per modificare le impostazioni CRM.
Autorizzazioni di accesso nel CRM
- Apri l'affare a cui è collegata l'e-mail: fai clic su Apri nella timeline accanto all'e-mail.
- Fai clic su Altro - Modifica affare.
Se non è presente il pulsante Modifica affare, non sarà possibile associare l'e-mail a un altro affare. Ciò avviene dopo aver convertito un lead in un affare: l'e-mail è associata non solo all'affare, ma anche al lead.
Chi può essere responsabile di un'e-mail in un modulo CRM
La persona responsabile di un'e-mail in un modulo CRM è il dipendente responsabile del modulo stesso. Tutti gli incarichi e le attività correlate all'e-mail vengono automaticamente assegnati a questa persona.
Quando un'e-mail viene salvata in un modulo CRM, una voce di sistema per la nuova e-mail appare nella cronologia oltre all'attività pianificata. L'avatar del dipendente che ha collegato la casella di posta viene visualizzato accanto a questa voce. Questo dipendente può modificare le impostazioni di integrazione della posta con il CRM.
Perché un'e-mail ha tempi diversi nella posta e nel CRM
È possibile specificare orari diversi:
- quando l'e-mail viene effettivamente ricevuta
- quando l'e-mail viene inserita nel CRM
- quando un'attività dall'e-mail è stata creata nel modulo CRM
Quando l'email viene ricevuta. Vai nella sezione Webmail e apri l'e-mail desiderata. L'orario effettivo in cui l'e-mail è stata ricevuta è mostrato nell'angolo in alto a destra.
Quando l'e-mail è arrivata nel CRM. Questo orario può essere visualizzato nella cronologia del modulo.
Quando un'attività viene creata da un'e-mail. L'attività pianificata ha l'ora in cui l'e-mail è arrivata al CRM. Se l'attività è completata, viene visualizzata l'ora del suo completamento.
Perché un dipendente non vede un'e-mail nel registro CRM
Solo i dipendenti con le autorizzazioni di accesso possono visualizzare gli elementi a cui è collegata l'e-mail. Ad esempio, se un'e-mail è collegata a un affare e a un contatto, mentre il dipendente non ha autorizzazioni di accesso al contatto, non vedrà l'e-mail nel modulo dell'affare.
Le autorizzazioni di accesso possono essere configurate dagli amministratori e dai dipendenti di Bitrix24 con le autorizzazioni per modificare le impostazioni CRM.
Autorizzazioni di accesso nel CRM
Come funziona l'opzione "Invia le e'mail dai clienti esistenti ai responsabili CRM assegnati"
Se un'e-mail proviene da un cliente nel CRM, puoi allegarla a un modulo esistente. Utilizza l'opzione Instrada e-mail da clienti esistenti a manager CRM assegnati.
Se nella coda di distribuzione dei contatti e dei lead è specificato un dipendente responsabile per il cliente, una nuova e-mail da questo cliente verrà aggiunta al modulo dell'elemento CRM esistente.
Se non è specificato alcun dipendente responsabile nella coda di distribuzione, ogni e-mail da questo cliente crea un nuovo lead. Questo lead verrà assegnato a uno dei dipendenti responsabili nella coda. Diversi moduli di elementi CRM per un cliente con diversi dipendenti responsabili appariranno nel CRM.
Perché un'e'mail non viene salvata nel CRM
Errore. Quando si tenta di salvare manualmente un'e-mail nel CRM, si verifica un errore.
Causa. Le e-mail in entrata o in uscita dagli utenti del tuo account di Bitrix24 non possono essere salvate nel CRM. Puoi collegare solo le e-mail dei clienti al CRM.
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