Puoi comunicare con i clienti via e-mail dal modulo CRM. La cronologia della corrispondenza viene salvata nel modulo cliente e puoi trovare rapidamente l'e-mail necessaria. Questo articolo contiene le risposte alle domande più frequenti sulla posta nel CRM.
Contenuto dell'articolo:
- Perché le e-mail non vengono salvate automaticamente nel CRM?
- Chi può creare lead e affari dalle e-mail?
- È possibile collegare un’e-mail a un altro affare?
- Chi può essere responsabile di un'e-mail in un modulo CRM?
- Perché un'e-mail ha tempi diversi nella posta e nel CRM?
- Perché un dipendente non vede un'e-mail nel registro CRM?
- Come funziona l'opzione "Instrada e-mail da clienti esistenti a manager CRM assegnati"?
- Perché un'e-mail non viene salvata nel CRM?
- Perché non è possibile inviare un'e-mail dalla scheda dell'affare?
- Perché l’attività nella scheda CRM non si conclude quando rispondi a un’e-mail in arrivo?
- Perché possono crearsi duplicati di contatti inviando un'e-mail dalla scheda CRM?
- Perché viene creato un lead nel CRM anche se la creazione dei lead dalla posta è disattivata?
- Come selezionare un elemento durante il salvataggio manuale di un'e-mail in CRM?
Perché le e-mail non vengono salvate automaticamente nel CRM?
Se le e-mail non vengono salvate automaticamente nel CRM, mentre il dipendente può farlo manualmente, controlla le impostazioni della casella di posta.
- Vai nella sezione Webmail - Impostazioni - Impostazioni casella di posta.
- Seleziona Configura cartelle per sincronizzazione.
- Controlla cosa è specificato nel campo Sposta spam nella cartella. Se è selezionata Posta in arrivo, tutte le e-mail in arrivo non verranno salvate automaticamente nel CRM.
- Seleziona una cartella diversa per lo spam. Dopodiché, le e-mail in arrivo verranno salvate nel CRM.
Chi può creare lead e affari dalle e-mail?
Se l'opzione Integrazione CRM è abilitata nelle impostazioni della casella di posta, i lead o gli affari vengono creati automaticamente.
Se l'integrazione è disabilitata, un dipendente con accesso alla casella di posta può salvare manualmente un'e-mail nel CRM.
È possibile collegare un’e-mail a un altro affare?
Per collegare un'email a un altro affare, un dipendente deve avere le autorizzazione di accesso per modificare questi affari. Le autorizzazioni di accesso CRM possono essere configurati dall'amministratore di Bitrix24 e da un dipendente con le autorizzazione di accesso per modificare le impostazioni CRM.
Autorizzazioni di accesso nel CRM
- Apri l'affare a cui è collegata l'e-mail: fai clic su Apri nella timeline accanto all'e-mail.
- Fai clic su Altro - Modifica affare.
Se non è presente il pulsante Modifica affare, non sarà possibile associare l'e-mail a un altro affare. Ciò avviene dopo aver convertito un lead in un affare: l'e-mail è associata non solo all'affare, ma anche al lead.
Chi può essere responsabile di un'e-mail in un modulo CRM?
La persona responsabile di un'e-mail in un modulo CRM è il dipendente responsabile del modulo stesso. Tutti gli incarichi e le attività correlate all'e-mail vengono automaticamente assegnati a questa persona.
Quando un'e-mail viene salvata in un modulo CRM, una voce di sistema per la nuova e-mail appare nella cronologia oltre all'attività pianificata. L'avatar del dipendente che ha collegato la casella di posta viene visualizzato accanto a questa voce. Questo dipendente può modificare le impostazioni di integrazione della posta con il CRM.
Perché un'e-mail ha tempi diversi nella posta e nel CRM?
È possibile specificare orari diversi:
- quando l'e-mail viene effettivamente ricevuta
- quando l'e-mail viene inserita nel CRM
- quando un'attività dall'e-mail è stata creata nel modulo CRM
Quando l'email viene ricevuta. Vai nella sezione Webmail e apri l'e-mail desiderata. L'orario effettivo in cui l'e-mail è stata ricevuta è mostrato nell'angolo in alto a destra.
Quando l'e-mail è arrivata nel CRM. Questo orario può essere visualizzato nella cronologia del modulo.
Quando un'attività viene creata da un'e-mail. L'attività pianificata ha l'ora in cui l'e-mail è arrivata al CRM. Se l'attività è completata, viene visualizzata l'ora del suo completamento.
Perché un dipendente non vede un'e-mail nel registro CRM?
Solo i dipendenti con le autorizzazioni di accesso possono visualizzare gli elementi a cui è collegata l'e-mail. Ad esempio, se un'e-mail è collegata a un affare e a un contatto, mentre il dipendente non ha autorizzazioni di accesso al contatto, non vedrà l'e-mail nel modulo dell'affare.
Le autorizzazioni di accesso possono essere configurate dagli amministratori e dai dipendenti di Bitrix24 con le autorizzazioni per modificare le impostazioni CRM.
Autorizzazioni di accesso nel CRM
Come funziona l'opzione "Instrada e-mail da clienti esistenti a manager CRM assegnati"?
Se un'e-mail proviene da un cliente nel CRM, puoi allegarla a un modulo esistente. Utilizza l'opzione Instrada e-mail da clienti esistenti a manager CRM assegnati.
Se nella coda di distribuzione dei contatti e dei lead è specificato un dipendente responsabile per il cliente, una nuova e-mail da questo cliente verrà aggiunta al modulo dell'elemento CRM esistente.
Se non è specificato alcun dipendente responsabile nella coda di distribuzione, ogni e-mail da questo cliente crea un nuovo lead. Questo lead verrà assegnato a uno dei dipendenti responsabili nella coda. Diversi moduli di elementi CRM per un cliente con diversi dipendenti responsabili appariranno nel CRM.
Perché un'e-mail non viene salvata nel CRM?
Errore. Quando si tenta di salvare manualmente un'e-mail nel CRM, si verifica un errore.
Causa. Le e-mail in entrata o in uscita dagli utenti del tuo account di Bitrix24 non possono essere salvate nel CRM. Puoi collegare solo le e-mail dei clienti al CRM.
Perché non è possibile inviare un'e-mail dalla scheda dell'affare?
Problema. Non è possibile inviare un’e-mail dalla scheda dell’affare perché il pulsante è inattivo.
Motivo. Da una scheda dell’affare puoi inviare e-mail solo al contatto o all’azienda collegati a quell’affare.
Come inviare un'e-mail dalla scheda CRM
Soluzione. Collega un contatto o un’azienda all’affare dal CRM, oppure creane uno nuovo.
Aggiungere un cliente dal CRM. Nel campo Cliente, seleziona un contatto o un’azienda dall’elenco. Assicurati che il campo E-mail del cliente sia compilato.
Creare un nuovo contatto.
- Seleziona Altro > E-mail.
- Fai clic su Aggiungi nel campo A.
- Seleziona Aggiungi nuovo contatto e-mail.
- Inserisci il nome e l’indirizzo e-mail del cliente, quindi fai clic su Salva.
Dopo questi passaggi, potrai inviare un’e-mail dalla scheda dell’affare. Il cliente verrà aggiunto al CRM, ma non sarà automaticamente collegato all’affare. Per collegarlo, selezionalo nel campo Cliente.
Perché l’attività nella scheda CRM non si conclude quando rispondi a un’e-mail in arrivo?
L’attività non viene chiusa automaticamente per permetterti di continuare la corrispondenza, nel caso sia necessario tornare sull’e-mail in un secondo momento.
Per concludere l’attività, puoi scegliere una delle seguenti opzioni:
- Chiudere manualmente l’attività, se la conversazione su quell’argomento è terminata.
- Creare una nuova attività dall’e-mail in arrivo, se prevedi di continuare a lavorare con il cliente su quella conversazione.
Perché possono crearsi duplicati di contatti inviando un’e-mail dalla scheda CRM?
I duplicati non vengono creati se invii un’e-mail a un contatto già presente nel CRM, anche se non è collegato alla scheda CRM da cui stai scrivendo.
I duplicati possono invece crearsi se invii un’e-mail a un indirizzo selezionato dalla rubrica, contrassegnato dall’icona blu 
. In questo caso, il CRM interpreta l’indirizzo come un nuovo contatto e ne crea uno duplicato, anche se quell’e-mail è già associata a un altro contatto.
Nel campo "A" è selezionato un contatto dal CRM (icona verde) e un contatto dalla rubrica (icona blu).
L'e-mail era già presente nel CRM, quindi è stato creato un duplicato del contatto.
Per evitare che il CRM crei nuovi contatti quando aggiungi destinatari dalla rubrica:
- Vai su CRM > Altro > Impostazioni > Impostazioni CRM.
- Apri Altro > Altre impostazioni.
- Vai alla sezione Attività.
- Disattiva l’opzione Consenti l'invio di e-mail a qualsiasi indirizzo e fai clic su Applica.
Dopo questa modifica, potrai inviare e-mail solo agli indirizzi già presenti nel CRM e non verranno più creati duplicati.
Seleziona i destinatari delle e-mail nel CRM
Perché viene creato un lead nel CRM anche se la creazione dei lead dalla posta è disattivata?
Problema. Viene creato un lead duplicato a partire da un’e-mail in arrivo, anche se nelle impostazioni della posta la creazione dei lead è disattivata.
Motivo. Nelle impostazioni del CRM è attiva l’opzione Attiva modalità vendita ripetuta.
Lead e affari ripetuti
Soluzione. Disattiva la registrazione automatica delle vendite ripetute nel CRM.
- Vai su CRM > Altro > Impostazioni > Impostazioni CRM.
- Seleziona Altro > Altre impostazioni.
- Disattiva l’opzione Attiva modalità vendita ripetuta.
- Attiva l'opzione Attiva modalità di creazione lead legacy.
- Fai clic su Applica.
Fatto. I lead ripetuti non verranno più creati.
Se un cliente già presente nel CRM ti contatta di nuovo:
- se esiste un affare attivo collegato a quel cliente, il nuovo contatto verrà associato a quell’affare;
- se non è presente alcun affare attivo, il contatto verrà collegato a un lead chiuso.
Come selezionare un elemento durante il salvataggio manuale di un’e-mail nel CRM?
Quando salvi manualmente un’e-mail nel CRM, non puoi scegliere direttamente a quale elemento collegarla. Il collegamento dell’e-mail avviene in base alle impostazioni della casella di posta e del CRM.
Per maggiori dettagli, consulta questi articoli:
Gestisci l'e-mail nel CRM
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