Quando pianifichi una riunione con una persona di un'altra azienda, è difficile concordare l'orario: ognuno ha il proprio calendario e il proprio orario. In Bitrix24 è disponibile uno strumento speciale che semplifica la pianificazione.
Gli slot disponibili sono intervalli di tempo nel calendario che vengono riservati per eventi e riunioni. Condividi il tuo calendario e i partecipanti potranno scegliere autonomamente il giorno e l'orario della riunione. Il destinatario del calendario vedrà solo gli slot disponibili e occupati del calendario: non vedrà a quali riunioni partecipi né chi altro è presente.
Come condividere il calendario con i partecipanti esterni
Vai nella sezione Calendario e attiva il dispositivo di scorrimento Slot disponibili. Il link agli slot disponibili verrà automaticamente copiato negli appunti. Invialo a un utente esterno tramite e-mail o messenger.
Tramite il link l'utente esterno potrà scegliere un giorno e un orario disponibili nel tuo calendario per creare una riunione.
Tocca la sezione inferiore Menu e vai a Calendario. Seleziona il menu Slot disponibili.
Tocca Condividi slot disponibili e inoltrali all'utente esterno tramite e-mail o messenger.
Cosa vedranno gli utenti esterni
Verifica come gli utenti esterni visualizzeranno il tuo calendario.
Appena l'utente esterno apre il link, può scegliere la data e l'ora più convenienti per creare una riunione.
Puoi verificare come il cliente visualizzerà il tuo calendario creando una riunione di prova.
Tocca Crea una riunione di prova per verificare come i clienti visualizzano il tuo calendario.
Come modificare un evento
L'evento creato dal cliente apparirà automaticamente nel tuo calendario Bitrix24. Puoi modificare l'evento:
- cambia il nome dell'evento,
- aggiungi una sala riunioni
- invita un collega alla riunione.
Non è possibile modificare la data e l'ora dell'evento, ma è possibile annullare l'evento. Se annulli l'evento, il partecipante esterno riceverà una notifica via e-mail.
L'amministratore dell'account può modificare la data e l'ora di un evento creato da un partecipante esterno. Tuttavia, ti consigliamo di non modificare questi dati, poiché il partecipante esterno potrebbe perdere queste informazioni.
Se è necessario riprogrammare un evento, annulla l'evento e invia nuovamente al partecipante esterno un nuovo link agli slot disponibili per selezionare un giorno e un'ora diversi.
Per tenere una riunione, puoi utilizzare la videoconferenza Bitrix24.
Videoconferenze HD
Come configurare gli intervalli degli slot disponibili
Specifica i giorni della settimana e gli orari per prenotare i tuoi slot, nonché la loro durata.
Ad esempio, puoi scegliere il tuo orario di lavoro: dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18 ore. La durata degli eventi potrebbe essere di un'ora.
Nella sezione Slot disponibili suddividi gli slot in intervalli di tempo uguali che saranno disponibili per la prenotazione.
Nella sezione Slot disponibili indica i giorni e gli orari in cui gli utenti potranno pianificare le riunioni.
Come invitare un collega all'evento creato da un partecipante esterno
Invita i tuoi colleghi all'evento con partecipanti esterni. In questo caso verrà preso in considerazione l'orario di tutti i dipendenti che parteciperanno alla riunione.
Fai clic su Aggiungi (+), seleziona i dipendenti dall'elenco e copia il link. Anche la loro disponibilità verrà presa in considerazione nel calendario.
Invia all'utente esterno il link al calendario tramite qualsiasi metodo conveniente. Gli slot disponibili nel calendario verranno mostrati tenendo conto della disponibilità di tutti i colleghi invitati.
Nella sezione Slot condivisi troverai tutti i link precedentemente creati per riunioni congiunte con i tuoi colleghi e partecipanti esterni.
Questi link ti aiuteranno a tenere riunioni di gruppo. Ad esempio, un responsabile delle risorse umane potrebbe utilizzare questo strumento per organizzare un colloquio con un capo del reparto e un candidato.
Per impostazione predefinita, i link nell'elenco sono ordinati in base alla frequenza di utilizzo, ma puoi ordinarli anche per data di creazione.
Tocca Aggiungi(+) nella sezione Crea slot condivisi con i colleghi.
Seleziona i colleghi che partecipano alla riunione.
Tocca Condividi slot disponibili e condividi con gli utenti esterni il link al calendario. Gli slot disponibili nel calendario verranno mostrati tenendo conto della disponibilità di tutti i colleghi invitati.
Vai alla sezione Slot condivisi per visualizzare tutti i link creati per organizzare riunioni con colleghi e utenti esterni.
Questi link aiutano a organizzare riunioni ricorrenti. Ad esempio, un responsabile HR che invita il responsabile di reparto a un colloquio con i candidati può copiare il link condiviso creato in precedenza con questo responsabile e inviarlo al nuovo candidato.
Per impostazione predefinita, i link nell'elenco sono ordinati in base alla frequenza di utilizzo, ma puoi ordinarli anche per data di creazione.
Come bloccare l'accesso al calendario per i partecipanti esterni
Per disabilitare l'accesso agli slot condivisi, fai clic su Chiudi l'accesso (x) a destra del link.
Per chiudere l'accesso a tutti i link, disattiva la funzione Slot disponibili. Se la riattivi, verrà creato un nuovo link e quelli precedenti non saranno più disponibili.
Disattiva la funzione Slot disponibili per chiudere l'accesso a tutti i link. Se la riattivi, verrà creato un nuovo link e quelli precedenti non saranno più disponibili.
Riepilogo
- Gli slot disponibili nel CRM sono uno strumento per pianificare appuntamenti con i tuoi clienti.
- Imposta la pianificazione del tuo calendario da mostrare al cliente specificando i giorni lavorativi e la durata degli slot disponibili.
- Gli eventi creati da partecipanti esterni verranno visualizzati automaticamente nel tuo calendario.
- Invita i tuoi colleghi che lavorano in Bitrix24 alla riunione con un partecipante esterno.
