Pertanto, se non sei sicuro che Bitrix24.Sign sia adatto per firmare il tuo documento, consulta il tuo legale. L'affidamento a queste firme è responsabilità della persona che accetta il documento.
Creare o selezionare un documento
Prima di tutto, è necessario decidere sul documento da firmare:
- Se hai già un documento pronto, selezionalo dal CRM.
- Se non hai ancora nessun documento, creane uno nuovo nella sezione Bitrix24.Sign.
Come selezionare un documento esistente dal CRM
Vai nella scheda di offerte in cui trovi il documento che desideri firmare.
Apri il documento e fai clic su Firma.
Come creare un nuovo documento?
Nel menu principale, vai nella sezione Bitrix24.Sign e fai clic su Firma.
Scegli il formato del documento e caricalo dal tuo computer per la modifica.
È inoltre possibile utilizzare un documento caricato in precedenza. Per fare ciò, scegli il modello e fai clic su Continua.
Compilare i campi del documento
Dopo aver selezionato il documento desiderato, compila tutti e tre i campi:
- Persona che firma come mittente (la tua entità):In questo campo specifica il nome e il cognome del dipendente che firmerà il documento. Questo è semplicemente il testo che il tuo supervisore aziendale o altro rappresentante vedrà nell'e-mail quando riceve la richiesta di firma il documento.
- Mittente: in questo campo, per impostazione predefinita, vengono inseriti i dati della tua azienda con tutti i dettagli. Se ne hai più di una, scegli quella giusta.
Leggi di più nell'articolo: Come aggiungere i dettagli della propria azienda.
- Destinatario: seleziona un contatto dal CRM. La scheda CRM deve contenere un numero di telefono o un indirizzo e-mail.
Compila questi campi e fai clic su Continua.
Nella fase successiva, è possibile ordinare o aggiungere elementi extra al contratto.
Tutte le informazioni sul blocco Destinatario che hai aggiunto al documento, vengono richieste al cliente. È possibile richiedere non solo la firma, ma anche i dettagli, il timbro e qualsiasi informazione dalla scheda CRM.
Mittente
- Dettagli: i dettagli della tua persona giuridica saranno inseriti nel documento. Possono essere completati in anticipo o al momento della firma. Firmando nuovamente, verranno salvati automaticamente.
- Firma: la firma verrà richiesta al dipendente della tua azienda al momento della firma.
- Timbro:il timbro della tua azienda verrà richiesto al momento della firma.
Destinatario
- Dettagli:i dettagli saranno richiesti al cliente al momento della firma.
- Firma:la firma verrà richiesta al cliente al momento della firma.
- Timbro:il timbro verrà richiesto al cliente al momento della firma.
Generale
- Testo: aggiungi qualsiasi testo al documento, ad esempio: oggetto del contratto, termini di pagamento, data della procura, ecc.
- Data: specifica la data di firma del contratto, i tempi di consegna, la data di pagamento, ecc.
- Numero: verrà visualizzato il numero del documento specificato durante la sua creazione.
- Campo del CRM: è possibile inserire qualsiasi informazione salvata nella scheda del Contatto o richiederla al cliente. Ad esempio, la data di nascita, la posizione, ecc.
Dopo aver aggiunto tutte le informazioni richieste al documento, fai clic su Salva. L'editor si chiuderà e potrai scegliere come inviare la richiesta di firma del documento al direttore della tua azienda e alla controparte: via e-mail o SMS.
Come inviare il documento per la firma?
Prima di inviare il documento, controlla nuovamente i contatti del direttore dell'azienda e della controparte. Il link al documento verrà inviato alle parti tramite e-mail o numero di telefono via SMS, pertanto i dati di contatto devono essere corretti.
Nel menu a destra, troverai l'anteprima del documento.
- I campi in cui le controparti devono mettere la firma, il timbro o altri elementi saranno evidenziati.
- Per un documento con diverse pagine, utilizza la funzione di impaginazione.
- Se è necessario modificare i dati, fai clic su Modifica (Edit) nel blocco di documento.
Una volta che tutti i dati sono stati controllati, fai clic su Invia per la firma (Submit for signing).
Dopo aver inviato il documento, viene creata la solita scheda di processo intelligente, in cui verrà visualizzato ogni passaggio.
