Portiamo un esempio pratico. La società vuole espandersi e decide di assumere più lavoratori; per fare ciò serve scrivere un annuncio, metterlo sul sito, pianificare colloqui e preparare i documenti necessari.

Queste operazioni devono essere eseguite da un gruppo di persone diverse e se qualcuno dimentica di completare il proprio compito, la società rischia di rimanere senza dipendenti. Certo, non è possibile tenere traccia dei processi segnando tutto in un’agenda o in un foglio di calcolo, ma grazie agli strumenti che offre Bitrix24 è possibile organizzarli e semplificarli.

Cosa sono gli incarichi?

Gli Incarichi sono uno strumento per organizzare il lavoro di un'azienda con il quale i dipendenti pianificano il proprio lavoro e i manager, invece, valutano l'efficacia delle prestazioni dei subordinati e gestiscono i progetti. Utilizza i seguenti 8 passi facilissimi per creare i tuoi incarichi:

1. Crea un nuovo incarico

Apri la sezione Incarichi e progetti, in alto a sinistra, e fai clic sul pulsante Nuovo incarico.

2. Inserisci il nome e la descrizione dell’incarico

Inserisci il nome dell'incarico. In questo modo potrai individuarlo rapidamente tra un gran numero di incarichi. Nella descrizione dell'incarico è necessario dettagliare al responsabile in che cosa consiste il compito da eseguire.

Metti un segno di spunta nella casella Priorità alta. Tali incarichi sono contrassegnati da una fiamma nell'elenco e il dipendente capirà che la questione richiede una soluzione urgente.

3. Crea un elenco di controllo

L’elenco di controllo è utile quando si lavora con incarichi complessi poiché consente di scomporre il compito in una sequenza di step, in modo che il personale capisca come organizzare e pianificare il proprio lavoro. In questo modo puoi anche tenere sotto controllo l’intero incarico da svolgere.

Per saperne di più, leggi l'articolo Elenco di controllo negli incarichi.

4. Aggiungi i dipendenti all'incarico

Esistono 4 ruoli: Responsabile, Creatore (Creato da), Partecipante e Osservatore.

• Responsabile: il dipendente che esegue il compito.
• Creatore (Creato da): il dipendente che assegna il compito e, se indicato, valuta il risultato dell’esecuzione.
• Partecipante: uno o più dipendenti coinvolti nell'esecuzione del compito. Un incarico può avere un solo responsabile, ma il numero di partecipanti non è limitato. Se, ad esempio, si specificano quattro persone nel campo “responsabile”, di conseguenza vengono creati quattro incarichi separati per ciascun responsabile.
• Osservatore: uno o più dipendenti non coinvolti direttamente nell'esecuzione del compito ma nel monitoraggio dell’esecuzione. Ricevono notifiche e possono lasciare commenti.

5. Definisci le date di scadenza dell'attività

Fai clic sul campo Pianificazione tempo per impostare le scadenze dell'incarico anche in minuti.

6. Specifica le impostazioni nella scheda Opzioni

Nella scheda Opzioni è possibile configurare una serie di funzioni: consentire al responsabile di modificare le scadenze delle attività, saltare i fine settimana e le vacanze, ecc.

Posiziona il cursore sull'icona con un punto interrogativo accanto a ciascuna opzione per leggerne la descrizione dettagliata.

7. Aggiungi l'incarico

Quando hai terminato con le impostazioni dell’incarico, fai clic sul pulsante Aggiungi incarico per crearlo oppure passa al prossimo step per conoscere le impostazioni avanzate.

8. Aggiungi le impostazioni avanzate degli incarichi

Per un lavoro più dettagliato con gli incarichi, puoi ricorrere alle impostazioni avanzate. Fai clic sulla scheda Altro e seleziona le opzioni desiderate.

Qui puoi:

• associare l'incarico a un progetto;
• configurare la gestione del tempo impiegato all’incarico;
• aggiungere un promemoria incarichi;
• trasformare l'incarico in un incarico riccorente e creare un nuovo modello di incarico;
• creare incarichi secondari o trasformare un incarico in un incarico secondario;
• associare gli elementi CRM all'incarico.