I clienti possono prenotare i servizi tramite un modulo online o con l'aiuto di un agente di prenotazione.
Indipendentemente dall'opzione scelta, Bitrix24 invia automaticamente i messaggi per aiutarli a ridurre le mancate presentazioni e a non dimenticare l'appuntamento.
I messaggi vengono inviati tramite WhatsApp. La tempistica, la frequenza e il formato di queste notifiche si basano sulle tue impostazioni personalizzate. Puoi facilmente modificare la programmazione dell'invio, scegliere modelli di messaggio e disattivare i promemoria non necessari.
Anche gli addetti alle prenotazioni ricevono notifiche, consentendo loro di monitorare lo stato della prenotazione e di contattare i clienti quando necessario.
Informazioni sulla prenotazione
Quando un cliente crea una nuova prenotazione, Bitrix24 gli invia un messaggio con data, ora e informazioni sulla risorsa. Puoi scegliere di inviare il messaggio immediatamente o di ritardarlo di 10 minuti o 1 ora.
Nel modulo dell'elemento CRM, la cronologia mostra l'attività "Prenotazione" e la cronologia dei messaggi, inclusi gli stati di invio e lettura.
Conferma della prenotazione
Per impostazione predefinita, i clienti ricevono un messaggio con un link per confermare la prenotazione un giorno prima della visita.
Nella bacheca degli appuntamenti, accanto alle prenotazioni non ancora confermate appare un'icona a forma di orologio.
È possibile monitorare le conferme delle prenotazioni e la cronologia dei messaggi in tempo reale nel CRM.
Se il cliente non conferma la prenotazione tramite il link, sulla bacheca degli orari compare un contatore rosso.
Il sistema crea anche un'attività CRM per l'agente responsabile. Per impostazione predefinita, questa viene avviata 3 ore prima dell'appuntamento, in modo che possa contattare il cliente e chiarire i suoi piani.
Se il tuo cliente cambia i suoi piani, può utilizzare lo stesso link per annullare la prenotazione.
Quando una prenotazione viene annullata, l'agente viene avvisato e la fascia oraria diventa nuovamente disponibile sulla bacheca degli orari.
Promemoria per la prossima prenotazione
Il sistema invia automaticamente un promemoria al cliente all'orario scelto, ad esempio la mattina del giorno della prenotazione.
Promemoria di prenotazione quasi mancata
Se un cliente non si presenta in orario e l'agente non ha contrassegnato la visita come confermata, Bitrix24 invia un messaggio di follow-up. Puoi scegliere di inviarlo 5 o 10 minuti dopo l'orario di inizio previsto.
Nella bacheca della prenotazione, la prenotazione diventa arancione e un contatore appare sulla destra per segnalare l'attenzione.
Se la prenotazione non viene ancora confermata, viene creata automaticamente un'attività CRM per ricordare all'agente di contattare il cliente.
Se il cliente non conferma la prenotazione, la fascia oraria verrà automaticamente liberata per un'altra prenotazione.
L'agente riceverà una notifica e la fascia oraria tornerà disponibile sulla bacheca degli orari.
Suggerimento
Sia il cliente che l'agente di prenotazione possono annullare una prenotazione:
Se il cliente annulla, l'agente riceverà una notifica.
Se l'agente annulla, il cliente non riceverà una notifica automatica.
In entrambi i casi, consigliamo di contattare il cliente per suggerire un nuovo orario.