In Bitrix24 puoi gestire in modo centralizzato le caselle di posta dei dipendenti: visualizzare l'elenco delle caselle collegate, aggiungerne di nuove, configurare le autorizzazioni di accesso e verificare l'integrazione con il CRM.
In questo modo puoi controllare facilmente la posta aziendale, evitare la perdita di messaggi e aggiornare le impostazioni in modo tempestivo.
Per impostazione predefinita:
- L’amministratore può vedere l’elenco di tutte le caselle di posta e modificarne le impostazioni. Se necessario, può delegare i diritti di configurazione ad altri dipendenti.
- Il supervisore può vedere le caselle dei propri subordinati, ma non modificarne le impostazioni.
Come concedere l'accesso a una casella di posta
In questo articolo vedremo come:
Per accedere alla gestione, apri la sezione Webmail > Gestisci caselle di posta degli utenti.
Configurare l'elenco delle caselle di posta
Nella sezione Caselle di posta connesse vengono visualizzate tutte le caselle di posta connesse dell'azienda. Per lavorare comodamente con questo elenco, configura quali dati mostrare nella tabella.
Ad esempio, se desideri valutare rapidamente come i dipendenti utilizzano la posta, mantieni solo le colonne necessarie: nome del dipendente, indirizzo della casella e data dell'ultima sincronizzazione. In questo modo ottieni una panoramica chiara e aggiornata delle caselle.
Per modificare le colonne, fai clic su Impostazioni (⚙️) nell'angolo in alto a destra della tabella, seleziona i campi desiderati e salva le modifiche.
Trovare una casella di posta
Se l'azienda ha molte caselle di posta collegate, cercare manualmente può essere scomodo. I filtri aiutano a trovare rapidamente i dati senza scorrere l'intero elenco. Ad esempio, puoi visualizzare solo le caselle con integrazione CRM attiva o quelle che non si sincronizzano da tempo.
Per trovare rapidamente la casella che ti serve, utilizza i filtri. Campi disponibili:
- Indirizzo e-mail: indirizzo email, ad esempio, stellarossi@example.it.
- Nome: nome della casella di posta impostato dall’utente, ad esempio "Casella principale" o "Casella di backup".
- Proprietario della casella di posta: cognome del dipendente a cui è collegata.
- Ultima sincronizzazione: quando le email sono state caricate l'ultima volta in Bitrix24.
- Nel CRM: se la casella è integrata con il CRM.
- Utenti con accesso: chi può lavorare con questa casella.
- Responsabili (CRM): cognomi dei dipendenti a cui verranno assegnati lead e contatti nel CRM.
- Spazio su disco (MB): quanto spazio occupano email e allegati.
- Nome mittente: cognome e nome visualizzati nel campo "Da".
Configurare una casella di posta
Puoi modificare le impostazioni, avviare la sincronizzazione, controllare il numero di email non lette e collegare nuove caselle.
Modifica. Modifica la connessione, aggiorna la password, cambia il nome del mittente o attiva l'integrazione con il CRM.
Imposta l'email
Fai clic su Menu (≡) > Modifica casella di posta accanto a quella desiderata o seleziona Gestisci nella colonna Gestisci casella di posta.
Sincronizza. Le email in Bitrix24 vengono caricate automaticamente a intervalli regolari. La frequenza dipende dall’attività degli utenti. L'attività include l’utilizzo attivo di una scheda del browser aperta, dell’app desktop o dell’app mobile.
Frequenza di aggiornamento della posta in arrivo
Puoi sincronizzare manualmente una casella, ad esempio se noti che non viene aggiornata da tempo. Fai clic su Menu (≡) > Sincronizza ora o sull'icona 
nella colonna Ultima sincronizzazione.
Visualizza il numero di email non lette. Ad esempio, se ci sono molte email non lette, il supervisore può chiedere al dipendente perché non sta gestendo la posta in arrivo.
Il contatore delle email non lette è visualizzato accanto all'indirizzo email.
Collegare una casella di posta. Puoi collegare una o più caselle di posta. Per collegare più caselle insieme, devono avere lo stesso dominio di posta e gli stessi parametri SMTP e IMAP.
Collegare più caselle di posta in Bitrix24
Configura le autorizzazioni di accesso. Scegli chi può visualizzare le caselle, modificarne le impostazioni o accedervi. Ad esempio, un manager può visualizzare l'elenco delle caselle dei colleghi, ma non modificarne le impostazioni.
Configurare le autorizzazioni di accesso alla posta
Riepilogo
- In Bitrix24 puoi gestire centralmente le caselle di posta dei dipendenti: visualizzare, aggiungere e configurare le autorizzazioni, verificare l'integrazione con il CRM e altro.
- Per impostazione predefinita, l'amministratore ha accesso completo a tutte le caselle; il supervisore vede solo quelle dei suoi collaboratori.
- L'amministratore di Bitrix24 e il supervisore non possono visualizzare le email, se non hanno accesso alla casella di posta specifica.
- Per accedere alla gestione, fai clic su Webmail > Gestisci caselle di posta degli utenti. Qui vengono visualizzate tutte le caselle di posta connesse dell'azienda.
- Per lavorare comodamente con l'elenco delle caselle, configura quali dati mostrare nella tabella.
- Grazie ai filtri puoi trovare rapidamente le caselle che ti servono, senza dover scorrere tutto l’elenco.
