Le regole di automazione e i trigger aiutano ad automatizzare diversi scenari di lavoro con clienti e dipendenti. Le regole di automazione eseguono azioni di routine: assegnano incarichi, inviano notifiche, creano documenti e altro. I trigger monitorano le azioni di clienti e dipendenti: visualizzazione di un'e-mail, creazione e firma di un documento e altre. Quando si verifica l'azione specificata, il trigger sposta l'elemento a un'altra fase.
Regole di automazione e trigger in Bitrix24

Con le regole di automazione e i trigger è possibile automatizzare il processo di firma dei documenti con i dipendenti. Sono disponibili nelle soluzioni automatizzate. Questo è utile quando i documenti HR vengono gestiti non solo dal reparto risorse umane. Ad esempio, un responsabile della formazione può inviare automaticamente un accordo di formazione ai dipendenti dalla propria soluzione automatizzata.
Soluzioni automatizzate: panoramica

Nell'articolo vediamo delle regole di automazione e dei trigger per la firma dei documenti con i dipendenti:

• regola "Firma documento con  dipendente",
• trigger "Approva documento",
• trigger "Compila documento",
• trigger "Firma documento",
• trigger "Firma del documento completata".

Come aggiungere regole di automazione e trigger

1-2. Vai nella sezione Automazione > Soluzione automatizzate.
3-4. Seleziona la soluzione automatizzata e il smart proccess desiderato. Ad esempio, Reclami.
5. Fai clic su Regole di automazione.
6. Seleziona Crea.
7. Specifica la fase in cui configurare la regola di automazione.
8. Fai clic su Documenti.
9. Seleziona la regola di automazione o il trigger desiderato.
Interfaccia per aggiungere regole di automazione e trigger

Firma documento con il dipendente

Come funziona. Quando l'elemento del smart proccess raggiunge una determinata fase, la regola di automazione crea un documento da un modello e lo invia per la firma al rappresentante dell'azienda e poi al dipendente.

Per cosa utilizzarlo. Per inviare automaticamente i documenti ai dipendenti per la firma. Ad esempio, un accordo di formazione o di lavoro a distanza.

Configurazione della regola di automazione. Per far sì che la regola di automazione generi il documento e lo invii ai dipendenti corretti, compila i campi nelle impostazioni.

Vediamo più in dettaglio le impostazioni della regola di automazione.

Aggiungi un modello di documento esistente o creane uno nuovo. Seleziona un documento dall'elenco dei modelli o creane uno nuovo.

Dipendente che firmerà il documento.

1. 1. Fai clic su Seleziona.
2. 2. Vai alla scheda Ruoli.
3. 3. Seleziona il ruolo desiderato. In questa scheda vengono visualizzati i campi del smart proccess con il tipo di dati Link al dipendente. Ad esempio, nella scheda del processo Smart per la formazione dei dipendenti c'è il campo Dipendente in formazione.
4. 4. Se non c'è un campo con il tipo di dati Link al dipendente, è necessario crearlo nelle impostazioni del smart proccess.
   Campi personalizzati nelle fatture e nei processi smart

Chi firmerà il documento per conto dell'azienda. Seleziona chi tra i dipendenti firmerà il documento per conto dell'azienda. Ad esempio, il direttore aziendale o il direttore HR.

Chi approverà. Seleziona chi verificherà che il documento sia corretto. Può essere il responsabile del dipendente.

Chi compilerà. Specifica chi compilerà il documento se mancano dati. Ad esempio, un manager HR o un dipendente del reparto risorse umane.

Attendi il completamento del flusso di lavoro. Attiva questa opzione se nella fase è configurato un flusso di lavoro o una catena di regole di automazione sequenziali. Tutte le regole di automazione successive non verranno eseguite finché il processo di firma avviato dalla regola di automazione "Firma documento con dipendente" non sarà completato.

I dipendenti che firmeranno il documento per conto dell'azienda, lo approveranno e lo compileranno vengono automaticamente inseriti nelle impostazioni della regola di automazione in base al modello selezionato. Puoi selezionare altri dipendenti nella regola di automazione senza modificare il modello di documento.

Approva documento

Come funziona. Il trigger cambierà la fase dell'elemento del processo Smart quando inizia l'approvazione del documento.
Come approvare un documento in Bitrix24

Per cosa utilizzarlo. Il manager HR saprà che il documento è in fase di approvazione. Ad esempio, il responsabile approva la formazione del dipendente.

Compila documento

Come funziona. Il trigger cambierà la fase dell'elemento del smart proccess dopo l'inizio della compilazione del documento.
Firma elettronica per HR: completa i documenti

Per cosa utilizzarlo. Il manager HR saprà che il documento è in fase di compilazione da parte del responsabile.

Firma documento

Come funziona. Il trigger cambierà la fase dell'elemento del smart proccess dopo che il documento sarà inviato per la firma al rappresentante dell'azienda.

Per cosa utilizzarlo. Il manager HR saprà che il documento è in fase di firma dal rappresentante dell'azienda e successivamente dal dipendente.

Firma del documento completata

Come funziona. Il trigger cambierà la fase dell'elemento del smart proccess dopo che tutti i dipendenti avranno firmato o rifiutato di firmare il documento.

Per cosa utilizzarlo. Il manager HR saprà che il documento è stato firmato o che la firma è stata annullata. Ad esempio, il responsabile della formazione saprà che il dipendente ha firmato l'accordo e si può procedere con il pagamento della formazione.

Caratteristiche. Scegli quale risultato della firma monitorare: qualsiasi, firmato o annullato.