Primo avvio e configurazione
Quando il modello del flusso di lavoro è avviato per la prima volta, il sistema chiederà all'amministratore di configurare i relativi parametri:
Importante: la richiesta raggiungerà automaticamente i vari responsabili coinvolti nella decisione tramite la struttura azienda e, dopo l'approvazione finale, saranno inviate le relative notifiche. Occorre inserire i nomi delle persone che possono dare l'approvazione finale ai viaggi di lavoro.
Configurazione di accesso: gli amministratori di Bitrix24 possono configurare i flussi di lavoro che saranno mostrati nel Flusso attività e definire le autorizzazioni di accesso per i dipendenti in Bitrix24 nell'ambito delle “Impostazioni” dei flussi di lavoro:
Dopo l'impostazione dei parametri del flusso di lavoro, i dipendenti potranno iniziare a usare il modello del flusso di lavoro in Bitrix24.
Funzionamento del flusso di lavoro per i viaggi di lavoro
L'utente dovrà compilare i seguenti campi obbligatori: titolo, data di inizio e data di fine pianificata. Se necessario, è anche possibile inserire le informazioni sulle spese previste e allegare dei file:
Il dipendente coinvolto nell'approvazione del viaggio di lavoro riceverà immediatamente la richiesta:
L'utente sarà anche aggiornato sullo stato della richiesta nel proprio flusso attività:
Tutte le richieste avviate dall'utente sono reperibili alla voce Mia area di lavoro>Mie richieste:
Dopo che tutti i dipendenti coinvolti nell'approvazione del viaggio di lavoro confermano la richiesta dell'utente, essa sarà inviata all'utente finale responsabile della sua revisione:
Dopo l'approvazione del viaggio di lavoro, l'esecuzione del processo riprende dall'utente, che riceve la richiesta di "fornitura dei documenti per il viaggio di lavoro":
L'utente riceve anche una notifica IM indicante l'approvazione del viaggio di lavoro e a questo punto deve fornire i documenti richiesti per il viaggio (scansioni, biglietti, moduli, ecc.):
L'utente ha la possibilità di allegare al modulo "Documenti per il viaggio di lavoro" copie di documenti relativi al viaggio, quali biglietti, ricevute di hotel, moduli, scansioni, ecc.:
Dopo aver allegato i file relativi al viaggio al flusso di lavoro, esso sarà inviato all'utente responsabile con l'incarico di "confermare i documenti inviati":
Nel modulo di conferma dei documenti inviati, il dipendente responsabile può completare il flusso di lavoro o rigettarlo. I motivi dell'eventuale mancata approvazione possono essere indicati nell'apposito campo:
Lo stato del flusso di lavoro completato sarà visualizzato nel Flusso attività dell'utente e gli sarà inviato tramite una notifica IM:
