I team stanno cambiando il modo di gestire gli incarichi. Sempre più spesso discutono i progetti direttamente in chat: si accordano, pianificano i passaggi e fissano le decisioni.

Abbiamo rivisto gli incarichi in Bitrix24 per adattarli a questo nuovo modo di lavorare. Ora un incarico non è solo una scheda con campi e commenti, ma uno spazio unificato dove avviene tutto il lavoro: discussioni, azioni e risultati. La chat dell'incarico è diventata il centro della comunicazione e della gestione dei processi: il team effettua chiamate, scambia file e prende decisioni senza perdere il contesto e senza dover passare da uno strumento all’altro.

Abbiamo aggiornato la scheda degli incarichi per adattarla al nuovo modo di lavorare, dove la comunicazione è al centro. Vediamo cosa è cambiato e come questo accelera il lavoro.

Il nuovo modulo incarichi — tutto in un unico posto

La scheda dell’incarico ora è più chiara e semplice da usare. Le informazioni sono organizzate in sezioni: descrizione, partecipanti, file, elenchi di controllo, risultati e altro. Questo formato aiuta a comprendere rapidamente cosa deve essere fatto, identificare condizioni aggiuntive e concentrarsi sull'esecuzione.

All'interno del modulo ora c'è una chat. Mantiene l'intero contesto della discussione: puoi vedere le modifiche recenti, effettuare chiamate, chiarire dettagli e prendere decisioni rapidamente senza uscire dall'incarico.
Chat degli incarichi

Vantaggi della nuova scheda dell’incarico:

• Creazione rapida degli incarichi: aggiungi solo ciò che è necessario, come descrizione, scadenza, responsabile ed elenco di controllo. Le altre sezioni rimangono nascoste finché non servono per mantenere il modulo compatto e facile da usare.

• Vista unificata per la creazione e la revisione: il modulo incarichi ora appare uguale sia durante la creazione che durante il lavoro. Questo fa risparmiare tempo nella ricerca dei campi.

• Comunicazione e decisioni più rapide: la chat dell'incarico accelera le interazioni: il team discute le questioni in modo naturale, come in un messenger. Le decisioni vengono prese più velocemente, il feedback è immediato e l'incarico avanza senza ritardi.

• Lavoro collaborativo sui file: gli incarichi ora dispongono di uno spazio dedicato ai documenti. Tutti i partecipanti possono allegare e visualizzare i file lì. Nulla va perso. Il documento necessario è facile da trovare e aprire direttamente nell'incarico. Se qualcosa necessita di una discussione rapida, puoi inviare il file direttamente nella chat dell'incarico.

• Controllo delle scadenze e disciplina nell'esecuzione: per impostazione predefinita, i nuovi incarichi vengono ora creati con una scadenza di cinque giorni lavorativi per non perdere alcun incarico. Il creatore può decidere chi può modificare la scadenza e in quali casi, come limitare le modifiche o richiedere una motivazione per gli aggiustamenti.

• Risultati e tappe intermedi: l'incarico dispone di una sezione separata "Risultati", dove è possibile aggiungere non solo il risultato finale, ma anche le tappe intermedie. In questo modo, il supervisore e i colleghi possono monitorare i progressi e fornire un feedback rapido.

Chat all'interno degli incarichi

La chat dell’incarico diventa il centro della comunicazione. Qui, il team interagisce, allinea i risultati, monitora i cambiamenti e mantiene una cronologia delle interazioni. Grazie al formato familiare della chat, la gestione degli incarichi è diventata più comoda: tutte le azioni avvengono nello stesso spazio, senza dover cambiare strumento.

Nella chat dell'incarico, puoi:

• Discutere i dettagli: comunica con i colleghi direttamente nell'incarico senza passare a chat o schede separate. Tutto avviene rapidamente: fai una domanda, ricevi una risposta e concorda una soluzione in tempo reale. Questo accelera il completamento degli incarichi e riduce i ritardi.

• Effettuare chiamate: avvia chiamate audio e video direttamente dalla chat dell'incarico per discutere rapidamente tutto e prendere decisioni. Dopo la chiamata CoPilot Follow-up genererà automaticamente la trascrizione e un riepilogo.
  CoPilot Follow-up: analisi vocale per videochiamate con IA

• Scambiare file: invia documenti, immagini e altri file affinché i colleghi ricevano immediatamente i materiali necessari.

• Monitorare le modifiche: ogni passaggio viene registrato, dalle modifiche alle scadenze agli aggiornamenti di stato. Questo consente di monitorare rapidamente cosa è cambiato e a che punto si trova l'incarico.

• Evidenziare punti importanti: fissa o aggiungi messaggi chiave ai Preferiti per un accesso rapido in seguito.

• Mantenere il contesto: l'intera cronologia delle discussioni, azioni e chiamate è conservata in un unico posto. Il team lavora sempre con informazioni aggiornate.

I commenti precedenti del vecchio modulo incarichi possono essere visualizzati nella chat. Sono disponibili in modalità di sola lettura.

Tutte le chat degli incarichi in un elenco separato

Abbiamo aggiunto una nuova sezione: Chat incarichi. È un nuovo spazio per comunicare e gestire gli incarichi direttamente nel messenger.

• Lavore come in un’app di messaggistica: a sinistra, un elenco di incarichi con i messaggi più recenti; a destra, la chat dell'incarico selezionato.


• Rispondere istantaneamente: discuti gli incarichi direttamente nella chat. I nuovi messaggi compaiono subito nell’elenco. Non è necessario aprire ogni incarico per controllare gli aggiornamenti. Seleziona la chat e rispondi dove necessario.


• Accedere rapidamente all'incarico necessario: tutti gli incarichi attivi in cui sei coinvolto sono raccolti in un unico elenco. Le chat con nuovi messaggi si spostano in alto come in un messenger, quindi è chiaro dove è necessario il tuo intervento. Per aprire l'incarico stesso, fai clic sul link nell'intestazione della chat.


• Tenere traccia dei progressi: i responsabili possono monitorare gli aggiornamenti, i supervisori possono esaminare più discussioni e gli osservatori possono rimanere informati sui cambiamenti.

Puoi accedere all'elenco delle chat degli incarichi nella sezione Messenger > Incarichi e in Incarichi e progetti > Chat incarichi.

Chat degli incarichi nella sezione Messenger

Chat nella sezione Incarichi e progetti

Contatori e notifiche — non perderti gli aggiornamenti

Il nuovo sistema unifica contatori e notifiche per gli incarichi. Questo aiuta a garantire che eventi importanti non vengano persi, come nuovi messaggi, modifiche alle scadenze, elementi dell’elenco di controllo completati e altro.

Se un incarico cambia:

1. Un nuovo messaggio appare nella chat dell'incarico, con una notifica e un contatore nell'elenco delle chat.
2. La sezione Incarichi e progetti mostra un contatore. Indica dove ci sono aggiornamenti non letti.

Come monitorare i cambiamenti:

• Monitora i contatori nella sezione "Incarichi e progetti" o nella scheda "Incarichi" del messenger. Mostrano il numero totale di nuovi eventi ed evidenziano gli incarichi con aggiornamenti.
• Apri l'elenco delle chat degli incarichi per esaminare sequenzialmente tutti i nuovi messaggi e cambiamenti.

Ogni partecipante all'incarico riceve notifiche e contatori in base al proprio ruolo:

• Responsabili e partecipanti all’incarico: ricevono notifiche per tutti i cambiamenti nei loro incarichi.
• Creatori degli incarichi: ricevono notifiche sugli eventi chiave, come il completamento dell’incarico, gli aggiornamenti dell’elenco di controllo o i risultati allegati.
• Osservatori: vedono notifiche sui cambiamenti di stato dell'incarico, come quando un incarico viene creato o completato.

Se un membro del team viene menzionato nella chat, riceve anche una notifica e vede un contatore.

Contatori nella sezione Incarichi e Progetti

Contatori nelle chat degli incarichi

I nuovi incarichi non sono solo un aggiornamento, ma un nuovo modo di lavorare. Ora tutto ciò che serve per portare a termine un incarico è raccolto in un unico spazio. La chat diventa il punto centrale: qui il team discute, decide e segue i cambiamenti in tempo reale. Così il lavoro procede più velocemente e Bitrix24 aiuta a concludere ogni incarico.