Il documento di arrivo registra l'ingresso delle merci in magazzino, specificando il nome, la quantità e il fornitore. Le autorizzazioni di accesso determinano chi può lavorare con i documenti: visualizzarli, modificarli, elaborarli o eliminarli.

Vai nella sezione CRM > Impostazioni > Autorizzazioni di accesso all'inventario. Per lavorare con il documento, è possibile configurare cinque tipi di autorizzazioni di accesso per il dipendente:

• Visualizza — accesso solo alla visualizzazione dei documenti. Il dipendente non potrà modificarli o elaborarli. Utile per verificare i dati relativi alle forniture.
• Crea e modifica — possibilità di aggiungere nuovi documenti e apportare modifiche alle bozze. Utilizzato nella fase di preparazione del documento, durante l'accordo con il fornitore.
• Elabora oggetti dell'inventario — registra l'ingresso delle merci in magazzino. Questa autorizzazione di accesso viene assegnata ai dipendenti che si occupano della ricezione e del controllo della quantità di merce ricevuta.
• Annulla elaborazione — consente di annullare i documenti elaborati e ripristinare le scorte allo stato precedente. Utile per correggere errori rilevati.
• Elimina oggetto dell'inventario — permette di eliminare bozze e documenti annullati. Rilevante per i dipendenti responsabili dell'ordine nel sistema, eliminando le registrazioni superflue.

Scenario: il responsabile gestisce la fornitura, il magazziniere riceve la merce in magazzino. Ad esempio, in un'azienda i responsabili si accordano con i fornitori e preparano i documenti di arrivo. Quando la merce arriva in magazzino, il magazziniere la riceve, controlla la quantità ed elabora il documento.

Per configurare questo scenario, segui due passaggi:

1. Crea il ruolo "Responsabile" e abilita le autorizzazioni di accesso Visualizza catalogo dei prodotti, Visualizza sezione Gestione magazzino e Visualizza e selezione i magazzini. Per lavorare con il documento, abilita le autorizzazioni di accesso Visualizza e Crea e modifica. I responsabili potranno gestire le forniture dai fornitori e creare bozze dei documenti di arrivo.

2. Crea il ruolo "Magazziniere" e abilita le autorizzazioni di accesso Visualizza catalogo prodotti, Visualizza area Gestione inventario, Visualizza e seleziona i magazzini, selezionando solo i magazzini a cui deve avere accesso. Per lavorare con il documento, abilita le autorizzazioni di accesso Visualizza e Elabora oggetto dell'inventario. Le altre autorizzazioni di accesso possono rimanere disabilitate: il dipendente non modificherà o eliminerà i documenti, ma si limiterà a elaborare quelli già preparati.

Dopo la configurazione, i magazzinieri potranno aprire i documenti preparati, ricevere le merci e elaborare i documenti, fissando l'ingresso in magazzino. Questo aiuterà a suddividere le responsabilità tra il responsabile, che prepara il documento, e il magazziniere, che si occupa della ricezione.