Con la firma elettronica per HR di Bitrix24, puoi creare i modelli di documenti per i dipendenti, accelerandone la creazione e l'invio per la firma. È possibile, ad esempio, creare un modello per richieste di viaggio o ferie, che possono essere firmati facilmente con una semplice firma elettronica.

I dipendenti con accesso allo strumento Firma Elettronica per HR il direttore o il responsabile delle risorse umane può creare questi modelli. L'amministratore di Bitrix24 può modificare le autorizzazioni di accesso.
Firma elettronica: autorizzazioni di accesso

Come creare e configurare un modello

Vai nella sezione Firma elettronica per HR > Modelli di documento. Fai clic su Crea.

Seleziona un documento esistente o aggiungine uno nuovo.

Compila i campi, come codice documento, nome, fornitore, etc. Tutti i campi nella fase Percorso sono obbligatori. Fai clic su Continua.
Creare e inviare un documento elettronico da firmare

Per aggiungere ulteriori informazioni al documento, fai clic su Modifica e inserisci i dettagli sull'azienda, sul rappresentante e sui dipendenti utilizzando i blocchi dell'editor sulla destra.

Azienda e rappresentante. Aggiungi i dettagli dell'azienda o qualsiasi campo dalla scheda dell'azienda. Le informazioni sul rappresentanteIl rappresentante è il dipendente che firma i documenti elettronici per conto dell'azienda. viene caricato dal tuo profilo.

Dipendente: informazioni personali. I dati personali vengono popolati automaticamente dalla sezione Dati personali nel profilo del dipendente. Se questi dati non sono completi, dovranno essere aggiunti manualmente al documento.

Dipendente: campi personalizzati. Se hai bisogno di campi aggiuntivi, utilizza il blocco Campi personalizzati. Questi campi vengono completati manualmente e non vengono salvati nel profilo del dipendente.

Ad esempio, puoi aggiungere date di inizio e di fine a una richiesta di viaggio. Il dipendente deve completare questi campi prima di inviare il documento.
Come aggiungere un nuovo campo

Generale. Puoi aggiungere ulteriore testo o numeri al documento.

1. Posiziona il cursore nella parte del documento in cui desideri inserire le informazioni dai blocchi a destra e fai clic su Inserisci.
2. Regola il posizionamento e il formato del testo secondo necessità.
3. Fai clic su Continua.
4. Rivedi i dati e salva le modifiche.

Come modificare o eliminare un modello

Vai nella sezione Firma elettronica per HR > Modelli di documento per visualizzare l'elenco dei tuoi modelli. Fai clic su Menu (≡) e seleziona l'opzione desiderata.

Come aggiungere un nuovo campo

Nei blocchi Azienda e rappresentante e Dipendente, puoi creare i campi personalizzati per memorizzare le informazioni aggiuntive. Puoi aggiungere una stringa, un elenco o una data.

• Stringa: consente di inserire qualsiasi informazione: testo, numeri, date.
• Elenco: è un insieme di valori predefiniti. Il dipendente ne seleziona uno durante il completamento del documento.
• Data: si tratta di una data senza ora, ad esempio la data di approvazione di una richiesta.

Come disattivare un modello

Quando crei un modello, bisogna completare i campi obbligatori nella fase Percorso. Una volta terminato, il modello viene attivato e qualsiasi dipendente può utilizzarlo per inviare i documenti da firmare. Se non completi i campi obbligatori, il modello viene salvato come inattivo e non sarà disponibile fino al completamento.

Per disattivare un modello, fai clic sull'interruttore nella colonna Attivio.

Come visualizzare i documenti inviati utilizzando un modello

Rappresentante aziendale. Vai nella sezione Firma elettronica per HR > e seleziona Da dipendenti.

Dipendente. Vai al tuo profilo personale e fai clic su I miei documenti.
Sezione "I miei documenti"