La Prenotazione online è uno strumento per registrare i clienti per appuntamenti con specialisti, noleggiare attrezzature e spazi. Prima di registrare i clienti, è necessario creare e configurare le risorse come medici, veicoli o spazi a noleggio.

Vai nella sezione Prenotazione online e fai clic su Aggiungi una risorsa.

In questo articolo vedremo:

• Specifica il settore dell'azienda
• Configura la risorsa
• Imposta le notifiche per i clienti

Specifica il settore dell'azienda

Seleziona l'opzione che meglio descrive la tua attività o aggiungine una nuova.

• Servizi medici: appuntamenti con medici, estetiste e diagnosi.
• Noleggio attrezzature: macchinari da costruzione, attrezzature sportive, attrezzature per eventi, etc.
• Servizi di specialisti: consulenze, riparazioni, servizi di bellezza.
• Noleggio auto: automobili e macchinari specializzati.
• Affitto di immobili: sale per banchetti, appartamenti, case, studi fotografici, etc.
• Altro: scegli questa opzione se il tuo settore non è elencato.

Configura la risorsa

Nome. Per uno specialista indica il nome e il cognome; per un veicolo, la marca e il numero. Queste informazioni verranno inviate al cliente nei promemoria, quindi devono essere corrette.

Tipo. Seleziona dall'elenco o creane uno nuovo digitando il nome e premendo Crea un tipo personalizzato.

Media. Inserisci un'immagine e una breve descrizione per aiutare i clienti a conoscere meglio la risorsa prima di effettuare una prenotazione. Ad esempio, puoi caricare una foto dello specialista e aggiungere informazioni sul suo percorso.

Servizi. Crea o seleziona i servizi associati a questa risorsa. Ad esempio, alla risorsa "Dottoressa Maria Rossi" possono essere collegati servizi come visita medica generale e consulenza. I clienti vedranno questi servizi durante la prenotazione, mentre il manager li troverà nella scheda della prenotazione. I servizi creati nella sezione Prenotazione online vengono automaticamente aggiunti al catalogo prodotti del CRM.
Come creare servizi nel catalogo prodotti?

Modalità di visualizzazione. Decidi come visualizzare la risorsa:

• Mostra come intestazione delle colonne: sempre visibile, ideale per le risorse principali come specialisti o veicoli.
• Mostra come risorsa ausiliaria: non appare nel calendario, viene selezionata solo nelle intersezioni, utile per le risorse aggiuntive.

La risorsa principale "Salvatore Caruana" è visibile subito nel calendario. La risorsa aggiuntiva "Sala radiologica" appare solo nelle risorse ausiliarie.

Dove aggiungere le prenotazioni delle risorse. Attiva l'opzione Calendario per collegare la prenotazione online al calendario di Bitrix24. In questo modo, tutte le prenotazioni appariranno automaticamente nei calendari personali dei dipendenti, senza bisogno di cercarle altrove. Imposta le seguenti opzioni:

• Chi vedrà le prenotazioni nel calendario — seleziona i dipendenti nei cui calendari appariranno gli eventi. La prenotazione sarà sempre visibile allo specialista che fornisce il servizio, ma può essere duplicata per altri dipendenti, se necessario. Ad esempio, aggiungi il responsabile per consentirgli di monitorare il programma del team e controllare il carico di lavoro.
• Dove lo specialista fornisce il servizio — seleziona una sala riunioni dall'elenco, se lo specialista riceve i clienti solo in quella sala. La sala riunioni sarà automaticamente indicata nell'evento per evitare confusione sul luogo dell'appuntamento.
  
Crea e prenota sale riunioni
• Quando ricordare allo specialista della prenotazione — configura i promemoria in modo che lo specialista non dimentichi la prenotazione. Scegli quando inviare il promemoria: un giorno o un'ora prima dell'incontro.

Durata dell'appuntamento. Imposta la durata predefinita, come 1 ora per una consulenza medica. Puoi modificarla al momento della registrazione del cliente. Fai clic su Avanti.

Configurare le notifiche per i clienti

Attiva e configura i promemoria per i clienti e i manager. Il cliente riceverà la notifica via SMS o WhatsApp, mentre per il manager verrà creato un'attività nella scheda CRM.

• Nuova prenotazione — notifica per il cliente con la data, l'orario della prenotazione e il nome della risorsa.
• Conferma della prenotazione — messaggio al cliente con un link per confermare la visita. Se non conferma, verrà automaticamente creata un'attività nell'affare affinché il manager contatti il cliente.
• Promemoria della prenotazione — notifica per il cliente il giorno della prenotazione.
• Promemoria in caso di ritardo del cliente — se il cliente è in ritardo, riceverà un messaggio per confermare la visita. Se non conferma, verrà automaticamente creata un'attività nella CRM affinché il manager verifichi i piani e liberi lo slot.

Fai clic su Aggiungi una risorsa.

Dopo aver aggiunto la risorsa, sarà possibile selezionarla per le prenotazioni dei clienti e monitorarne l'utilizzo.
Prenotazione online: prenota un appuntamento per il cliente

Modifica o elimina una risorsa

Seleziona la risorsa nel calendario e fai clic su Tre punti (...). Puoi eliminarlo o modificarne le impostazioni, ad esempio modificare l'orario di un medico. Se la risorsa è temporaneamente non disponibile, nascondila, ad esempio se il medico è in ferie.