Utilizza la firma elettronica per le risorse umane (HR) per creare e inviare documenti elettronici ai dipendenti da firmare.
Firma documenti HR con i dipendenti
Contenuto dell'articolo:
Creare e configurare un documento
Vai nella sezione Firma elettronica per HR e apri la scheda Documenti HR. Seleziona un documento esistente o creane uno nuovo.
Completa i campi:
- Seleziona azienda. Scegli l'azienda che firmerà il documento insieme al dipendente.
- Fornitore di firma elettronica.Il fornitore predefinito è Bitrix24 Sign.
- Seleziona la parte firmataria. Potrebbe trattarsi dell'amministratore delegato o di rappresentante legale abbia l'autorità di firmare i documenti.
- Seleziona approvatore o editor del campo. Per aggiungere ulteriori informazioni al documento, scegli un editor di campo. Per verificare e approvare il documento, scegli un approvatore.
Firma elettronica per HR: сompleta i documenti
Specifica i dipendenti che devono firmare il documento e fai clic su Continua.
Per aggiungere ulteriori dettagli al documento, fai clic su Modifica e utilizza i blocchi sulla destra:
- Azienda e rappresentante. Puoi inserire dettagli o campi specifici relativi alla tua azienda nel documento. Il sistema otterrà le informazioni sul rappresentante dell'azienda dal suo profilo.
- Dipendente. È possibile inserire informazioni dal profilo di un dipendente (nome, titolo o indirizzo) nel documento.
- Comune. È possibile inserire qualsiasi testo nel documento, ad esempio termini contrattuali o una data specifica.
Per aggiungere le informazioni richieste, posiziona il cursore nella posizione del documento in cui desideri inserire il campo e fai clic su Inserisci. Regola la posizione del testo e salva le modifiche.
Inviare il documento da firmare
Verifica i dettagli del documento e fai clic su Invia per la firma.
Annullare un processo di firma
Il processo di firma di un documento può essere interrotto da:
- l'approvatore o l'editor dei campi al momento del completamento o dell'approvazione del documento,
- il rappresentante dell'azienda al momento della firma del documento,
- il dipendente che ha avviato la firma o qualsiasi persona con accesso alla firma elettronica di Bitrix24.
La firma di un documento può essere annullata nella scheda di questo documento. Apri la scheda del documento > cerca l'attività Firma documento nella timeline > fai clic su Annulla firma.
Riepilogo
- Utilizza la firma elettronica per le risorse umane (HR) per creare e inviare documenti elettronici ai dipendenti da firmare.
- Per creare un documento da firmare, vai nella sezione Firma elettronica per HR > Documenti HR e completa i campi: Seleziona azienda, Fornitore di firma elettronica, Seleziona il firmatario, Seleziona approvatore o editor del campo, Seleziona dipendenti.
- Per modificare un documento, fai clic su Modifica e utilizza i blocchi a destra: Azienda e rappresentante, Dipendente e Comune.
- Se un documento viene inviato a più dipendenti, ognuno riceverà una copia univoca da firmare.
- Il processo di firma di un documento può essere interrotto dall'approvatore, dall'editor dei campi, dal rappresentante dell'azienda o da qualsiasi utente che disponga delle autorizzazioni di accesso appropriate.