I team stanno cambiando il modo di gestire gli incarichi. Sempre più spesso discutono i progetti direttamente in chat: si coordinano, pianificano le attività e prendono decisioni.
Abbiamo riprogettato gli incarichi in Bitrix24 per adattarli a questo nuovo modo di lavorare. Ora un incarico non è più soltanto una scheda con campi e commenti, ma uno spazio unico che riunisce discussioni, attività e risultati. La chat dell'incarico è diventata il centro della comunicazione e della gestione del lavoro: il team effettua chiamate, condivide file e prende decisioni senza perdere il contesto né passare da uno strumento all'altro.
Abbiamo aggiornato la scheda dell'incarico mettendo la comunicazione al centro. Vediamo cosa è cambiato e come le novità aiutano il team a lavorare più rapidamente.
La nuova scheda dell'incarico: tutto in un unico posto
La scheda dell'incarico ora è più chiara e semplice da usare. Le informazioni sono organizzate in sezioni: descrizione, partecipanti, file, elenchi di controllo, risultati e altro. In questo modo puoi capire rapidamente cosa fare, verificare i dettagli e concentrarti sull'esecuzione.
La scheda ora include una chat che conserva l'intero contesto della discussione. Puoi visualizzare le modifiche recenti, effettuare chiamate, chiarire i dettagli e prendere decisioni rapidamente senza uscire dall'incarico.
Chat degli incarichi
Vantaggi della nuova scheda dell’incarico:
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Creazione rapida degli incarichi: aggiungi solo le informazioni necessarie, come descrizione, scadenza, responsabile ed elenco di controllo. Le altre sezioni rimangono nascoste finché non servono, così la scheda resta compatta e facile da usare.
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Vista unificata per la creazione e la gestione: la scheda dell'incarico ha lo stesso aspetto sia durante la creazione sia durante il lavoro. In questo modo trovi più rapidamente i campi necessari.
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Comunicazione e decisioni più rapide: nella chat dell'incarico il team può discutere in modo naturale, come in un'app di messaggistica. Le decisioni vengono prese più rapidamente, il feedback è immediato e il lavoro procede senza ritardi.
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Lavoro collaborativo sui file: ogni incarico dispone di uno spazio dedicato ai documenti, dove tutti i partecipanti possono allegare e visualizzare i file. In questo modo nulla va perso e puoi trovare e aprire rapidamente il documento necessario direttamente nell'incarico. Se devi discuterne subito, invialo nella chat dell'incarico.
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Controllo delle scadenze: per impostazione predefinita, i nuovi incarichi hanno una scadenza di cinque giorni lavorativi, così nessun incarico viene dimenticato. Il creatore può stabilire chi può modificare la scadenza e a quali condizioni, ad esempio limitando le modifiche o richiedendo una motivazione.
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Risultati e tappe intermedie: l'incarico dispone della sezione Riepilogo dello stato dell'incarico, dove puoi aggiungere non solo il risultato finale, ma anche le tappe intermedie. In questo modo, il supervisore e i colleghi possono monitorare i progressi e fornire rapidamente il proprio feedback.
Chat all'interno degli incarichi
La chat dell'incarico diventa il centro della comunicazione. Qui il team collabora, concorda i risultati, monitora le modifiche e conserva la cronologia delle interazioni. Grazie al formato familiare della chat, gestire gli incarichi è più semplice: tutte le attività si svolgono nello stesso spazio, senza cambiare strumento.
Nella chat dell'incarico, puoi:
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Discutere i dettagli: comunica con i colleghi direttamente nell'incarico senza passare a chat o schede separate. Puoi fare una domanda, ricevere una risposta e concordare una soluzione in tempo reale. In questo modo completi gli incarichi più rapidamente e riduci i ritardi.
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Effettuare chiamate: avvia chiamate audio e video direttamente dalla chat dell'incarico per discutere rapidamente i dettagli e prendere decisioni. Al termine della chiamata, CoPilot Follow-up genera automaticamente la trascrizione e un riepilogo.
CoPilot Follow-up: analisi vocale per videochiamate con IA -
Scambiare file: invia documenti, immagini e altri file affinché i colleghi ricevano immediatamente i materiali necessari.
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Monitorare le modifiche: ogni passaggio viene registrato, dalle modifiche alle scadenze agli aggiornamenti di stato. Questo consente di monitorare rapidamente cosa è cambiato e a che punto si trova l'incarico.
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Evidenziare i punti importanti: fissa i messaggi chiave o aggiungili ai Preferiti per ritrovarli rapidamente.
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Mantenere il contesto: l'intera cronologia delle discussioni, azioni e chiamate è conservata in un unico posto. Il team lavora sempre con informazioni aggiornate.
I commenti della versione precedente della scheda dell'incarico vengono visualizzati nella chat in modalità di sola lettura.
Tutte le chat degli incarichi in un elenco separato
Abbiamo aggiunto la sezione Chat incarichi: un nuovo spazio per comunicare e gestire gli incarichi direttamente nel Messenger.
- Lavora come in un'app di messaggistica: a sinistra trovi l'elenco degli incarichi con i messaggi più recenti; a destra, la chat dell'incarico selezionato.
- Rispondi subito: discuti gli incarichi direttamente nella chat. I nuovi messaggi compaiono immediatamente nell'elenco, quindi non devi aprire ogni incarico per controllare gli aggiornamenti. Seleziona una chat e rispondi.
- Accedi rapidamente all'incarico che ti serve: tutti gli incarichi attivi a cui partecipi sono raccolti in un unico elenco. Le chat con nuovi messaggi si spostano in alto, come in un'app di messaggistica, così puoi capire subito dove intervenire.
- Segui i progressi: i responsabili possono monitorare gli aggiornamenti, i supervisori esaminare più discussioni e gli osservatori restare informati sulle modifiche.
Puoi aprire l'elenco delle chat degli incarichi da Incarichi > Chat incarichi oppure da Messenger > Chat incarichi.
Chat degli incarichi nella sezione Incarichi
Chat degli incarichi nella sezione Messenger
Per trovare rapidamente la chat dell'incarico desiderato, usa la ricerca.
1. Fai clic sulla barra di ricerca sopra l'elenco delle chat e inizia a digitare il nome dell'incarico. Durante la digitazione, nell'elenco vengono visualizzati i risultati corrispondenti.
2. Seleziona la chat desiderata dai risultati della ricerca.
Incarico e chat nella stessa schermata
Puoi aprire la scheda dell’incarico accanto alla relativa chat. In questo modo puoi visualizzare contemporaneamente la conversazione e i dati principali dell’incarico: descrizione, scadenza, partecipanti e stato. Ad esempio, se un collega scrive nella chat che il lavoro è terminato, puoi confrontare subito il risultato con la descrizione dell’incarico senza chiudere la conversazione.
Aprire l’incarico accanto alla chat. Vai su Messenger > Chat incarichi oppure su Incarichi > Chat incarichi. Seleziona la chat desiderata e fai clic su Visualizza dettagli incarico sopra la conversazione.
La scheda dell'incarico si apre a destra, la chat rimane al centro e l'elenco delle chat degli incarichi viene visualizzato a sinistra.
Comprimere l’incarico. Fai clic su Nascondi dettagli incarico sopra la conversazione oppure sulla croce nell’angolo in alto a destra della scheda. Lo stato dell’incarico non cambierà.
Se l'incarico si apre sopra la chat anziché a destra, lo spazio disponibile sullo schermo non è sufficiente per visualizzarli affiancati. Per aprire l'incarico accanto alla chat, libera spazio:
- espandi la finestra del browser a schermo intero,
- riduci lo zoom della pagina: in Windows premi Ctrl + «−»; su Mac premi Cmd + «−»,
- chiudi il pannello con le informazioni sulla chat a destra, se è aperto.
Contatori e notifiche: resta sempre aggiornato
Il nuovo sistema riunisce i contatori e le notifiche degli incarichi. In questo modo non perdi eventi importanti, come nuovi messaggi, modifiche alle scadenze ed elementi completati negli elenchi di controllo.
Se un incarico cambia:
- Un nuovo messaggio appare nella chat dell'incarico, con una notifica e un contatore nell'elenco delle chat.
- La sezione Incarichi mostra un contatore. Indica dove ci sono aggiornamenti non letti.
Come monitorare i cambiamenti:
- Controlla i contatori nella sezione Incarichi o nella scheda Incarichi del Messenger. Mostrano il numero totale di nuovi eventi ed evidenziano gli incarichi aggiornati.
- Apri l'elenco delle chat degli incarichi per esaminare sequenzialmente tutti i nuovi messaggi e cambiamenti.
Ogni partecipante all'incarico riceve notifiche e contatori in base al proprio ruolo:
- Responsabili e partecipanti all’incarico: ricevono notifiche per tutti i cambiamenti nei loro incarichi.
- Creatori degli incarichi: ricevono notifiche sugli eventi chiave, come il completamento dell’incarico, gli aggiornamenti dell’elenco di controllo o i risultati allegati.
- Osservatori: vedono notifiche sui cambiamenti di stato dell'incarico, come quando un incarico viene creato o completato.
Se un membro del team viene menzionato nella chat, riceve anche una notifica e vede un contatore.
Contatori nella sezione Incarichi
Contatori nelle chat degli incarichi
I nuovi incarichi non sono soltanto un aggiornamento, ma un nuovo modo di lavorare. Tutto ciò che serve per completare un incarico è raccolto in un unico spazio. La chat diventa il punto centrale: qui il team discute, prende decisioni e segue le modifiche in tempo reale. In questo modo il lavoro procede più rapidamente e ogni incarico resta sotto controllo.
