La gestione dell’inventario in Bitrix24 ti consente di monitorare le scorte e i movimenti dei prodotti. Per limitare l’accesso alle informazioni, puoi definire chi può fare cosa: alcuni potranno gestire i documenti, mentre altri potranno controllare le attività e consultare i rapporti.

Definire i ruoli dei dipendenti

Prima di configurare le autorizzazioni, identifica le attività svolte dai dipendenti e il livello di accesso di cui hanno bisogno. Ad esempio, in un’azienda possono esserci i seguenti ruoli:

• Supervisore — gestisce la contabilità dell’inventario e le autorizzazioni di accesso. Ha bisogno di accedere alle impostazioni delle sezioni e dei permessi, modificare i magazzini, personalizzare le schede dei documenti, visualizzare i rapporti e gestire tutti i tipi di documenti di magazzino. Ad esempio, il supervisore può correggere documenti registrati per errore.
• Dipendente — gestisce le spedizioni ai clienti. Ha bisogno di accedere ai documenti di vendita, visualizzare le scorte nei magazzini assegnati, selezionare il magazzino e prenotare i prodotti. Ad esempio, i dipendenti possono registrare una vendita dal magazzino e riservare i prodotti fino al pagamento.
• Addetto al magazzino — esegue operazioni di magazzino come Ricezione, Adeguamento, Trasferimento e Storno. Ha bisogno di accedere alla sezione Gestione inventario, visualizzare e selezionare i magazzini assegnati e creare e registrare documenti di magazzino, senza la possibilità di annullare o eliminare i documenti già registrati. Ad esempio, un addetto al magazzino può ricevere una consegna e registrare i prodotti in magazzino.

Configurare ruoli e autorizzazioni di accesso

Accedi alla sezione CRM > Impostazioni > Autorizzazioni di accesso all'inventario. La gestione dell’inventario funziona insieme al catalogo prodotti: verifica che i dipendenti abbiano accesso sia al catalogo sia al CRM.
Autorizzazioni di accesso all'inventario
Autorizzazioni di accesso basate sui ruoli in CRM

Utilizza i ruoli standard. Nella gestione dell’inventario sono disponibili ruoli predefiniti con set di autorizzazioni già configurati. Per supervisore, dipendente e addetto al magazzino, i ruoli sono pronti all’uso: è sufficiente aggiungere i dipendenti al ruolo appropriato.

• Il supervisore assegna gli accessi, lavora con tutti i tipi di documenti di magazzino e visualizza i rapporti.
• Il dipendente registra le vendite e visualizza le scorte nei magazzini disponibili.
• L’addetto al magazzino esegue le operazioni di Ricezione, Adeguamento, Trasferimento e Storno nei magazzini assegnati.

I ruoli predefiniti possono essere ulteriormente personalizzati attivando le autorizzazioni necessarie tramite gli appositi interruttori.
Scegliere i ruoli standard

Crea ruoli personalizzati. Se i ruoli standard non sono adatti alle tue esigenze, puoi crearne di nuovi. Linee guida per la configurazione:

1. Crea un nuovo ruolo: fai clic su Tre punti (...) e seleziona Aggiungi nuovo ruolo, quindi assegna un nome.
2. Aggiungi i dipendenti al ruolo.
3. Seleziona il set di autorizzazioni appropriato utilizzando gli interruttori.

Scenario: il reparto vendite lavora con gli affari, gli addetti al magazzino solo con i magazzini, il supervisore corregge gli errori.
Ad esempio, un’azienda ha due magazzini: uno per l’e-commerce e uno per le vendite al dettaglio. I dipendenti del reparto vendite gestiscono gli affari e le spedizioni, gli addetti al magazzino svolgono le operazioni nei magazzini assegnati e il supervisore controlla la contabilità e corregge eventuali errori.

Per configurare questo scenario, segui questi tre passaggi:

1. Crea il ruolo "Reparto vendite" e attiva le seguenti autorizzazioni: Visualizza catalogo dei prodotti, Visualizza area Gestione inventario, Visualizza e seleziona i magazzini, Riserva prodotti all'interno dell'affare.
Per il documento Vendita, attiva: Visualizza, Crea e modifica ed Elabora oggetti dell'inventario.
In questo modo, i dipendenti del reparto vendite potranno selezionare il magazzino nell’affare, prenotare i prodotti e registrare la spedizione.

2. Crea ruoli separati per gli “Addetti al magazzino” e attiva le autorizzazioni: Visualizza catalogo dei prodotti, Visualizza area Gestione inventario, Visualizza e seleziona i magazzini.
Specifica solo i magazzini con cui lavoreranno i dipendenti. Per i documenti di gestione inventario, attiva: Visualizza, Crea e modifica ed Elabora oggetti dell'inventario.

Le altre autorizzazioni possono rimanere disattivate: in questo modo, i dipendenti non potranno annullare o eliminare i documenti registrati. Gli addetti al magazzino lavoreranno solo con i magazzini assegnati e non avranno accesso ad altri dati.

3. Crea il ruolo “Supervisore reparto vendite” e attiva le autorizzazioni: Visualizza catalogo dei prodotti, Visualizza area Gestione inventario, Visualizza rapporti, Visualizza e seleziona i magazzini.
Seleziona tutti i magazzini, così il supervisore potrà vedere tutte le informazioni sulle scorte e sui movimenti dei prodotti. Attiva inoltre le autorizzazioni Modificare magazzini e Modificare modulo di visualizzazione per oggetto dell'inventario.
Per i documenti di magazzino, abilita anche Annulla elaborazione. In questo modo, il supervisore potrà correggere gli errori, controllare la contabilità e mantenere un formato uniforme dei documenti.