Il preventivo è un elemento del CRM che permette di creare documenti per i clienti con i prezzi di prodotti o servizi. Lavorare con la scheda preventivo aiuta a monitorare tutte le fasi del rapporto con il cliente: dalla prima richiesta alla conclusione dell'affare.

Dalla scheda preventivo puoi generare documenti pronti usando modelli preimpostati e importare dati da altri elementi CRM. Questo ti farà risparmiare tempo nella creazione di proposte commerciali.

Come creare un preventivo

Versione Web

App mobile

Dalla sezione Preventivi: Vai nella sezione CRM > Vendite > Preventivi. Hai tre modalità di visualizzazione:

• Kanban
• Elenco
• Scadenze
  Visualizzazione: Scadenze

Per aggiungere un preventivo:

1. Fai clic su Crea.
2. Compila i campi richiesti.
3. Aggiungi cliente e prodotti.
4. Salva il preventivo.

Sezione Preventivi in modalità Elenco

Esempio di scheda del preventivo completata

In base all'affare. Fai clic sul pulsante Preventivo nella scheda dell'affare. Tutti i prodotti, i contatti e le aziende correlate verranno automaticamente trasferiti al preventivo. L'affare conserverà la cronologia completa del lavoro svolto con il cliente, compresi i preventivi creati in precedenza.

Nella scheda dell'elemento CRM. In altri elementi CRM è presente una scheda Preventivi, dove è possibile aggiungere nuovi preventivi e modificare quelli creati. Clicca su Crea un nuovo preventivo: le informazioni dalla scheda verranno trasferite automaticamente.

1. Apri l'app mobile.
2. Vai nella sezione CRM > Preventivi.
3. Premi sull'icona "+".
4. Seleziona Preventivo.

Compila i campi, aggiungi i prodotti e premi Crea.

Come utilizzare la scheda preventivo

La scheda è divisa in due parti:

• A sinistra: informazioni sul preventivo e sul cliente.
• A destra: cronologia con comunicazioni, documenti e commenti.
  Attività nel CRM

La scheda presenta diverse schede che contengono informazioni aggiuntive sui prodotti, collegamenti ad altri elementi CRM e la cronologia delle operazioni svolte con la scheda.
Scheda CRM: funzionalità e impostazioni

Nella parte superiore puoi:

• Contattare il cliente via SMS, chat o telefono (1).
• Aprire Impostazioni (⚙️) per copiare o eliminare il preventivo (2).
• Creare nuovo affare o fattura (3).

Genera e invia documenti

Nella scheda del preventivo è possibile preparare un documento utilizzando un modello da inviare al cliente.

Versione Web

App mobile

Crea documento.

1. Fai clic su Documento.
2. Scegli un modello esistente o creane uno nuovo.
3. Scarica, stampa o invia direttamente al cliente.

Modelli di documenti

Per condividere il documento:

• Utilizza il pulsante Copia link.
• Scegli un metodo di invio: SMS, E-mail o Canale aperto.

Fai clic sul pulsante Azioni per stampare, scaricare o inviare un modulo di preventivo stampato all'e-mail del cliente.
Sistemi di pagamento

1. Premi su ...
2. Seleziona Documenti > Crea documento.
3. Scegli il modello preferito.

Opzioni disponibili:

• Genera codice QR.
• Aggiungi timbro e firma.
• Visualizza dati aziendali.

Per aprire il codice QR, scaricare, stampare o modificare il documento finale, utilizza i pulsanti sul pannello inferiore.

Per inviare un documento a un cliente, apri il file del preventivo compilato.
Creare e inviare un documento elettronico da firmare

Automatizza i preventivi

Configura le regole di automazione e trigger per:

• Creare documenti automaticamente.
• Inviare preventivi via e-mail.
• Programmare follow-up.

1. Vai nella sezione CRM > Vendite > Preventivi.
2. Seleziona Regole di automazione.
3. Crea nuove regole di automazione e i trigger.

Ad esempio, impostiamo due regole di automazione nella fase "Invio di un preventivo" e un trigger nella fase "Discussione di un preventivo":

• La regola di automazione Crea documento: genererà un preventivo per il cliente e inserirà le informazioni dalla scheda preventivo: beni, importo, dettagli e così via.
• La regola di automazione Invia e-mail al cliente: invierà al cliente un preventivo generato dalla regola di automazione Crea documento
• Il trigger Monitoraggio visualizzazione dell'entità: sposta la scheda del preventivo alla fase "Discussione di un preventivo" quando il cliente legge l'e-mail. Il responsabile potrà richiamare il cliente e discutere i dettagli.

Diamo un'occhiata in modo dettagliato alle impostazioni di regole di automazione e trigger.

Crea un documento. Seleziona un modello sulla base del quale la regola di automazione creerà un preventivo e specifica i dati della tua azienda.

Invia un'e-mail al cliente. Affinché la regola di automazione invii l'e-mail quando la regola di automazione precedente crea un preventivo, seleziona l'opzione Dopo la regola di automazione precedente.

Inserisci un oggetto e un testo per la tua e-mail. Per allegare all'e-mail un preventivo creato dalla regola di automazione, nel campo File, seleziona Crea documento: file PDF.
Regole di automazione nel CRM: Comunicazione con il cliente

Monitoraggio della visualizzazione delle e-mail. Il trigger sposterà l'offerta alla fase "Discussione di un preventivo" quando il cliente legge l'e-mail con il documento. Il trigger non dispone di impostazioni aggiuntive.