Bitrix24 Collab è l'area di lavoro in cui puoi collaborare con il tuo team e con i clienti esterni. Non è necessario passare da un'app all’altra, in quanto tutti gli strumenti di cui hai bisogno sono racchiusi all’interno della Collab: chat, file, incarichi e calendario.Qui puoi creare e firmare i documenti elettronici insieme ai partecipanti. Gli ospiti hanno la possibilità di firmare dal proprio smartphone.
Lo strumento Firma elettronica è una firma elettronica, non digitale. Ogni paese ha leggi e requisiti specifici per l'uso delle firme elettroniche. In alcuni paesi, deve essere firmato un accordo speciale con il cliente per utilizzare una firma elettronica. Inoltre, questo metodo di firma non è consentito per tutti i tipi di documenti.
Pertanto, se non sei sicuro che la firma elettronica sia adatta per firmare il tuo documento, consulta il tuo legale. L'affidamento a queste firme è responsabilità della persona che accetta il documento.
Se sei un dipendente o un creatore della collab, consulta la sezione Come i dipendenti possono lavorare con i documenti elettronici in una collab.
Se sei un ospite, consulta la sezione Come gli ospiti possono firmare i documenti elettronici in una collab.
Come i dipendenti possono lavorare con i documenti elettronici in una collab
Vai nella sezione Messenger > Collab e seleziona la collab necessaria. Fai clic sull'icona Clip e seleziona Documento per la firma.
Preparare un documento
Scegli un modello esistente o carica un nuovo file. Completa i seguenti campi:
- Chi firma da parte tua: indica il nome del dipendente che firmerà il documento per conto della tua azienda.
- Dati della tua azienda: completa i dati della tua azienda con tutti i dati necessari.
- Controparte: aggiungi i dettagli dell'ospite della collab con cui desideri firmare il documento o seleziona un contatto CRM.
Modifica la posizione della firma e dei timbri e aggiungi ulteriori dettagli come il numero del contratto.
Invia il documento
Rivedi i dati e invia il documento da firmare. Verrà inviata una notifica alla chat della collab. Il documento deve essere firmato innanzitutto dal dipendente responsabile della tua azienda e poi dalla controparte. Una volta firmato da tutte le parti, il documento apparirà nella chat e nei file di collab.
Creare e inviare un documento elettronico da firmare
Come fa il direttore della tua azienda a firmare un documento elettronico?
Come gli ospiti possono firmare i documenti elettronici in una collab
Quando il direttore dell'azienda firmerà il documento, riceverai un SMS o un'e-mail. Per firmare il documento, segui il link nell'SMS o apri l'e-mail.
Ecco come appare il documento ricevuto tramite e-mail
Compila i campi e firma il documento in uno di questi modi:
- Creato da nome: inserisci il tuo cognome e le iniziali per creare la firma.
- Firma manuale: utilizza il mouse o firma direttamente da un tablet o da un telefono cellulare.
- Carica immagine: scatta una foto della tua firma e caricala dal tuo computer o telefono cellulare.
Una volta firmato, il documento verrà visualizzato nella chat della collab.
Come fa il cliente a firmare un documento elettronico?
Riepilogo
- Bitrix24 Collab è l'area di lavoro in cui puoi collaborare con il tuo team e con i clienti esterni. Non è necessario passare da un'app all’altra, in quanto tutti gli strumenti di cui hai bisogno sono racchiusi all’interno della Collab: chat, file, incarichi e calendario. Qui puoi creare e firmare i documenti elettronici insieme ai partecipanti. Gli ospiti hanno la possibilità di firmare dal proprio smartphone.
- Il processo di firma prevede le 4 fasi descritte di seguito: il dipendente crea e invia il documento; poi viene firmato dal rappresentante dell'azienda; infine, viene inviato al contraente o al cliente esterno da firmare.
- I documenti firmati possono essere trovati nei file di collab.
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