Gli incarichi in Bitrix24 sono uno spazio centrale per organizzare il lavoro del team. Ti aiutano a organizzare il lavoro del team, assegnando compiti quotidiani e gestendo progetti complessi. All’interno di ogni incarico, i membri del team possono confrontarsi nella chat dedicata e registrare i risultati del lavoro svolto.

Con gli incarichi puoi monitorare facilmente l’avanzamento delle attività, rispettare le scadenze e definire con precisione ruoli e responsabilità. Ad esempio, un responsabile crea l’incarico "Lanciare una campagna pubblicitaria", specificando obiettivi, tempi e persone coinvolte. Il marketer e il designer discutono le modifiche direttamente nella chat dell’incarico e allegano i materiali necessari. Il responsabile può controllare lo stato del lavoro in qualsiasi momento, senza dover inviare messaggi aggiuntivi o organizzare riunioni.
Nuovi incarichi: tutto per un lavoro più rapido

In questo articolo scoprirai come:

• semplificare e velocizzare il lavoro con gli incarichi,
• trovare rapidamente l'incarico necessario,
• utilizzare le diverse modalità di visualizzazione,
• automatizzare gli incarichi,
• configurare le autorizzazioni di accesso,
• lavorare con gli incarichi all’interno di altri strumenti di Bitrix24.

Come semplificare e velocizzare il lavoro con gli incarichi

Gli incarichi offrono un insieme di strumenti che ti aiutano a organizzare il lavoro, coordinare il team e rispettare le scadenze. Tutto è concentrato in un unico spazio: il responsabile può monitorare i progressi, i partecipanti conoscono chiaramente i propri compiti e le informazioni non si disperdono tra chat ed e-mail.

Elenchi di controllo. Crea elenchi di passaggi per vedere quali sono già stati completati. Puoi aggiungere sottopunti, attribuire responsabili e allegare file.
Elenchi di controllo negli incarichi

Tag. Utilizza i tag predefiniti o creane di tuoi per raggruppare gli incarichi in base ad argomenti comuni, rendendoli più facili da filtrare e cercare.
Tag in incarichi e progetti

Promemoria. Imposta promemoria per non dimenticare scadenze o azioni importanti. I promemoria possono essere aggiunti durante la creazione o la modifica di un incarico e possono riguardare te stesso o altri partecipanti, come il responsabile o il creatore dell’incarico.
Promemoria negli incarichi

Monitoraggio dell’orario di lavoro. Questa funzione consente di tenere traccia del tempo dedicato agli incarichi, aiutandoti a capire quante ore vengono effettivamente impiegate e a pianificare meglio il lavoro del team.
Monitoraggio dell’orario di lavoro in Bitrix24

Rapporto obbligatorio sullo stato dell’incarico. Registra i risultati del lavoro in modo strutturato, senza doverli cercare nella chat. Puoi aggiungere un rapporto nella sezione Riepiloghi stato dell'incarico o inviare un messaggio nella chat dell’incarico e contrassegnarlo come risultato.
Rapporto obbligatorio sullo stato dell’incarico

Modelli. Per gli incarichi ricorrenti, crea modelli con ruoli, scadenze, descrizione e materiali già definiti. Questo permette di creare nuovi incarichi in pochi clic e aiuta il team a capire subito cosa fare, ad esempio per la preparazione di relazioni o l’approvazione di contratti.
Modello di incarico

Come trovare l'incarico necessario

Bitrix24 dispone di filtri che ti consentono di trovare rapidamente gli incarichi di cui hai bisogno.

• Campo di ricerca: cerca incarichi utilizzando frasi o parole chiave presenti nel titolo o nella descrizione.
• Ruoli: filtra gli incarichi in base al tuo ruolo: in corso, partecipante, impostato da me o osservatore.
• Filtri: crea i tuoi filtri o utilizza quelli predefiniti, come in corso, completato ed etc.
  Come utilizzare il filtro negli incarichi

Come lavorare con le modalità di visualizzazione

Sono disponibili cinque visualizzazioni per lavorare con gli incarichi:

• Elenco: tutti gli incarichi sono raccolti in un’unica vista. È utile per tenere traccia delle modifiche e ordinare gli incarichi in base ai criteri desiderati.
• Scadenza: indica entro quando deve essere completato l’incarico. Aiuta a pianificare le tempistiche e a distribuire meglio il carico.
• Responsabile pianificazione: è uno strumento che ti aiuta a rimanere sempre organizzato e a controllare e monitorare il tuo lavoro. È la tua bacheca virtuale personale che puoi organizzare a tuo piacimento.
• Calendario: puoi vedere gli incarichi con le loro date di scadenza.
• Diagramma di Gantt: è un grafico a barre sviluppato principalmente allo scopo di illustrare gli incarichi programmati con le loro durate, date di inizio e fine, scadenze e dipendenze.

Come automatizzare gli incarichi

Imposta le regole di automazione e i trigger per generare automaticamente nuovi incarichi, aggiungere i partecipanti e gestire le scadenze.

I trigger tengono traccia delle modifiche agli incarichi, come la scadenza o il cambiamento dello stato, e spostano l'incarico in un'altra fase. Le regole di automazione sono una sequenza di azioni come l'invio di notifiche o l'aggiunta di partecipanti che viene eseguita automaticamente quando un incarico passa a una fase specificata.
Crea regole di automazione e trigger negli incarichi

Come configurare le autorizzazioni di accesso

Le autorizzazioni di accesso permettono di definire quali azioni i dipendenti possono svolgere sugli incarichi, sui modelli e sulle regole di automazione. Puoi creare ruoli con autorizzazioni specifiche — ad esempio consentire la modifica ma vietare l’eliminazione degli incarichi — e assegnarli a singoli dipendenti o a gruppi.
Autorizzazioni di accesso negli Incarichi

Come lavorare con gli incarichi in altri strumenti

Gli incarichi in Bitrix24 sono integrati con altri strumenti. Se il responsabile assegna un incarico in una chat, puoi creare immediatamente un incarico basato su quel messaggio. Il testo del messaggio diventa la descrizione dell'incarico, tu sarai responsabile e i partecipanti alla chat fungeranno da osservatori.

Collaborazione. Puoi assegnare incarichi da Messenger, calendario, Feed, gruppo di lavoro e progetto.
Creare un incarico da un messaggio nel Feed
Crea un incarico o una riunione da un messaggio di chat

CRM. Gli incarichi nel CRM facilitano la comunicazione tra i reparti. Ad esempio, il reparto vendite può assegnare agli avvocati l'incarico di preparare documenti per un cliente. I responsabili delle vendite potranno vedere lo stato degli incarichi nel kanban senza dover aprire la scheda CRM.
Incarichi nel CRM