Quando lavori su più progetti contemporaneamente, è fondamentale assicurarsi che tutti che tutti procedano come previsto e siano completati in tempo.
L'intercambiabilità è anche fondamentale. Se un dipendente va in vacanza o lascia il progetto, le sue responsabilità devono essere assegnate a un altro dipendente senza perdita di tempo o informazioni.
Inoltre, è importante mantenere una cronologia dei progetti affinché tutti i file e i messaggi siano disponibili per un utilizzo futuro.
Vediamo quali strumenti è possibile utilizzare per gestire questi aspetti.
Prendiamo ad esempio uno scenario comune in molte aziende: l'organizzazione di eventi, come conferenze, esposizioni, feste aziendali o attività di team building.
Questi eventi spesso coinvolgono sia il team interno che gli specialisti esterni di un'agenzia di eventi.
Chat: il centro di comunicazione
Il team condivide idee e file nella chat, dove puoi anche vedere i contatori per incarichi e riunioni.
Nella chat della collab si svolge tutta la comunicazione: puoi inviare messaggi, assegnare incarichi, programmare riunioni e fare videochiamate.
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Videochiamate: rapide e illimitate
Le videochiamate permettono al tuo team di discutere gli aspetti del progetto in modo efficace.
Le videochiamate nelle collab sono più di semplici conversazioni; sono uno strumento per lavorare in modo produttivo. Non preoccuparti delle restrizioni di tempo: le nostre chiamate sono gratuite e illimitate. Inoltre, non è necessario verificare la disponibilità di tutti; puoi chiamare tutti i partecipanti della collab contemporaneamente e vedere immediatamente chi è connesso.
Incarichi: dalla discussione all'azione
Dopo una discussione, vengono creati incarichi come prenotare una sede, progettare elementi visivi o gestire la logistica.
Gli incarichi aiutano a consolidare gli affari, assegnare responsabilità e fissare scadenze. Mostrano lo stato di avanzamento del progetto e i passi successivi. Anche se ci sono molti incarichi, i partecipanti possono sempre vedere cosa devono fare. Il contatore indicherà quali incarichi richiede la tua attenzione, sia per una scadenza imminente che per un nuovo commento.
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Calendario e riunioni: programmazione semplice
Programmare riunioni tenendo conto della disponibilità di tutti i partecipanti non è più un problema. Il calendario della collab mostra gli slot disponibili condivisi, permettendo di pianificare riunioni con pochi clic. Le notifiche e i contatori ti ricorderanno l'evento prossimo nella chat in anticipo.
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Notifiche: concentrati su ciò che è davvero importante
Le notifiche della collab si concentrano solo sul progetto. I partecipanti rispondono rapidamente a questioni urgenti e i contatori indicano incarichi ed eventi che richiedono l'attenzione immediata.
File: tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto
Qui è dove vengono archiviati tutti i file della Collab.
Puoi trovare facilmente qualsiasi file, che sia stato caricato in una chat, un incarico, un evento del calendario o direttamente nella sezione "File".
Puoi modificare congiuntamente un file, ad esempio un documento o un foglio di calcolo.
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Firma elettronica
I documenti, come contratti e accordi, possono essere approvati e firmati online direttamente da una collab.
Lo strumento Firma elettronica di Bitrix24 è una firma elettronica, non digitale. Ogni paese ha le proprie leggi e requisiti per l'uso delle firme elettroniche. In alcuni paesi, è necessario firmare un accordo speciale con il cliente per utilizzare una firma elettronica.
Una volta firmato da tutte le parti, il documento sarà disponibile nei file della collab per la lettura e il download, sia nella chat che nella sezione "File". Il documento firmato sarà accessibile a tutti i partecipanti.
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Diamo un'occhiata alla collab dal punto di vista dell'ospite.
Gli ospiti possono utilizzare quattro strumenti: messenger, incarichi, file e calendario.
La disponibilità di determinate azioni dipende dalle autorizzazioni di accesso impostate dal proprietario della collab.
Gli ospiti possono gestire incarichi, partecipare a riunioni e gestire file. Oltre alla chat della collab, possono unirsi a chat di gruppo e canali.
Come monitorare l'avanzamento del lavoro?
Il proprietario della collab, che in genere è anche il proprietario del progetto, può monitorare il lavoro sugli incarichi e scegliere la modalità di visualizzazione appropriata:
Elenco: fornisce informazioni dettagliate su ciascun incarico, come attività, titolo, stato e scadenza e consente di ordinare gli incarichi in base a questi criteri.
Kanban: visualizza il flusso di lavoro in colonne, mostrando le fasi di ciascun incarico.
Scadenza: organizza gli incarichi in colonne secondo le loro scadenze.
Responsabile pianificazione: è simile al kanban e permette di creare le proprie fasi.
Gantt: presenta gli incarichi in una griglia di calendario, mostrando tutti i progetti correlati.
Calendario: aiuta a seguire le scadenze degli incarichi e il carico di lavoro dei dipendenti.
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Utilizza l'app mobile di Bitrix24 per rimanere sempre in contatto con il tuo team e non perdere nulla di importante.
Il tuo progetto è sempre a portata di mano. Tutte le funzioni della collab nell'app mobile ti permettono di lavorare non solo dal tuo laptop o PC, ma anche da qualsiasi dispositivo mobile.
Al completamento del progetto
Congratulazioni! Hai completato un altro progetto!
Tutta la cronologia delle comunicazioni e i dati del progetto vengono mantenuti nell'azienda, eliminando la necessità di trasferire informazioni da altri servizi o account personali. Questo sarà utile per progetti futuri.
Gli utenti esterni possono essere licenziati o aggiunti a una nuova collab se sono previsti ulteriori progetti.
Ora, puoi decidere: organizza una riunione per una discussione finale, commenta i risultati e raccogli opinioni sulla collaborazione. Se il progetto ha incluso un cliente, raccogli i suoi commenti e suggerimenti per migliorare le future interazioni.