Gli incarichi ricorrenti in Bitrix24 ti permettono di creare automaticamente incarichi ripetitivi secondo una pianificazione. In questo modo non rischi di dimenticare attività importanti e non devi ripetere manualmente incarichi simili.

Imposta i parametri una sola volta — descrizione, responsabile, frequenza — e Bitrix24 genererà automaticamente i nuovi incarichi in base alle regole definite. Ad esempio, per un contabile il 25 di ogni mese verrà creato l’incarico “Presentare la documentazione”, mentre per un responsabile marketing ogni venerdì verrà creato “Verificare le campagne pubblicitarie”. Questo aiuta i dipendenti a non dimenticare nulla e permette ai supervisori di avere la certezza che le attività importanti vengano svolte come previsto.

Gli incarichi ricorrenti si basano su un modello, che può essere modificato o sospeso in qualsiasi momento, ad esempio se cambia il responsabile o la pianificazione.

Creare un incarico ricorrente

Per rendere un incarico ricorrente, configura un modello:

1. Vai alla sezione Incarichi e progetti > Modelli.
2. Fai clic su Crea o apri un modello di incarico esistente.
3. Durante la creazione del modello, compila i campi principali — nome, descrizione, responsabile, scadenza e altri. Se necessario, aggiungi elementi aggiuntivi come file, elenchi di controllo e promemoria.
4. Nella parte inferiore del modello, attiva l’opzione Incarico ricorrente: verrà mostrato un blocco in cui configurare le impostazioni di ripetizione.

Configurare la ripetizione di un incarico

Le impostazioni degli incarichi ricorrenti ti permettono di definire con precisione come e quando verranno creati i nuovi incarichi.

Scegli la periodicità

Imposta la frequenza con cui Bitrix24 deve creare automaticamente nuovi incarichi.

• Giorno — ideale per attività quotidiane, come controllare i report di vendita, gestire le richieste dei clienti o verificare le scorte.
• Settimana — scegli i giorni della settimana in cui deve comparire un nuovo incarico. Ad esempio: ogni martedì il responsabile vendite riceve “Verificare il piano settimanale”, mentre il marketing ogni venerdì riceve “Aggiornare i dati delle campagne pubblicitarie”.
• Mese — imposta un giorno specifico del mese o un giorno della settimana. Ad esempio, il 15 del mese oppure il secondo lunedì. Utile per incarichi mensili come report o fatturazione.
• Anno — scegli una data precisa oppure un giorno della settimana in un determinato mese. Ideale per incarichi annuali come revisioni, relazioni o rinnovi di licenze.

Imposta la data di inizio

Stabilisci da quando devono essere creati gli incarichi. Di default, la ripetizione parte subito dopo la configurazione, ma puoi impostare una data precisa.

Esempio: il reparto vendite sta preparando una promozione natalizia che inizia il 1° dicembre. Il responsabile crea l’incarico ricorrente “Verificare il piano di vendita della promozione” a partire da questa data. Prima del 1 dicembre non verrà creato nulla; dal 1 dicembre l’incarico apparirà settimanalmente secondo la pianificazione.

Configura la fine della ripetizione

Per evitare incarichi non necessari, definisci quando fermare la ripetizione:

• Per data — gli incarichi vengono creati fino al giorno selezionato.
• Per numero di ripetizioni — gli incarichi vengono creati un numero specifico di volte.
• Senza limiti — gli incarichi continuano finché non disattivi manualmente la ripetizione.

Scegli l’orario di creazione

Imposta l’ora in cui deve apparire il nuovo incarico. Di default, la creazione avviene all’inizio della giornata lavorativa indicata nelle impostazioni di Bitrix24. Puoi scegliere un orario più comodo, così i nuovi incarichi compaiono quando i dipendenti sono già operativi.

Decidi se creare incarichi nei giorni festivi e nei fine settimana

Se la data di ripetizione cade in un giorno festivo o non lavorativo, per impostazione predefinita l’incarico verrà creato comunque in quel giorno. Per farlo comparire nel primo giorno lavorativo successivo, attiva l’opzione Non creare.

Quando hai configurato tutti i parametri dell’incarico ricorrente, fai clic su Salva.

Modificare o disattivare un incarico ricorrente

Le impostazioni degli incarichi ricorrenti possono essere modificate dal creatore del modello, dall’amministratore di Bitrix24 e dai dipendenti che hanno il diritto Accesso completo nelle impostazioni del modello.

Se un dipendente possiede solo i diritti di visualizzazione, la possibilità di modifica dipende dal ruolo: nella sezione Incarichi e progetti devono essere abilitati i permessi per modificare i modelli del proprio reparto o degli altri reparti.
Autorizzazioni di accesso negli Incarichi

1. Vai alla sezione Incarichi e progetti > Modelli.
2. Fai clic sul filtro e seleziona Ricorrenti.
3. Apri il modello di incarico che vuoi modificare.
4. Fai clic sulla condizione di ripetizione per aggiornare i parametri. Se necessario, disattiva la ricorrenza facendo clic sulla X accanto alla condizione.

Quando modifichi le impostazioni, i nuovi incarichi verranno creati seguendo le condizioni aggiornate. Se disattivi la ricorrenza, la creazione dei nuovi incarichi verrà interrotta.

Gestire gli incarichi ricorrenti

Dopo aver configurato il modello, puoi gestire gli incarichi ricorrenti: visualizzare la cronologia delle creazioni e configurare le autorizzazioni di accesso.

Visualizzare la cronologia degli incarichi ricorrenti

Nella sezione Cronologia trovi l’elenco di tutti gli incarichi creati automaticamente dal modello. Questo ti permette di verificare quando è stato generato l’ultimo incarico e di assicurarti che la ripetizione funzioni correttamente.

Configurare le autorizzazioni di accesso

Qui puoi definire chi può visualizzare, modificare o eliminare il modello.

Possono modificare un modello:

• il creatore del modello,
• l'amministratore di Bitrix24,
• i dipendenti con accesso completo al modello,
• i dipendenti con autorizzazione a modificare i modelli del proprio reparto o di altri reparti, nella sezione Incarichi e progetti.

Se un dipendente ha solo diritti di visualizzazione, potrà aprire il modello ma non modificarlo.
Autorizzazioni di accesso ai modelli di incarichi